Il dovere di diligenza

In termini semplici, il dovere di diligenza è il modo in cui un’impresa comprende, gestisce e comunica il rischio. Ciò include i rischi che genera per altri e i rischi che incontra attraverso le proprie decisioni e azioni strategiche e operative.

Una descrizione tecnica del dovere di diligenza è la seguente: i processi attraverso i quali le imprese individuano, prevengono, attenuano e tengono conto del modo in cui affrontano i loro impatti negativi effettivi e potenziali (Linee guida OCSE per le imprese multinazionali, Capitolo II - Principi generali, par. 10). Il dovere di diligenza applicato alla catena di approvvigionamento è un processo continuo, proattivo e reattivo tramite il quale le imprese controllano e gestiscono gli acquisti e le vendite allo scopo di garantire di non contribuire a conflitti o a ai relativi impatti negativi.

Il dovere di diligenza può essere incluso in sistemi più ampi di gestione dei rischi dell’impresa, a condizione che vada oltre la semplice identificazione e gestione dei rischi materiali per l'impresa stessa, includendo i rischi di impatto negativo connessi agli argomenti definiti dalle linee guida dell'OCSE (Linee guida OCSE per la condotta d’impresa responsabile, versione 2.1, pag. 8). L'OCSE fornisce una guida di facile uso (pag.6 ) che fornisce una descrizione completa di tali rischi.

L’aspirazione di un’impresa a dichiararsi “libera da conflitti" non è né una raccomandazione delle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza, né un requisito del regolamento UE.

Esercitare in modo efficiente il dovere di diligenza sulle vostre catene di approvvigionamento vi aiuterà a importare in modo responsabile da zone di conflitto e ad alto rischio, non a escluderle dalle vostre catene di approvvigionamento. Questo concetto di inclusività delle zone di conflitto e ad alto rischio, rappresenta l'intenzione originaria delle Linee Guida dell'OCSE sul dovere di diligenza e del regolamento UE.

Indipendentemente dal fatto che esercitiate il dovere di diligenza nella catena di approvvigionamento per poter affermare che le vostre attività o i vostri prodotto sono “liberi da conflitti", se seguite le procedure indicate nelle linee guida dell'OCSE e riuscite a dimostrare un miglioramento significativo del vostro sistema di gestione dei rischi, allora potete affermare di approvvigionarvi di minerali in modo responsabile.

Il fatto che la vostra impresa non abbia alcun obbligo giuridico non significa che esercitare il dovere di diligenza non sia importante o utile per la vostra impresa. Inoltre, è possibile che in futuro la vostra impresa abbia degli obblighi giuridici. Inoltre, data la tendenza globale a integrare il dovere di diligenza nelle catene di approvvigionamento di minerali, è probabile che i clienti vi chiedano sempre più spesso di esercitare il dovere di diligenza. Essere preparati può ridurre i costi e gli inconvenienti in una fase futura. Vi aiuterà inoltre a controllare i rischi e ad aumentare il valore della vostra attività.

L’attuazione del dovere di diligenza richiederà tempo e risorse, ma il tempo necessario dipenderà dalle vostre dimensioni e dalla vostra posizione nella catena di approvvigionamento, dalla complessità e dal profilo di rischio delle vostre catene di approvvigionamento, dall'esperienza maturata nella configurazione dei sistemi di gestione e dall'accesso a soluzioni adeguate e rapide. In effetti, c'è molta variabilità nel modo in cui un’impresa può attuare il dovere di diligenza e le linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza sono state redatte tenendone conto. È probabile che, appartenendo alla categoria delle PMI, la vostra impresa abbia meno fornitori delle grandi imprese e intrattenga con essi rapporti duraturi. Ciò dovrebbe consentirvi di accumulare progressivamente il tipo di informazioni necessarie per predisporre e attuare il dovere di diligenza in modo adeguato e in tempi ragionevoli.

Se siete un’impresa con molti fornitori, prendete in considerazione l’adesione a un'associazione del settore per collaborare con altre imprese e sfruttare una leva maggiore sui fornitori. Prendete in considerazione anche l'introduzione di sistemi di gestione (che potrebbero includere un sistema di gestione dei dati che faciliti la raccolta, l'aggregazione e la segnalazione dei dati relativi al dovere di diligenza). Potete trovare un elenco completo di soluzioni IT nel kit di strumenti per il dovere di diligenza. Un sistema di gestione dei dati potrebbe farvi risparmiare tempo nella raccolta e nell'aggregazione delle informazioni, permettendovi così di concentrarvi sull'attenuazione dei rischi identificati attraverso il sistema.

Un altro modo per risparmiare tempo e denaro è esaminare soluzioni integrate di gestione e conformità dei dati basate su software. Queste soluzioni possono aiutarvi ad aumentare l'efficienza e, quindi, a ridurre i costi combinando la conformità a varie leggi con il coinvolgimento dei fornitori. Alcune soluzioni IT possono aiutarvi a soddisfare i requisiti/le linee guida sull'approvvigionamento responsabile e diversi requisiti normativi/legislativi in congiunto e risultare allo stesso tempoeconomicamente vantaggiose.

I termini "a valle" e "a monte" sono utilizzati per indicare diverse fasi dei processi di produzione nella catena di approvvigionamento di minerali e nel settore. In termini semplici, le imprese a monte sono quelle attive nelle fasi che vanno dall'estrazione fino alla fusione e alla raffinazione comprese. Le imprese a valle sono quelle che trasformano la produzione di fonderie e raffinerie in prodotti semilavorati e prodotti finali. Guardate la catena di approvvigionamento qui sotto: tutte le imprese sulla sinistra, comprese le fonderie e le raffinerie, sono società situate a monte, tutte le imprese a destra delle fonderie e delle raffinerie sono imprese situate a valle. Quanto più un’impresa è a valle, tanto più è vicina agli utilizzatori/consumatori finali.

Panoramica di una catena di approvvigionamento di minerali

Le imprese a valle delle raffinerie e delle fonderie comprendono i commercianti e le borse di metalli, le banche dell’oro, altre entità con proprie attività di deposito di oro, i produttori di componenti, i fabbricanti di prodotti, i produttori di apparecchiature originali, i produttori e i dettaglianti di gioielli. Comprendono inoltre altre imprese che utilizzano metalli trasformati nella fabbricazione di prodotti, come i produttori e i dettaglianti di apparecchiature elettroniche e/o dispositivi medicali. Tra le imprese a monte figurano quelle attive nell'estrazione (da quelle artigianali e su piccola scala ai produttori su larga scala), commercianti locali ed esportatori del paese di origine del minerale, commercianti internazionali di concentrati, imprese di ritrattamento di minerali, raffinerie e fonderie.

La catena di approvvigionamento illustrata sopra presenta una panoramica di una catena di approvvigionamento di minerali semplificata per mostrare i nodi o stadi tipici della catena di approvvigionamento. Tuttavia, in ogni stadio o nodo è possibile trovare molti attori. Ad esempio, allo stadio “miniera", potrebbero esserci numerose imprese estrattive, sia su piccola sia su larga scala. Nella catena di approvvigionamento ci potrebbero essere anche diversi trasportatori, commercianti e imprese di trattamento dei minerali. Lo stadio o nodo "raffinerie e fonderie" è comunemente definito "punto di presa" e queste imprese forniscono il metallo a numerose società a valle. Le raffinerie e le fonderie sono meno numerose rispetto al numero di imprese situate a monte e a valle (vedere anche la domanda n. 8), da cui l'idea che esse costituiscano il punto di presa delle catene di approvvigionamento di minerali.

Una politica è un documento che dichiara pubblicamente alcuni principi e impegni che la vostra impresa ha assunto su un particolare problema o tema. In questo caso, la politica indicherebbe la posizione della vostra impresa riguardo l’approvvigionamento responsabile e le vostre aspettative per i fornitori affinchè contribuiscano a raggiungere gli obiettivi dichiarati della politica. L'allegato II delle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza fornisce un modello di politica della catena di approvvigionamento per una catena di approvvigionamento responsabile globale di minerali provenienti da zone di conflitto e ad alto rischio.

