Dever de diligência explicada

Em simples palavras, o dever de diligência é a maneira como uma empresa entende, gere e se comunica sobre o risco. Isso inclui os riscos que ela gera para outros e os riscos que encontra como consequência de suas decisões e ações estratégicas e operacionais.

Uma descrição técnica do dever de diligência seria a seguinte: são os processos através dos quais as empresas identificam, previnem, atenuam e justificam o modo como abordam os seus impactos adversos reais e potenciais (orientações da OCDE para as empresas multinacionais, capítulo II - políticas gerais, parágrafo 10). O dever de diligência da cadeia de aprovisionamento é um processo contínuo, pró-ativo e reativo através do qual as empresas monitoram e administram as suas compras e vendas com o objetivo de assegurar que não contribuem para conflitos ou impactos adversos relacionados.

O dever de diligência pode ser incluído nos sistemas mais amplos de gestão dos riscos para as empresas, desde que vá além da simples identificação e gestão dos riscos materiais para a própria empresa, para incluir os riscos de danos relacionados com questões abrangidas pelas orientações da OCDE (orientações da OCDE relativas ao dever de diligência para uma conduta empresarial responsável, projeto 2.1, p. 8). A orientação de fácil utilização da OCDE (p. 6) apresenta uma descrição completa desses riscos.

A aspiração de uma empresa em declarar-se "livre de conflitos" não é uma recomendação do guia da OCDE sobre o dever de diligência nem uma exigência do regulamento da UE.

A realização de um dever de diligência eficiente nas suas cadeias de aprovisionamento o ajudará a se abastecer de forma responsável nas zonas de conflito e de alto risco, sem exclui-las das suas cadeias de aprovisionamento. A inclusão das zonas de conflito e de alto risco foi a intenção original do guia da OCDE sobre o dever de diligência e do regulamento da UE.

Independentemente de usar o dever de diligência da cadeia de aprovisionamento para poder declarar que sua empresa ou seus produtos são "livres de conflitos", se seguir as fases do dever de diligência descritos no guia da OCDE sobre o dever de diligência e puder comprovar uma melhoria significativa do seu sistema de gestão de riscos, então poderá afirmar que fornece minerais de forma responsável.

Apenas porque a sua empresa não tem nenhuma obrigação legal, não significa que o dever de diligência não seja pertinente ou útil. Além disso, é possível que sua empresa venha a ter obrigações no futuro. Além disso, dada a tendência global de integrar o dever de diligência às cadeias de aprovisionamento de minerais, é provável que os seus clientes cada vez mais exijam que a realização do dever de diligência. A preparação pode poupar custos e inconveniências em uma fase futura. Também o ajudará a controlar riscos e a criar valor para a sua empresa.

A execução do dever de diligência levará algum tempo e consumirá recursos, mas o tempo de que necessitará vai depender do seu tamanho e da sua posição na cadeia de aprovisionamento, da complexidade e do perfil de risco das suas cadeias de aprovisionamento, da sua experiência no estabelecimento de sistemas de gestão e do seu acesso a soluções adequadas de rastreio rápido. De fato, varia muito a maneira como uma empresa pode realizar o dever de diligência e o guia da OCDE sobre o dever de diligência foi concebido para essa flexibilidade. Enquanto PME, é provável que terá menos fornecedores do que empresas maiores e que terá relações comerciais duradouras ambas as partes. Isso deveria lhe permitir acumular progressivamente o tipo de informação necessária para criar e realizar o dever de diligência em um prazo razoável.

Caso seja uma empresa com muitos fornecedores, considere participar de uma associação industrial para juntar forças com outras empresas e alavancar um poder maior. Considere também introduzir sistemas de gestão (incluindo potencialmente um sistema de gestão de dados que auxilie a recolha, a agregação e a comunicação de dados de dever de diligência). Você pode encontrar uma lista completa de soluções de TI na caixa de ferramentas de dever de diligência. Um sistema de gestão de dados pode economizar seu tempo na recolha e agregação de informações e poderá concentrar seu tempo na redução dos riscos identificados pelo sistema.