L’allegato può essere utilizzato e adattato a tutte le imprese nelle catene di approvvigionamento di minerali. La vostra politica deve essere resa nota ai vostri dipendenti e ai fornitori, ad esempio pubblicandola sul vostro sito web ed esponendola nei vostri uffici e sedi, includendola nei contratti, o inviandola ai fornitori e ai clienti potenziali e attuali tramite posta o e-mail.

La Responsible Minerals Initiative (RMI) pubblica i link per accedere alle politiche di approvvigionamento di ogni fonderia e raffineria che fa parte del programma di valutazione della RMI. La RMI propone anche un meccanismo di denuncia che può essere utilizzato come esempio.

Se siete un’impresa a valle, controllate gli esempi di politiche di altre grandi imprese già attive nell’approvvigionamento responsabile di minerali. Se siete una fonderia o raffineria, potete trovare esempi di politiche nella pagina della RMI delle fonderie e delle raffinerie conformi al programma di valutazione RMI.

Il modo in cui si attua una politica è determinato dalla procedura in essa indicata. La procedura dovrebbe descrivere il sistema di gestione che avete messo in atto per garantire il rispetto degli impegni assunti nella vostra politica. Tale procedura dovrebbe specificare chi è responsabile della supervisione, della sua attuazione e quando e in quali circostanze sarà rivista. Per ulteriori informazioni su come configurare il vostro sistema di gestione, potete utilizzare la lista di controllo delle 3P: istituire solidi sistemi di gestione dell’impresa (fase 1 secondo le linee guida dell'OCSE) attraverso le persone, le politiche e le procedure (allegato 1)".

Se siete un’impresa a valle, attuare il dovere di diligenza significa che dovete:

• Individuare le fonderie e le raffinerie nella vostra catena di approvvigionamento.

  La RMI ha sviluppato un modello di relazione sui minerali provenienti da zone di conflitto (CMRT), gratuito e standardizzato, che è possibile utilizzare per facilitare il trasferimento nella catena di approvvigionamento delle informazioni relative al paese di origine del minerale, alle fonderie e alle raffinerie utilizzate. Potete anche utilizzare questo modello per individuare nuove fonderie e raffinerie che devono essere sottoposte a un audit. Alcune imprese decidono di utilizzare il modello nel formato excel originale, condividendolo con i propri fornitori e poi unendo le informazioni. Altre imprese potrebbero preferire l'utilizzo di soluzioni IT per automatizzare il processo (un elenco di fornitori IT è presente nel kit di strumenti per il dovere di diligenza).

  Una volta identificate le fonderie e le raffinerie, occorre controllare se l’impresa o le imprese hanno superato l’audit con successo. In base al regolamento dell’Unione Europea, la Commissione Europea pubblicherà un elenco di fonderie responsabili di tutto il mondo, prendendo in considerazione quelle che applicano programmi per l’esercizio del dovere di diligenza sulle catene di approvvigionamento riconosciuti dalla Commissione Europea. Potete trovare un elenco di fonderie e raffinerie già conformi al sistema di valutazione di RMI (RMAP) e fonderie e raffineria che si impegnano in futuro a conformarsi al sistema di valutazione. Tale elenco si trova sul sito web della RMI.

• Valutare i sistemi di esercizio del dovere di diligenza delle fonderie e delle raffinerie rispetto alle Linee Guida dell'OCSE sul dovere di diligenza.

  Sarà necessario chiedere informazioni ai fornitori per capire se e come gestiscono i rischi. Se non siete soddisfatti delle informazioni ricevute, potreste anche chiedere ai fornitori degli esempi pratici di come hanno gestito i rischi in passato o di come intendono farlo in futuro.

• Se siete un’impresa piccola, potreste avere difficoltà a individuare le fonderie e le raffinerie.

  In questo caso, per individuare le fonderie e le raffinerie nella vostra catena di approvvigionamento, cercate la collaborazione di altre imprese. In particolare, i vostri fornitori (che in teoria dovrebbero essere a monte della vostra impresa) dovrebbero essere più vicini alle fonderie o alle raffinerie nella vostra catena di approvvigionamento e, quindi, potrebbero avere più informazioni. Potete anche aderire ad associazioni del settore che forniscono sostegno ai propri membri per l’esercizio del dovere di diligenza.

• Introdurre un sistema di trasparenza per mappare la vostra catena di approvvigionamento.

  Questo sistema sarà utilizzato per individuare le fonderie e le raffinerie della catena di approvvigionamento e per reperire informazioni sui luoghi di origine e di transito del minerale che presentano indicatori di rischio. Queste informazioni vi aiuteranno a individuare i paesi di origine, di trasporto e di transito dei metalli nella catena di approvvigionamento per ciascuna fonderia e raffineria. Il portale "due diligence ready!" fornisce un kit di strumenti per il dovere di diligenza con informazioni su varie soluzioni disponibili che può esservi di aiuto.

• Tenere un registro del processo di attuazione del dovere di diligenza, delle relative comunicazioni, delle decisioni prese e delle motivazioni di determinate decisioni.

  Conservare tale registro per un minimo di 5 anni.

• Monitorare accuratamente i rischi quando vengono individuati.

  Eseguire regolarmente una valutazione del rischio – ad esempio ogni anno, in base delle vostre pratiche di approvvigionamento – per verificare se è cambiato qualcosa rispetto alla precedente valutazione.

Se siete un’impresa che opera a monte, attuare il dovere di diligenza significa che dovete:

• Definire la catena di custodia.

  La catena di custodia è la traccia cartacea che registra la sequenza di individui e imprese che prendono in custodia i minerali man mano che si spostano lungo la catena di approvvigionamento.

• Capire come avvengono l'estrazione, il commercio, la movimentazione e l'esportazione dei minerali.

  Un minerale grezzo arriva al consumatore attraverso molteplici attori, solitamente operanti nei seguenti settori: "estrazione, trasporto, movimentazione, commercio, trasformazione, fusione, raffinazione e formazione di lega, fabbricazione e vendita di prodotti finiti" (Linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza). A causa di circostanze connesse all'estrazione, al commercio o alla movimentazione dei minerali, questi stadi dell’itinerario dei minerali tendono a comportare maggiori rischi di contribuire a conflitti o di avere un impatto negativo sui diritti umani. Per ulteriori informazioni su come acquisire una migliore comprensione di tali circostanze, consultare l'appendice “Nota orientativa per la valutazione dei rischi da parte delle imprese a monte" (pag. 57) delle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza.

• Individuare e valutare il rischio.

  L’appendice “nota orientativa per la valutazione dei rischi da parte delle imprese a monte” contiene indicazioni per la creazione di gruppi di valutazione a livello locale e domande consigliate per l'identificazione e la valutazione dei rischi.

Potreste non riuscire a mappare l'intera catena di approvvigionamento entro il primo anno di esercizio del dovere di diligenza, ma dovete impegnarvi per cercare di avere una mappatura completa (realizzabile progressivamente nell'arco di 2 o 3 anni). Ricordate che le linee guida dell'OCSE promuovono il miglioramento continuo. Raggiungere la perfezione è un traguardo improbabile, quando si tratta di esercitare il dovere di diligenza!

Un approccio basato sul rischio potrebbe concentrarsi sui vostri fornitori più a rischio e su quelli “fondamentali”.