Outra maneira de economizar tempo e dinheiro é pesquisar soluções integradas de conformidade e gestão de dados baseadas em software. Isso pode ajudá-lo a aumentar a eficiência e, assim, minimizar os custos, combinando a conformidade com diferentes leis e o alcance do fornecedor. Por exemplo, algumas soluções de TI podem ajudá-lo a cumprir os requisitos ou diretrizes acerca do aprovisionamento responsável, bem como cumprir vários requisitos normativos/legislativos de uma forma combinada e econômica.

Os termos "a jusante" e "a montante" são utilizados para indicar diferentes fases dos processos de produção e utilização na cadeia de aprovisionamento mineral e no setor industrial. Em simples palavras, as empresas a montante são as que operam nas fases de extração até (e incluindo) fundição e refinação. As empresas a jusante são aquelas que processam a produção de fundições e refinarias em produtos semiacabados e produtos finais. Veja a cadeia de aprovisionamento abaixo: todas as empresas à esquerda e incluindo as fundições e as refinarias são empresas situadas a montante, todas as empresas à direita das fundições e das refinarias são empresas situadas a jusante. Quanto mais a jusante uma empresa estiver, mais perto estará dos usuários finais/consumidores.

Visão geral de uma cadeia de aprovisionamento mineral

As empresas a jusante das refinarias e fundições incluem os comerciantes e bolsas de metais preciosos, outras entidades que fazem a sua guarda de ouro em cofres próprios, fabricantes de componentes, fabricantes de produtos, fabricantes de equipamentos originais, fabricantes de joalharia e retalhistas. Incluem também outras empresas que utilizam metais transformados na fabricação de produtos, como fabricantes e retalhistas de equipamentos eletrónicos e/ou dispositivos médicos. As empresas a montante incluem as que se dedicam à extração (produtores artesanais e de pequena escala até produtores de grande escala), os comerciantes locais e os exportadores do país de origem do mineral, os comerciantes internacionais de produtos concentrados, os reprocessadores de minerais, as refinarias e as fundições.

A cadeia de suprimento ilustrada acima é simplificada e de alto nível, para mostrar as fases ou nós típicos da cadeia de suprimento. Entretanto, em cada fase ou nó, você pode encontrar muitos atores. Por exemplo, na fase "mina", podem existir muitos mineiros, tanto em pequena escala quanto em grande escala. Também pode-se ter diferentes transportadores, comerciantes e empresas de transformação mineral na cadeia de aprovisionamento. A fase ou nó "refinarias e fundições" designa-se geralmente por "pinch point" e fornecem o metal a inúmeras empresas a jusante. Há menos refinarias e fundições em comparação com o número de empresas situadas a montante e a jusante (veja também a pergunta nº 8), daí a ideia de que constituem o ponto de rutura das cadeias de aprovisionamento de minerais.

Uma política é um documento que afirma publicamente certos princípios e compromissos que a sua empresa assumiu em relação a uma questão específica. Neste caso, a política afirmaria a posição da sua empresa em relação ao fornecimento responsável e as suas expectativas de como os fornecedores o ajudarão a alcançar os objetivos declarados da política. O anexo II do guia da OCDE sobre o dever de diligência fornece um modelo para uma política de cadeia de aprovisionamento para uma cadeia de aprovisionamento global responsável de minerais provenientes de zonas de conflito e de alto risco (CAHRA).

O presente anexo pode ser utilizado e adaptado para todas as empresas das cadeias de aprovisionamento de minerais. A sua política deve ser comunicada aos seus funcionários e fornecedores, por exemplo, publicando-a no seu website e nos seus escritórios e sítios, incluindo-a em contratos ou enviando-a a fornecedores e clientes atuais e potenciais por correio ou e-mail.

A Responsible Minerals Initiative (RMI) publica um link à política da cadeia de aprovisionamento de cada fundição e refinaria em conformidade com o seu programa de avaliação. A RMI também publica um mecanismo de tratamento de reclamações que pode ser modificado.

Caso seja uma empresa a jusante, verifique exemplos de políticas de outras grandes empresas que já são ativas no aprovisionamento de minerais responsável. Caso seja uma empresa intermediária, pode encontrar exemplos de políticas na página das fundições e refinarias em conformidade da RMI.

O modo como se implementa uma política é determinado pelo procedimento nele estabelecido. O procedimento deve descrever o sistema de gestão que você criou para assegurar que cumpre os compromissos que assumiu na sua política. Este procedimento deve especificar quem é responsável pela supervisão da sua aplicação, quando e em que circunstâncias será analisado. Caso necessite de mais orientação acerca de como configurar seu próprio sistema de gestão, use a "lista de verificação 3Ps: estabelecer sólidos sistemas de gestão empresarial (OCDE, fase 1) através de pessoas, políticas e procedimentos (anexo 1)".

Caso seja uma empresa a jusante, realizar o seu dever de diligência significa que:

• necessita identificar as fundições e refinarias em sua cadeia de aprovisionamento.

  A Responsible Minerals Initiative (RMI) desenvolveu um modelo de relatório de conflitos minerais (CMRT) que é um modelo de relatório livre e padronizado que você pode usar para facilitar a transferência de informações ao longo da sua cadeia de aprovisionamento referentes ao país de origem do mineral e às fundições e refinarias que estão a ser utilizadas. Você também pode usar esse modelo para identificar novas fundições e refinarias que necessitam de ser submetidas a uma auditoria. Algumas empresas optam por usar o modelo no formato Excel original, o compartilham com seus fornecedores e, por conseguinte, agrupam as informações. Outras empresas com vários fornecedores podem preferir usar soluções de TI para automatizar o processo (consulte a caixa de ferramentas de dever de diligência para obter uma lista de fornecedores de TI).

  Depois de identificar as fundições e as refinarias, verifique se as empresas foram aprovadas na auditoria. Nos termos do regulamento da UE, a Comissão publicará uma lista das fundições globais responsáveis, tendo em conta aquelas abrangidas pelos sistemas de dever de diligência da cadeia de aprovisionamento reconhecidos pela Comissão. Você também pode encontrar uma lista de fundições e refinarias em conformidade com o processo de garantia de minerais responsáveis (RMAP) da RMI, e ativos (participantes do RMAP que pretendem passar pelo programa de avaliação) site da RMI.

• Avalie os sistemas de dever de diligência das fundições e refinarias em comparação com o guia da OCDE sobre o dever de diligência.

  Você necessitará solicitar informações aos seus fornecedores para entender se e como fazem a gestão dos riscos. Se não estiverem satisfeitos com as informações fornecidas, poderão também solicitar que forneçam exemplos da maneira como geriram os riscos relevantes no passado ou como pretendem fazê-lo no futuro.

• Caso seja uma pequena empresa, pode achar difícil de identificar fundições e refinarias.

  Nesse caso, tente cooperar com outras empresas para identificar fundições e refinarias na sua cadeia de aprovisionamento. Em particular, os seus fornecedores (que, em teoria, deveriam estar a montante) deveriam estar mais próximos das fundições/refinarias na sua cadeia de aprovisionamento e, portanto, podem ter mais informações. Também pode se unir a associações do setor industrial que apoiam os seus membros com os seus esforços dever de diligência.

• Introduza um sistema de transparência da cadeia de aprovisionamento para identificar sua cadeia de aprovisionamento.

  Esse sistema será utilizado para identificar fundições e refinarias na cadeia de aprovisionamento e para identificar informações acerca dos locais com sinal de alerta do trânsito e origem do mineral.

  Essas informações o ajudarão a identificar os países de origem, transporte e trânsito de metais na cadeia de aprovisionamento para cada fundição e refinaria. A plataforma "due diligence ready!” portal fornece uma caixa de ferramentas de dever de diligência que lista informações sobre ferramentas potenciais que podem ajudá-lo com isso.

• Mantenha um registro do seu processo de dever de diligência, comunicação, decisões tomadas e o porquê de certas decisões terem sido tomadas.