• I fornitori più a rischio rischiosi sono quelli che si stanno già approvvigionando da zone di conflitto e ad alto rischio o che è più probabile che lo stiano facendo e/o che potrebbero presentare degli indicatori di rischio.
• Un fornitore fondamentale non è necessariamente il vostro principale fornitore in termini di volume o di valore, ma quello più interconnesso con altri fornitori ai diversi livelli della vostra catena di approvvigionamento. Essendo in relazione con la maggior parte dei fornitori della catena di approvvigionamento, un fornitore fondamentale presenta anche una maggiore leva e capacità di influenzare le azioni di altri fornitori. Probabilmente è anche il fornitore maggiormente esposto ai rischi di approvvigionamento. Lavorando a stretto contatto con il fornitore fondamentale, potete creare un effetto a catena sulle altre imprese della catena di approvvigionamento. Utilizzerete inoltre le vostre risorse in modo più efficiente e avrete maggiori possibilità di raggiungere il vostro obiettivo.

Se siete un'impresa a valle, in base alle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza dovete individuare tutte le fonderie e le raffinerie della vostra catena di approvvigionamento. Un gran numero di imprese a valle utilizza il modello di relazione sui minerali provenienti da zone di conflitto (CMRT) per identificare le raffinerie e le fonderie nella propria catena di approvvigionamento. Il modello di relazione sui minerali provenienti da zone di conflitto è un un modello standardizzato, sviluppato dalla Responsible Minerals Initiative (RMI), “che facilita il trasferimento di informazioni nella catena di approvvigionamento relative al paese di origine del minerale e alle fonderie e raffinerie utilizzate. Il modello facilita inoltre l’individuazione di nuove fonderie e raffinerie che potrebbero essere sottoposte a un audit attraverso il Responsible Minerals Assurance Process (RMAP) della RMI”. Tale sistema di valutazione “applica un audit di terza parte sui sistemi di gestione e sulle pratiche di approvvigionamento delle raffinerie e/o fonderie per convalidare la conformità ai protocolli RMAP e agli standard internazionali in vigore. L'audit adotta un approccio basato sul rischio per validare i processi di gestione a livello aziendale delle fonderie per l’approvvigionamento responsabile di minerali. Le imprese possono poi utilizzare tali informazioni per migliorare le loro scelte di approvvigionamento".

Le raffinerie e le fonderie devono fornire informazioni sul processo o sulla metodologia che utilizzano per la loro catena di custodia. Devono inoltre fornire informazioni sulle circostanze dell'estrazione, della movimentazione, del commercio e dell'esportazione di minerali e sul relativo processo di valutazione dei rischi. Questo significa che le raffinerie e le fonderie devono riuscire a descrivere e spiegare come hanno ottenuto informazioni su quale entità ha movimentato e/o posseduto il minerale in ciascun punto della catena di approvvigionamento (catena di custodia). Inoltre, dovrebbero essere in grado di spiegare in che modo il minerale è stato estratto, movimentato, commercializzato ed esportato (da chi, dove, in quale arco di tempo e così via). Conoscere questi elementi è la base per poter individuare e valutare i rischi.

Come indicato dalle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza le imprese a valle possono impegnarsi e cooperare attivamente con altre imprese del settore al fine di identificare le raffinerie/fonderie presenti nella loro catena di approvvigionamento e valutare le loro prassi relative al dovere di diligenza. Quindi non è previsto necessariamente che lo facciate da soli. Esistono diverse iniziative del settore che forniscono questo tipo di supporto ad esempio, il Tantalum-Niobium International Study Centre, la Responsible Minerals Initiative (RMI) (vedere domanda 7), il partenariato europeo per i minerali responsabili (EPRM), l’Iniziativa ITRI sulla catena di approvvigionamento (iTSCi), ecc.). In tale contesto, va notato che l'OCSE ha realizzato un progetto pilota per valutare il livello di allineamento delle iniziative/programmi del settore rispetto alle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza. Tali programmi settoriali (o “programmi per il dovere di diligenza" a cui si fa riferimento nel contesto UE) possono chiedere il riconoscimento della Commissione Europea e i sistemi riconosciuti saranno elencati nel sito web della Commissione.

È importante notare che, nonostante un’azienda possa utilizzare il supporto di terzi per svolgere i compiti relativi al dovere di diligenza, la responsabilità circa l’adeguatezza del dovere di diligenza risiede nel l’azienda stessa. È importante essere responsabili del dovere di diligenza della propria azienda e lavorare alla mappatura della catena di approvvigionamento gradulamente.

Se avete fatto indagini o usato un modulo di relazione per raccogliere informazioni sulla catena di approvvigionamento dai vostri fornitori e non avete ricevuto alcuna risposta, contattateli nuovamente via e-mail o telefono, più volte se necessario. La vostra insistenza dovrebbe contribuire a far capire l'importanza delle informazioni richieste e le relative motivazioni.

Se nonostante la vostra insistenza, non ricevete alcuna risposta, rivolgetevi allora ai dirigenti del fornitore per chiarire i motivi della mancata risposta, e chiedete che tipo di supporto i dirigenti possono fornire per farvi ricevere le informazioni e in quanto tempo.

Possono esserci diverse spiagazioni per cui il fornitore non vi risponde. È possibile che;

• il modulo non sia stato inviato alla persona giusta, il che rappresenta un problema facilmente risolvibile
• il fornitore non comprenda il motivo o l'importanza della richiesta (assicuratevi di fornire spiegazioni esaurienti, anche dal punto di vista commerciale)
• il fornitore non sappia come reperire le informazioni
• il fornitore non riesca ad avere risposte dai suoi stessi fornitori

Una volta identificato perché il fornitore non risponde, pensate a come potete aiutarlo a ottenere le informazioni necessarie. Se il fornitore non è in grado di fornire le informazioni a causa di una mancanza di capacità o perché non riesce a ottenere risposte dai suoi stessi fornitori, potete suggerirgli di intensificare gli sforzi e comunicare in modo efficace agli altri fornitori la necessità di fornire le informazioni richieste. Potete anche offrirvi di scrivere una lettera indirizzata ai suoi fornitori per aiutare il fornitore diretto a giustificare le richieste di informazioni.

Se si tratta di una questione di mancanza di volontà da parte del vostro fornitore, è consigliabile che vi rivolgiate al vostro cliente principale e/o alle associazioni/programmi del settore pertinenti e uniate le forze per creare un approccio congiunto che possa contribuire a trasformare un fornitore riluttante in un fornitore più collaborativo. Nel frattempo, iniziate a cercare fornitori alternativi nel caso in cui aveste la necessità di disimpegnarvi e prendete in considerazione di comunicarlo al vostro fornitore per provare a ottenere ciò di cui avete bisogno. Se il fornitore rifiuta di fornire le informazioni di cui avete bisogno, l’ultima risorsa consisterebbe nel sospendere o cessare i rapporti commerciali con tale azienda.

È importante che conserviate le e-mail, le lettere e/o gli appunti delle chiamate che documentano tutti i passaggi sopra descritti. Potrebbero essere fonti di informazioni preziose durante gli audit (fase 4 delle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza) e potrebbero inoltre consentirvi di monitorare i progressi compiuti e individuare eventuali necessità di miglioramenti nella gestione dei fornitori.

I rischi sono elencati nella linee Guida dell'OCSE sul dovere di diligenza e riassunti qui di seguito.

Abusi gravi associati all’estrazione, al trasporto o al commercio di minerali

• Qualsiasi forma di tortura o trattamento crudele, disumano e degradante
• Qualsiasi forma di lavoro forzato o obbligatorio
• Le peggiori forme di lavoro minorile
• Altri abusi e gravi violazioni dei diritti umani quali violenze sessuali diffuse
• Crimini di guerra o altre gravi violazioni del diritto internazionale umanitario (crimini contro l'umanità o genocidio)

Sostegno diretto o indiretto a gruppi armati non statali o a forze di sicurezza pubbliche o private

• Gruppi armati non statali o forze di sicurezza pubbliche o private che controllano illegalmente i siti minerari o le rotte di trasporto, i punti in cui i minerali sono commercializzati e gli attori a monte nella catena di approvvigionamento
• Gruppi armati non statali o forze di sicurezza pubbliche o private che tassano o estorcono illegalmente denaro o minerali nei punti di accesso ai siti minerari, lungo le rotte di trasporto o nei punti di commercializzazione dei minerali
• Gruppi armati non statali o forze di sicurezza pubbliche o private che tassano o estorcono illegalmente denaro o minerali agli intermediari, imprese esportatrici o commercianti internazionali

Corruzione, frode, riciclaggio di denaro, finanziamento del terrorismo

• Corruzione e false dichiarazioni sull'origine dei minerali e riciclaggio di denaro
• Mancato pagamento di imposte, oneri e royalty governo
• Finanziamento di gruppi terroristici

Per aiutare le imprese a comprendere i rischi presenti nella propria catena di approvvigionamento e a stabilire priorità per rendere più efficiente ed efficace il processo relativo al dovere di diligenza, l’OCSE ha creato il portale informativo sui rischi nella catena di approvvigionamento.