  Mantenha esses registros por no mínimo 5 anos.

• Acompanhe de perto os riscos quando forem identificados.

  Avalie regularmente o risco – por exemplo, anualmente, dependendo do grau de fluxo nas suas práticas de fornecimento – para ver se alguma coisa mudou em comparação com a avaliação de risco anterior.

Caso seja uma empresa operando a montante, realizar o seu dever de diligência significa:

• Esclarecer a cadeia de custódia.

  A cadeia de custódia é o registro em papel que conserva a sequência de indivíduos e empresas que assumem a custódia dos minerais enquanto se movem ao longo da cadeia de aprovisionamento.

• Compreender as circunstâncias da extração, comércio, manuseio e exportação de minerais.

  Um mineral bruto é trazido para o consumidor através de múltiplos atores, os quais incluem geralmente os seguintes atores: "extração, transporte, manuseio, comércio, transformação, fundição, refinação e produção de ligas, fabricação e venda de produtos finais" (guia da OCDE sobre o dever de diligência). Devido a circunstâncias relacionadas com a extração, o comércio ou o manuseio dos minerais, essas fases tendem a comportar riscos mais elevados de contribuir para conflitos ou de ter impactos negativos nos direitos humanos. Para obter orientações sobre como melhorar a sua compreensão destas circunstâncias, consulte o anexo do guia da OCDE sobre o dever de diligência "Guia para as avaliações de risco das empresas a montante" (p. 54).

• Identificar e avaliar o risco.

  O "anexo: guia para as avaliações de risco das empresas a montante" contém orientações sobre o estabelecimento de equipes de avaliação no terreno e recomendações de perguntas para orientar a sua identificação e avaliação de riscos.

Você pode não ser capaz de identificar toda a sua cadeia de aprovisionamento no primeiro ano do dever de diligência, mas espera-se que você trabalhe para alcançar esse objetivo (que pode ser alcançado progressivamente em 2 ou 3 anos). Lembre-se de que o espírito do guia da OCDE sobre o dever de diligência é a melhoria contínua. Perfeição é um destino impossível e incerto quando se trata de dever de diligência!

Uma abordagem baseada no risco pode se concentrar em seus fornecedores de maior risco e em seus fornecedores "críticos".

• Os fornecedores de maior risco são aqueles que você sabe que já estão ou têm maior probabilidade de se abastecerem em zonas de conflito e de alto risco e/ou podem ser indicados pelos sinais de alerta identificados.
• O seu fornecedor crítico não é necessariamente o seu maior fornecedor em termos de volume ou valor, mas aquele que estiver mais interconectado com outros fornecedores distantes ou próximos na sua cadeia de suprimento. O fornecedor crítico tem o maior número, a maior diversidade e/ou maior conectividade de fornecedores e, portanto, tem o maior potencial para influenciar outros e/ou está mais exposto a potenciais problemas na cadeia de aprovisionamento. Trabalhando em estreita colaboração com o fornecedor crítico, você pode ter um efeito multiplicador nas outras empresas da cadeia de aprovisionamento. Você também utilizará os seus recursos de forma mais eficiente e terá maior probabilidade de atingir o seu objetivo.

Caso seja uma empresa a jusante, no âmbito do guia da OCDE sobre o dever de diligência, espera-se que você identifique todas as fundições e refinarias da sua cadeia de aprovisionamento. Um grande número de empresas a jusante utiliza o modelo de relatório de minerais provenientes de zonas de conflito e de alto risco (CMRT) para identificar refinarias e fundições nas suas cadeias de aprovisionamento. O formulário CMRT é um modelo padronizado de relatório desenvolvido pela Responsible Minerals Initiative (RMI) "que facilita a transferência de informações através da cadeia de aprovisionamento relativamente ao país de origem dos minerais e às fundições e refinarias que estão a ser utilizadas. O modelo também facilita a identificação de novas fundições e refinarias para potencialmente serem auditadas através do Responsible Minerals Assurance Proces (RMAP) da RMI". O RMAP "utiliza uma auditoria independente de terceiros de sistemas de gestão de fundição/refinaria e práticas de seleção de fornecedor para validar a conformidade com protocolos PGMR e padrões globais atuais. A auditoria utiliza uma abordagem baseada no risco para validar os processos de gestão das empresas de fundição para a aquisição responsável de minérios. As empresas podem então usar essas informações para informar suas escolhas de fornecimento".