Iniziate cercando di mappare la vostra catena di approvvigionamento, seguendo le indicazioni contenute nelle risposte alle domande precedenti. Successivamente, cercate di individuare la presenza di uno dei seguenti indicatori di rischio, come indicato nelle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza (argomento che sarà trattato anche nel manuale della Commissione Europea che verrà pubblicato prossimamente).

Indicatori di rischio relativi alle zone di origine e di transito dei minerali

• I minerali sono dichiarati come provenienti da un paese che per il minerale in questione ha una limitata quantità di riserve note, risorse probabili o livelli produttivi previsti (vale a dire che i volumi dichiarati di minerale proveniente da tale paese non sono compatibili con le sue riserve note o i suoi livelli produttivi previsti).
• I minerali sono dichiarati come provenienti da un paese in cui è noto, o si sospetta, che transitino minerali provenienti da zone di conflitto e ad alto rischio.
• Il minerale è dichiarato come proveniente da scarti/prodotti riciclabili o fonti miste ed è stato raffinato in un paese in cui è noto o è ragionevole sospettare che transiti minerale proveniente da zone di conflitto e ad alto rischio.

Indicatori di rischio relativi ai fornitori

• I fornitori o altre note imprese a monte operano in una zona di origine e transito del minerale alla quale si applicano uno o più indicatori di rischio di cui sopra o hanno partecipazioni azionarie o interessi di altro tipo in imprese che forniscono minerali provenienti da una zona di origine o di transito cui si applicano uno o più indicatori di rischio di cui sopra.
• È noto che negli ultimi 12 mesi i fornitori dell’impresa, o altre imprese a monte, si sono approvvigionati di minerali da una zona di origine e transito cui si applicano uno o più indicatori di rischio.

Circostanze che costituiscono indicatori di rischio

• Anomalie o circostanze insolite sono individuate mediante le informazioni raccolte nella fase 1 delle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza che danno adito a un ragionevole sospetto che il minerale possa contribuire al verificarsi di conflitti o ad abusi gravi associati all'estrazione, al trasporto o al commercio di minerali.

Avete individuato un indicatore di rischio?

• No: non è necessario svolgere ulteriori attività relative al dovere di diligenza. Tuttavia, assicuratevi di fare regolarmente un controllo sui rischi e di mantenere attivo e aggiornato il vostro sistema di gestione. Inoltre, ricordatevi di fare la vostra relazione pubblica (fase 5).
• Sì: dovete fare ciò che segue
  • Effettuate ulteriori ricerche sugli indicatori di rischio, ad esempio informatevi tramite relazioni pubbliche
  • Consultate organizzazioni della società civile, i governi locali, i fornitori locali e le agenzie delle Nazioni Unite e ponete domande per comprendere meglio i rischi
  • Se siete un’impresa a monte, create un team di valutazione sul campo. Se siete un’impresa piccola, potreste voler individuare iniziative e/o programmi già presenti sul campo, che possano contribuire a effettuare valutazioni e considerate anche di unire le forze con altri attori del settore. Potreste anche decidere di collaborare con i fornitori per coinvolgere i soggetti interessati sul campo o esperti in grado di fornire informazioni di prima mano.

Quelle che seguono costituiscono semplicemente un’indicazione di possibili domande che possono essere rivolte ai fornitori per valutare i rischi individuati dalle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza. Tenete presente che tali domande potrebbero dover essere adattate in base al ruolo dell’impresa nella catena di approvvigionamento e al profilo del fornitore.

Potete utilizzare le seguenti domande per i vostri fornitore diretti:

• Chi sono le persone chiave nell'organizzazione (azionisti, dirigenti, proprietari beneficiari, proprietari beneficiari finali)? [Chiedete un organigramma dell'organizzazione e fate un controllo di queste persone. Sono su qualche lista di sanzioni? Vi sono menzioni sul casellario giudiziario che vi preoccupano? C'è qualche persona politicamente esposta indicata nell’organizzazione?]
• Dov'è registrata l’impresa?
• Dove opera? Che tipo di attività ha in ciascun paese?
• L’azienda ha una licenza? [Richiedete una copia. Controllate le firme – sono di persone che figurano nell’organigramma?]
• Le aree operative sono in zone di conflitto e/o nelle quali si trovano gruppi armati o vicine ad esse?
• Chi sono i fornitori dell’azienda e dove si trovano? (N.B.: questa domanda è importante, poiché il vostro fornitore può trovarsi in un'area a basso rischio, ma può approvvigionarsi da fornitori situati in aree a rischio medio o alto. Dovete effettuare una valutazione del rischio sul paese del fornitore e anche sui paesi in cui si trovano i suoi fornitori e, idealmente, tutti i fornitori della catena di approvvigionamento).

Domande guida per comprendere le politiche del fornitore e l'approccio alla gestione del rischio

• L’impresa ha politiche e procedure che riguardano i diritti umani? [Richiedete una copia, se disponibile] (N.B.: le politiche e le procedure dovrebbero affrontare i rischi elencati della domanda 11.)
• L’impresa ha politiche e procedure per l’approvvigionamento di minerali? [Chiedete una copia, se disponibile]
• L’impresa mantiene una catena di custodia sui minerali di cui si approvvigiona? [Domandate informazioni sul processo e sulla procedura seguiti]
• L’impresa ha politiche e procedure per la lotta contro il riciclaggio di denaro sporco, intese a combattere il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo, in linea con le leggi e le politiche locali e internazionali antiriciclaggio (AML)?
• L’impresa tiene un registro dei pagamenti delle imposte? [Chiedete di vederlo]
• L’impresa ha una politica e una procedura di reclamo e denuncia? [Chiedete una copia, se disponibile]
• L’impresa ha predisposto procedure di attenuazione dei rischi per i rischi individuati nella catena di approvvigionamento? [Chiedete il piano di gestione del rischio]
• L’impresa redige un rapporto sugli incidenti per monitorare gli eventi? [Chiedete una copia]
• L’impresa opera in un'area in cui vi è il rischio che sui siti minerari sia impiegato lavoro minorile? In caso affermativo, in che modo si assicura che non sia impiegato lavoro minorile, che preveda lavori pericolosi, sulla loro concessione o intorno ad essa?

Una volta identificati i rischi potenziali nella catena di approvvigionamento, è possibile valutarli e identificare quelli più critici. Per identificare i rischi più critici, è necessario prendere in considerazione i seguenti criteri

Scala: si riferisce alla gravità del rischio. Qual è l'impatto potenziale sulle persone? (invece della domanda abituale: qual è l'impatto potenziale sull’impresa?) Più grave è l'impatto, maggiore sarà la scala.

Ambito: riguarda la portata del rischio. Quante persone potrebbero essere colpite da questo rischio? Più alto è il numero, più ampio sarà l’ambito.

Carattere di irrimediabilità: fa riferimento ai limiti della capacità di riportare le persone o l'ambiente colpiti a una situazione equivalente a quella esistente prima dell'impatto negativo. L'impatto diventerebbe irrimediabile se non interveniste? Un’impresa deve cercare di agire prima che l'impatto negativo di un rischio che si concretizza, diventi irrimediabile. Se un rischio che si concretizza è difficile da rimediare, dovrebbe essere considerato prioritario.

La guida dell'OCSE sul dovere di diligenza per la condotta d’impresa responsabile include alcuni esempi su come applicare i criteri di scala, ambito e carattere di irrimediabilità.

La tabella che segue è un esempio di un impatto negativo tratto dalla guida dell'OCSE sul dovere di diligenza per la condotta d’impresa responsabile.

Le linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza sono in linea con i principi guida delle Nazioni Unite sulle imprese e i diritti umani, che chiedono alle imprese di concentrarsi sui diritti umani fondamentali e sui rischi di finanziamento dei conflitti. Per ulteriori informazioni sui rischi fondamentali per i diritti umani, visualizzare questa pagina e questo video.

p>Le inee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza contengono una definizione delle caratteristiche che contraddistinguono una zona di conflitto e ad alto rischio. Per facilitare il rispetto del regolamento UE, la Commissione Europea ha elaborato un manuale di orientamenti non vincolanti per gli operatori economici, che spiega come applicare al meglio i criteri per l’individuazione delle zone di conflitto e ad alto rischio e ha sollecitato consulenti esterni a fornire un elenco indicativo, non esaustivo e regolarmente aggiornato di tali zone.

Dovreste utilizzare questo strumento quando esercitate il dovere di diligenza su un fornitore o un cliente esistente, potenziale o nuovo. L'elenco delle zone di conflitto e ad alto rischio sarà aggiornato regolarmente, poiché la situazione e le circostanze in una determinata area geografica possono cambiare frequentemente e un paese o una zona non in conflitto o non ad alto rischio potrebbe diventarlo in futuro. Ricordate che si tratta di un elenco indicativo e non esaustivo e dovete fare voi stessi delle indagini per individuare tutte le zone di conflitto e ad alto rischio.

E' importante sottolineare che l'obiettivo delle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza non è impedire l'approvvigionamento di stagno, tantalio e tungsteno da zone di conflitto e ad alto rischio ma, piuttosto, di garantire che tale approvvigionamento non concorra al finanziamento di gruppi armati, a gravi crimini economici e ad abusi dei diritti umani. Al fine di prevenire o attenuare un rischio identificato, le imprese possono continuare a commerciare e a porre in atto misure di attenuazione dei rischi, sospendere gli scambi continuando le azioni di attenuazione, oppure chiudere il rapporto con un fornitore, se i tentativi di attenuazione dei rischi falliscono.

Ecco alcuni vantaggi legati all'approvvigionamento da zone di conflitto e ad alto rischio

• Il regolamento UE e le linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza non raccomandano di escludere un fornitore operante in zone di conflitto e ad alto rischio come strategia principale di attenuazione del rischio. Lo scopo di questi due quadri normativi è aiutare a evitare sanzioni politiche o commerciali sull'esportazione di minerali da zone di conflitto e ad alto rischio.
• L'attività economica legata ai minerali è di vitale importanza per molti individui, famiglie e comunità in periodi di conflitti o di disordinipolitici ed economici. Se queste persone perdono il mercato per i loro minerali, possono perdere una fonte di reddito, essere costrette ad abbassare i prezzi o a vendere ad altri acquirenti a condizioni meno favorevoli. Ciò le rende ancora più vulnerabili alle violazioni dei diritti umani e riduce la loro capacità di far fronte al materializzarsi di altri rischi.
• Continuare a operare con fornitori in zone di conflitto e ad alto rischio, adottando contemporaneamente adeguate misure di attuazione del dovere di diligenza, è un’opportunità per la vostra impresa che può contribuire a produrre un impatto economico positivo in una società fragile. In questo modo, potete fornire alla vostra impresa e ai vostri clienti opportunità per inserire esperienze positive nelle strategie di comunicazione proattive o reattive. Rimanere fedeli a fornitori che si trovano ad affrontare un deterioramento della situazione politica può generare fedeltà reciproca e altri benefici duraturi.
• Continuare a operare, a determinate condizioni, con produttori in zone di conflitto e ad alto rischio, è conforme alle linee guida OCSE destinate alle imprese multinazionali.

Se la vostra impresa scopre che uno o più dei suoi fornitori si approvvigionano di minerali da una zona di conflitto e ad alto rischio, come prima reazione non dovrebbe interrompere il rapporto d’affari con loro. Se intendete continuare a importare da zone di conflitto e ad alto rischio, dovete compiere ogni ragionevole sforzo per gestire i rischi e fornire ai clienti prove (ad esempio audit, documenti relativi all’esercizio del dovere di diligenza) che il vostro processo di attuazione del dovere di diligenza (e quindi quello del vostro fornitore) è affidabile e che di fatto non vi sono rischi di finanziamento di conflitti o di violazione dei diritti umani. Ciò dovrebbe renderli maggiormente disposti ad accettare la presenza di minerali provenienti da zone di conflitto e ad alto rischio nelle loro catene di approvvigionamento. Se vi chiedono di interrompere l'approvvigionamento da zone di conflitto e ad alto rischio, parlatene con loro per vedere quanto è rigida la loro posizione. Cambiare fornitori o zone di importazione può essere impegnativo e costoso, quindi dovete essere sicuri che sia necessario per l’attività dei vostri clienti e per la vostra.

Ricordate che esercitare il dovere di diligenza è un processo! Non riuscirete a sistemare tutto subito e non sarete perfetti fin dall’inizio. Dovete dimostrare che state migliorando progressivamente il modo in cui esercitate il dovere di diligenza e che potete migliorarlo ulteriormente col tempo. Se vi attenete alle fasi del dovere di diligenza e riuscite a dimostrare un miglioramento significativo nel vostro sistema di gestione dei rischi, allora potete sostenere di importare minerali in modo responsabile.

Per aiutarlo potete fare ciò che segue:

Fornite supporto al vostro fornitore offrendovi di preparare una lettera che può utilizzare per spiegare e rinforzare le ragioni della richiesta di informazioni ai suoi fornitori. Se uno dei suoi fornitori si dimostra particolarmente restio, potete offrirvi di prendere parte a una telefonata con entrambe le parti per aiutare il vostro fornitore a chiarire l'importanza e i vantaggi di fornire le informazioni richieste.

Suggerite al vostro fornitore di iniziare includendo nei contratti con i nuovi fornitori degli obblighi relativi alla condivisione di informazioni sulla catena di approvvigionamento.

Parlate con il vostro fornitore per individuare la possibilità di sviluppare soluzioni congiunte. Potete rivolgervi insieme alle associazioni del settore e chiedere il loro aiuto.

Affidare a specialisti nel campo della sostenibilità e dell'approvvigionamento responsabile lo svolgimento dei compiti più critici, quali l’analisi della situazione della catena di approvvigionamento o la valutazione in loco di fornitori ad altissimo rischio nel segmento a monte della catena. Può essere un’iniziativa costosa, a seconda dell'ubicazione dei vostri fornitori. Potete chiedere ai vostri fornitori di condividere il costo di questo servizio per renderlo fattibile.

Condividete le vostre politiche e le vostre procedure di esercizio del dovere di diligenza con i vostri fornitori. Questo non solo li aiuterà ad attuare i loro sistemi più rapidamente, ma significherà che essi saranno più in linea con i vostri, facendo crescere la vostra fiducia nei processi del vostro fornitore per esercitare il dovere di diligenza. Un ulteriore vantaggio è che il fornitore può fornirvi risposte o idee per ottimizzare o migliorare le vostre politiche, ad esempio come raggiungere gli standard che desiderate, aumentando al contempo la fattibilità per i fornitori stessi. Ciò è fondamentale e molto valido per attuare un processo di miglioramento continuo mirando a efficienze e a prestazioni ottimali.

Fate conoscere al vostro fornitore programmi del settore, iniziative congiunte o fornitori di servizi specializzati (ad esempio aziende IT) che potrebbero aiutarli a mettere in atto i sistemi necessari in modo economicamente vantaggioso.

Condividete le informazioni in questo portale con il vostro fornitore, per aiutarlo a capire come coinvolgere in modo più efficace i suoi fornitori.

Prima di tutto chiedete ai vostri fornitori di comunicare le loro procedure per esercitare il dovere di diligenza e di attenuazione dei rischi rispetto alle attività minerarie e/o all'approvvigionamento responsabile. Richiedete le seguenti informazioni:

• La loro politica riguardante la catena di approvvigionamento per procurarsi i minerali in modo responsabile. Le linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza forniscono un modello di politica nell'allegato II.
• Il sistema di gestione (ad esempio, procedura, diagramma su processi) che utilizzano per valutare i rischi e aderire alle strategie di attenuazione.
• Il sistema di raccolta e gestione dei dati che utilizzano per gestire le informazioni sulla catena di approvvigionamento.

In questo modo potete valutare se attuano sistemi di esercizio del dovere di diligenza adeguati e in linea con i vostri, vale a dire se li considerate abbastanza validi per essere fiduciosi che riescano a gestire eventuali rischi.

Dovete poi decidere insieme al vostro fornitore come comunicherà gli incidenti riguardanti la vostra impresa, come sono o sono stati gestiti ed entro quanto tempo il fornitore ne è venuto a conoscenza.

Se il fornitore è irritato dalle vostre richieste, provate le seguenti tecniche:

Se è aggressivo, non rispondete con rabbia e cercare di evitare un inasprimento della situazione. Cercate di ascoltare le loro preoccupazioni e spiegate che avete affrontato processi simili e che sarete lieti di condividere il modo in cui li avete gestiti. Assicuratevi che il vostro fornitore comprenda che il dovere di diligenza è un processo che potrebbe non essere perfetto all'inizio, ma che è importante dimostrare un miglioramento progressivo nel modo in cui un’impresa lo mette in atto e che questo può aiutarlo a valorizzare la sua attività.

Spiegate che molti paesi stanno adottando un quadro normativo sulle catene di approvvigionamento. Spiegate che probabilmente siete tra i primi clienti a porre domande sulla loro attuazione del dovere di diligenza, ma che molti altri lo faranno presto, dato l’aumento delle normative obbligatorie sull'approvvigionamento responsabile.

Offrite supporto e assicuratevi di condividere la stessa definizione di dovere di diligenza. Spiegate che siete lieti di discutere con loro sul modo in cui possono predisporre il loro sistema di gestione del rischio, tutte le loro politiche e dimostrarne l’implementazione. Fornite esempi di politiche, di come identificare gli indicatori di rischio e di come attenuare i rischi e condividete con loro le informazioni disponibili online.

Preparate i vostri fornitori informandoli in anticipo delle vostre richieste future. Non aspettare fino all'ultimo minuto per chiedere ai vostri fornitori informazioni sul loro sistema di attuazione del dovere di diligenza. Dato che il dovere di diligenza è un processo, dovrete allertare i vostri fornitori e dare loro tempo sufficiente per definire e mettere in atto i loro sistemi.

Incoraggiate i vostri fornitori ad aderire alle iniziative del settore. Spiegate che queste initiative offrono l'opportunità di conoscere le pratiche relative al dovere di diligenza dei loro pari, di accedere alle informazioni e agli strumenti di valutazione del rischio, e anche di creare contatti con nuovi clienti potenziali.

Condividete il link al portale "due diligence ready!" con i vostri fornitori. Il portale "due diligence ready!" rappresenta un manuale introduttivo alle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza. Se i fornitori capiscono le motivazioni e le modalità per svolgere il dovere di diligenza, allora potrebbero accogliere meglio le vostre richieste.

Se un fornitore necessita di definire da zero una strategia affidabile di valutazione e di attenuazione dei rischi, chiedetegli di farlo entro un termine predefinito. Potete decidere di sospendere il vostro rapporto fino a quando questo problema non sarà risolto, oppure comunicargli che dovrete sospendere il vostro rapporto entro un determinato lasso di tempo, a seconda dell’entità del rischio che ritenete di dover affrontare per continuare a servirvi di questo fornitore senza che vengano attuate le debite procedure. Potete anche scegliere di fornirgli consigli sulla predisposizione di questi sistemi o di indicargli dove trovare informazioni che possano aiutarlo.

Con “attenuazione" di un rischio o di un potenziale impatto negativo si intendono le azioni adottate per ridurre la probabilità che si verifichino determinati impatti negativi. Potete, ad esempio, chiedere ai fornitori di condividere con voi le loro politiche e di spiegare come individuano e gestiscono i rischi. Se i fornitori non dispongono di un sistema al riguardo, potete chiedere di crearne uno entro un determinato periodo di tempo e poi di tenervi aggiornati. Potete inoltre offrire ai fornitori una formazione di base. Una formazione di base può consistere nella condivisione delle vostre politiche e procedure come esempi da seguire, oppure potete fornire ulteriori indicazioni e spiegazioni al telefono. Inoltre, preparate un elenco di tutte le risorse online che avete trovato e che ritenete utili e condividetelo con i vostri fornitori.

L’attenuazione di impatti negativi effettivi si riferisce alle azioni intraprese per ridurre l'entità di un impatto. Se si verifica o si è verificato un incidente, domandate ai vostri fornitori cosa stanno facendo per evitare che lo stesso incidente si ripeta o che abbia un impatto negativo maggiore. Fate riferimento anche all'allegato III delle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza: "Misure suggerite per l’attenuazione dei rischi e indicatori per la misurazione dei miglioramenti".

Le linee guida dell'OCSE per le imprese multinazionali indicano le seguenti opzioni rispetto alle misure di attenuazione in un rapporto commerciale:

• continuazione del rapporto con un fornitore durante tutto il corso delle attività di attenuazione dei rischi
• sospensione temporanea del rapporto perseguendo al contempo l'attenuazione continua dei rischi
• o, in ultima istanza, l’interruzione del rapporto con il fornitore a seguito di tentativi falliti di attenuazione, o quando l'impresa non ritiene l’attenuazione possibile, o a causa della gravità dell'impatto negativo

Assicuratevi di annotare tutti gli scambi di e-mail, gli appunti delle vostre telefonate, qualsiasi scambio di informazioni con fornitori o soggetti interessati e qualsiasi decisione presa, in quanto questi rappresentano elementi che forniranno prove concrete dei vostri sforzi di attuazione del dovere di diligenza.

Qualsiasi impatto effettivo richiede quindi un intervento correttivo (far riferimento alla domanda 22).

Il rimedio secondo i "principi guida delle Nazioni Unite per le imprese e i diritti umani" è il processo o l'atto che fornisce un rimedio, ossia il processo attraverso il quale un’impresa riporta le persone o gruppi, che sono stati colpiti negativamente dal concretizzarsi di un rischio, nella situazione in cui sarebbero stati se l'incidente non fosse avvenuto.

Quando un rischio si concretizza e vi viene segnalato da uno dei vostri fornitori o da altre parti interessate, dovete chiedere ai vostri fornitori quali misure di rimedio hanno messo in atto. Il fornitore o l'altra parte interessata dovrà determinare le forme di rimedio più appropriate:

• facendo riferimento alle norme esistenti che potrebbero già essere in vigore a livello internazionale e locale per decidere forme appropriate di rimedio
• cercando casi precedenti e ciò che è stato fatto in situazioni simili
• consultando i soggetti interessati per sapere cosa ritengono sia meglio per loro, poichè è necessario e importante consultare le parti colpite

Quanto descritto è particolarmente difficile quando i vostri fornitori sono coinvolti nel verificarsi di forme peggiori di lavoro minorile o forzato. In questi casi, potreste chiedere che le vittime siano indirizzate alle autorità locali competenti o alle iniziative locali che proteggono i minori vulnerabili.

Inoltre, contattate le associazioni del settore e chiedete istruzioni e supporto, incluso il modo in cui possono aiutarvi ad agevolare l'attenuazione dei rischi e a evitare che si materializzino.

Di seguito sono riportate alcune note sui rischi specifici.

Forme peggiori di lavoro minorile: i minori devono essere protetti contro le forme peggiori di lavoro minorile. Tuttavia, il rimedio dovrebbe anche valutare gli impatti del licenziamento immediato dei lavoratori minorenni prendendo in considerazione problemi quali la sostituzione del reddito perso per le loro famiglie o il rischio che i minori siano costretti a passare ad altre attività illecite, come l’impiego in conflitti armati, la prostituzione minorile, ecc.

Lavoro forzato: Il risarcimento e l'accesso alla giustizia sono misure di rimedio comuni per il lavoro forzato. L’impresa potrebbe voler intervenire per aiutare le vittime, dato che spesso incontrano ostacoli per accedere a tali rimedi.

Non allarmatevi! Tuttavia, consideratelo seriamente, adottando, ad esempio, i seguenti provvedimenti:

• segnalate alla dirigenza ciò che è stato rilevato
• interrompete i rapporti con fornitori che commettono gravi violazioni dei diritti umani o forniscono sostegno diretto o indiretto a gruppi armati non statali
• continuate a importare, ma attuate misure di attenuazione per tutti gli altri rischi indicati nell'allegato II (il riciclaggio di denaro, ecc.) con uno termine di tempo misurabile per i miglioramenti specificati
• Attuate l’attenuazione del rischio
  • predisponendo un piano su come eliminare i rischi che avete individuato
  • monitorando i rischi nella catena di approvvigionamento con il sostegno dei soggetti interessati

Le linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza specificano: "Come precisato nella fase 3(D) dell’allegato I, dopo l’adozione del piano di gestione dei rischi, le imprese dovrebbero effettuare un’ulteriore valutazione dei rischi che richiedono interventi di attenuazione. Se entro sei mesi dall’adozione del piano di gestione dei rischi non rilevano un miglioramento significativo misurabile dal punto di vista della prevenzione o attenuazione del rischio di sostegno diretto o indiretto a forze di sicurezza pubbliche o private, quali identificate nel paragrafo 5, le imprese dovrebbero sospendere o cessare ogni impegno con il fornitore per un periodo minimo di tre mesi. La sospensione dell’impegno con il fornitore può essere accompagnata da un piano riveduto di gestione dei rischi che indichi gli obiettivi di miglioramento progressivo da soddisfare prima della ripresa del rapporto commerciale”.

Far riferimento anche l'allegato III delle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza (rivedere la domanda 21): "Misure suggerite per l’attenuazione dei rischi e indicatori per la misurazione dei miglioramenti".

Please also refer to annex III of the OECD DDG (see question 21): 'Suggested measures for risk mitigation and indicators for measuring improvement'.

Come definito dallo standard ISO 19011:2011 (linee guida per gli audit dei sistemi di gestione), un audit è un "processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’ audit e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri di audit sono stati soddisfatti".

Le fonderie/raffinerie di stagno, tantalio e tungsteno e le raffinerie di oro che intendono conformarsi alle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza (o al regolamento UE, che comprende un obbligo di audit - con alcune eccezioni - per tutti gli importatori di stagno, tantalio e tungsteno, indipendentemente dal fatto che l’impresa sia una fonderia/raffineria) sono soggette ad audit di terza parte.

Lo scopo degli audit di terza parte è dimostrare che le misure attuate sono sufficienti a conformi alle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza (o al regolamento UE, che è coerente con esse). Gli audit possono inoltre essere utili per verificare che qualsiasi problema individuato in passato nel sistema di gestione sia stato affrontato e per individuare qualsiasi miglioramento che può essere apportato al sistema.

Prima di tutto, assicuratevi di conoscere e comprendere i requisiti della norma a cui l’azienda vuole conformarsi, in particolare assicuratevi che le politiche, i processi e le procedure di attuazione del dovere di diligenza della vostra catena di approvvigionamento siano allineati con il modello di politica della catena di approvvigionamento dell'allegato II delle linee guida dell'OCSE sul dovere di diligenza (3a edizione 2016).

Se non li conoscete o avete problemi a capirli, fatevi consigliare tempestivamente!

Per prepararvi all'audit, potete utilizzare la "preparazione generale per un audit - una guida di buone prassi" .

Consultate anche l’elenco di tutti i programmi per il dovere di diligenza diligenza riconosciuti dalla Commissione Europea (disponibile a breve) sul sito Internet della Commissione Europea stessa. Tali programmi offrono audit di terza parte indipendente per verificare che un'impresa disponga di sistemi atti a garantire l’approvvigionamento di minerali in modo responsabile (vedere anche la domanda 28).

Sugli audit

1. Che cos’è il processo di audit?

   Una volta scelto, l’auditor fornirà alla vostra impresa un piano di audit e una lista di controllo.

   Il piano di audit e la lista di controllo vi forniranno le informazioni e le evidenze che l’auditor deve controllare per garantire che l’impresa sia conforme al regolamento UE.

   Tra la vostra impresa e gli auditor saranno poi organizzate e concordate le disposizioni logistiche. Fate in modo che la vostra impresa abbia abbastanza tempo per prepararsi all'audit.

2. Chi effettuerà l'audit?

   Dovreste utilizzare un auditor indipendente dalla vostra impresa e che sia a conoscenza delle politiche, delle procedure e delle tecniche relative al dovere di diligenza della catena di approvvigionamento nonché del contesto sociale, culturale e storico delle zone di conflitto e ad alto rischio.

3. Che cosa accade se durante il processo di audit vengono individuati dei problemi?

   Se partecipate a un programma di settore che promuove l’esercizio del dovere di diligenza, normalmente il programma prevede che affrontiate i problemi riscontrati e potrà aiutarvi a farlo. In caso di obblighi giuridici derivanti, ad esempio, dal regolamento UE, l'autorità competente del vostro paese può sottoporre l’impresa a un controllo ex-post durante il quale saranno esaminati dettagliatamente i risultati nell'ambito di attività più ampie per determinare se l’impresa rispetta gli obblighi.

4. Perché sono necessari piani di miglioramento?

   Uno degli obiettivi fondamentali dell'audit è fornire alle parti interessate evidenze che le imprese stanno attuando un processo di miglioramento continuo della loro gestione della catena di approvvigionamento.

Se dovete sottoporvi a un audit e non sapete dove trovare un auditor, contattate un programma di settore creato per favorire l’esercizio del dovere di diligenza. La valutazione OCSE dell'allineamento dei programmi del settore, comprende una serie di programmi di questo tipo, incentrati su specifici metalli o minerali.

Tali programmi di settore (o “programmi per il dovere di diligenza” a cui viene fatto riferimento nel contesto UE) possono chiedere il riconoscimento della Commissione Europea e i programmi che lo ottengono saranno elencati nel sito della Commissione Europea.

Sono disponibili modelli di reporting e di sistemi IT per aiutarvi a raccogliere tutte le informazioni rilevanti dai vostri fornitori e/o per comunicarle ai clienti. Potete trovare ulteriori informazioni nel kit di strumenti per il dovere di diligenza.

Se i clienti vi chiedono di compilare modelli diversi tra loro, incoraggiateli a utilizzare strumenti di reporting in linea con gli standard relativi allo scambio di dati.

Se il cliente non segue il vostro consiglio, dovrete completare il modello di segnalazione di sua scelta, oppure rischiare di compromettere il rapporto con il cliente stesso. Tuttavia, comunicate le vostre preoccupazioni ai responsabili delle iniziative del settore e dell’Unione Europea, in quanto i vostri suggerimenti contribuiranno a far sì che si riuniscano per individuare soluzioni a problemi come questi a beneficio di tutto il settore.

Se non parlate la lingua del cliente, scrivete la relazione nella vostra lingua e commissionate una traduzione professionale, oppure utilizzate gli strumenti di traduzione gratuita disponibili online. Se i vostri fornitori non parlano la vostra lingua, traducete le strategie e le comunicazioni fondamentali nella loro lingua, poiché è importante che le comprendano chiaramente. Potete anche rivolgervi alle associazioni del settore e alle autorità competenti dei paesi dell'UE per cercare ulteriore sostegno.

No (Ultima verifica fatta: 12/2022).

La semplificazione ai dell’art. 6(2) del Regolamento, è già attualmente possibile. L'esenzione ai sensi dell'art. 6(2) del Regolamento non dipende dai sistemi riconosciuti ai sensi dell'art. 8 del Regolamento o dall'elenco dei sistemi riconosciuto dall'elenco delle fonderie e raffinerie responsabili a livello mondiale di cui all'art. 9 del Regolamento. Tuttavia, poiché questi ultimi non sono ancora disponibili, è necessario fornire prove concrete, tra cui relazioni di audit di terzi, che dimostrino che tutte le fonderie e le raffinerie della catena di approvvigionamento sono conformi alle disposizioni del regolamento.

Per quanto riguarda la semplificazione ai sensi dell'Art. 7(1) del Regolamento, la semplificazione non è attualmente possibile, in quanto non esiste un sistema riconosciuto dalla Commissione UE ai sensi dell'art. 8 del Regolamento.

In generale, per entrambe le semplificazioni vale il principio che l'impiego di un sistema riconosciuto non costituisce di per sé una prova dell'adempimento degli obblighi di diligenza, ma deve essere inteso solo come prova in relazione all'obbligo di revisione. La responsabilità dell'adempimento degli obblighi di diligenza spetta alle imprese e non può essere delegata a sistemi esterni. I sistemi servono solo come supporto.

Sì, i requisiti di due diligence sono obbligatori e le prove necessarie devono essere fornite, anche se nessun sistema di due diligence della catena di fornitura è stato finora riconosciuto come equivalente al Regolamento (UE) 2017/821. Il Regolamento può essere rispettato senza sistemi o senza un elenco di fonderie e raffinerie responsabili. Anche se i sistemi fossero riconosciuti, l'art. 6(2) del regolamento esenterebbe solo gli importatori dell'Unione dall'obbligo di audit previsto dall'art. 6(1) del regolamento. Gli altri obblighi sul dovere di diligenza continueranno a sussistere e dovranno essere fornite le relative prove.

No, se i sistemi di due diligence della catena di fornitura sono riconosciuti come equivalenti al Regolamento (UE) 2017/821, questo riconoscimento si applica solo a partire dalla data di riconoscimento. I sistemi possono quindi contribuire al raggiungimento degli obiettivi del Regolamento solo in futuro e non sono considerati come prova di misure di due diligence passate.

La Commissione Europea ha ricevuto entro il 30 giugno 2023, e inizierà ad analizzare le relazioni annuali di applicazione degli paesi dell’UE. Si tratterà delle prime relazioni che riflettono i controlli di conformità ex-post effettuati dalle autorità competenti degli Stati membri (MSCA) dell’UE, relative all'anno 2022. Pertanto, non sono ancora disponibili dati.

L'attuazione efficace e uniforme del Regolamento è responsabilità delle MSCA (Autorità competenti degli Stati membri) paesi dell’UE (articolo 10 (3) del Regolamento). La Commissione sostiene l'attuazione di questo articolo fornendo opportunità di scambio e coordinamento tra le MSCA attraverso un gruppo di esperti sull'approvvigionamento responsabile di 3TG. I dettagli sulle pratiche di applicazione delle MSCA sono noti principalmente ai singoli paese dell'UE e possono, a discrezione degli stessi, essere condivisi con la Commissione entro l'estate del 2023 attraverso i rapporti annuali di applicazione che saranno esaminati e analizzati.

Poiché i risultati del primo anno di controlli ex-post (anno di riferimento 2022) saranno inclusi nelle relazioni annuali di applicazione consegnate nel 2023 da parte delle MSCA, le informazioni rispetto a controlli già effettuati non sono ancora disponibili.

Il Regolamento sui Minerali dei Conflitti è considerato una lex specialis, che copre le catene di approvvigionamento specifiche dei 3TG e i rischi specifici associati ai conflitti, come definito dalle Linee Guida dell'OCSE. La revisione in corso del regolamento esaminerà anche la questione dell'interazione tra questo regolamento e altri strumenti legislativi correlati, come la CSDDD, il regolamento sulle batterie o la legge sulle materie prime critiche.

Dal punto di vista della pratica della due diligence, le aziende non dovrebbero ‘assumere’ i risultati delle valutazioni dei rischi. È responsabilità di ogni entità effettuare la due diligence sulla propria catena di approvvigionamento. Secondo le pratiche e le linee guida sulla due diligence, come i Principi guida delle Nazioni Unite su imprese e diritti umani e le Linee guida dell'OCSE sulla due diligence, le imprese mantengono la responsabilità individuale sull’esercizio della due diligence. Il fatto che uno specifico materiale possa essere collegato al finanziamento dei conflitti e ai rischicorrelati dipenderà anche dall'effettiva origine dei minerali, poiché le aziende in Europa potrebbero processare e transformare i 3TG, ma molto probabilmente hanno acquistato la materia prima da altre parti.

Dal punto di vista della due diligence, sebbene i metalli possano essere lavorati/processati/trasformati in paesi dell’UE, le materie prime hanno probabilmente un'origine diversa. Vale quindi la pena di verificare con il fornitore dell'UE che tipo di processi ha in atto per eseguire controlli di due diligence sui propri fornitori di materie prime.

Dal punto di vista del Regolamento sui Minerali dei Conflitti, i requisiti obbligatori di due diligence si applicano solo alle importazioni nell'UE di 3TG, come da codici della nomenclatura combinata (NC) del Regolamento UE sui Minerali dei Conflitti (UE) 2017/821 (si veda la definizione di importatore dell'Unione di cui all'articolo 2, lettera l) - " la persona fisica o giuridica che dichiara i minerali o i metalli ai fini dell'immissione in libera pratica ai sensi dell'articolo 201 del regolamento (UE) n. 952/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio o ogni persona fisica o giuridica per conto della quale è rilasciata tale dichiarazione, come indicato nei dati supplementari 3/15 e 3/16 ai sensi dell'allegato B del regolamento delegato della Commissione (UE) 2015/2446 .“)".

In linea di massima, dal punto di vista delle pratiche di due diligence, le azioni e le attività di monitoraggio dipenderanno dai rischi identificati (il luogo dove i fornitori operano è un fattore, ma non l'unico). Un fornitore con sede in Europa potrebbe comunque essere collegato a rischi salienti e/o impatti negativi in relazione alle proprie operazioni o alla propria catena di fornitura. Di conseguenza, se il processo di due diligence (cioè l'identificazione dei rischi connessi a quel fornitore) dovesse identificare rischi salienti che potrebbero richiedere un monitoraggio attraverso audit da parte di terzi, si dovrebbero prendere in considerazione di effettuare degli audit. Tuttavia, è importante riconoscere che gli audit non sono l'unico strumento per monitorare le prestazioni dei fornitori e le aziende sono tenute a coinvolgere i fornitori sulla base dei rischi e degli impatti negativi identificati e a concordare una strategia per mitigare, affrontare e gestire tali rischi e impatti negativi.

Nel caso in cui l'azienda stia cercando di ottenere la conformità o di aderire a uno standard volontario del settore, si dovranno prendere in considerazione i requisiti di tale standard per quanto riguarda gli audit da parte di terzi.

I membri della RMI ricevono una notifica per ogni revisione della CMRT via e-mail. Purtroppo, l'RMI non dispone di un canale per informare i non membri di tali revisioni. Poiché il processo di revisione è regolare, le revisioni sostanziali vengono pubblicate solo una volta all'anno.