Espera-se que as refinarias e fundições forneçam informações sobre o processo ou a metodologia utilizados na sua cadeia de custódia. Espera-se também que forneçam informações sobre as circunstâncias da extração, manuseio, comércio e exportação de minerais, bem como sobre o processo de avaliação dos riscos nessas circunstâncias. Isso significa que devem descrever e explicar como sabem qual a entidade manuseou e/ou quem é o dono do mineral em cada ponto da cadeia de aprovisionamento (cadeia de custódia). Além disso, devem poder explicar como o mineral foi extraído, manuseado, comercializado e exportado (por quem, onde, em que prazo, etc.). Conhecer essas coisas é a base para seja possível identificar e depois avaliar os riscos.

O guia da OCDE sobre o dever de diligência estabelece que as empresas a jusante podem dialogar e cooperar ativamente com membros da indústria a fim de identificar as fundições/refinarias que fazem parte da sua cadeia de aprovisionamento e avaliar as suas práticas de diligência. Por conseguinte, não se espera necessariamente que o faça por si só. Existem várias iniciativas conjuntas do setor industrial que prestam apoio (por exemplo, o Centro Internacional de Estudos em Tântalo e Nióbio (TIC), a Responsible Minerals Initiative (ver pergunta 7), a parceria europeia para minerais responsáveis, iTSCI, etc.). Nesse contexto, importa salientar que a OCDE realizou um projeto-piloto que avalia o grau de alinhamento dos programas do setor industrial com o guia da OCDE sobre o dever de diligência. Os programas do setor industrial (ou "sistemas do dever de diligência", tais como referidos no contexto da UE) podem solicitar o reconhecimento da CE e os sistemas reconhecidos serão listados no site da CE.

Embora as empresas possam utilizar terceiros para desempenhar tarefas de dever de diligência, a responsabilidade final pela adequação do dever de diligência cabe à sua empresa. É importante ser responsável pelo seu próprio dever de diligência e pelo trabalho de mapeamento da cadeia de aprovisionamento, um passo de cada vez.

Caso tenha feito consultas ou utilizado um formulário de notificação para colher informações da cadeia de aprovisionamento de seus fornecedores e não tiver recebido nenhuma resposta de volta, faça o acompanhamento por e-mail ou telefone, repetidamente se necessário. Isso deve ajudar a comunicar a importância da pergunta e a razão do seu pedido.

Caso ainda não receba uma resposta, entre em contato novamente para informar que ainda aguarda uma resposta e chame a direção do seu fornecedor para perguntar por que você não obteve nenhuma resposta, o que podem fazer para lhe dar uma e em que prazo.

Você deseja descobrir por que o fornecedor não responde. É possível que

• O formulário não tenha sido enviado à pessoa correta, o que é fácil de retificar
• O fornecedor não compreende a razão da pergunta ou a sua importância (certifique-se de que deixa isso claro, inclusive em termos comerciais)
• O fornecedor não sabe coletar as informações
• O fornecedor está brigando para conseguir respostas de seus próprios fornecedores

Assim que descobrir o motivo pelo qual o fornecedor não responde, considere como você pode ajudá-lo a obter essas informações. Se o fornecedor não puder dar as informações devido à falta de competência ou porque tem brigado para obter as respostas de seus fornecedores, você pode sugerir que ele entre em contato novamente com seus fornecedores para deixar claro a necessidade de ter suas solicitações atendidas. Você também pode se oferecer para escrever uma carta ao(s) fornecedor(es) para ajudá-lo a justificar seus pedidos.

Caso seja uma questão de falta de vontade por parte do seu fornecedor, considere a possibilidade de conversar com os seus principais clientes e/ou associações/sistemas do setor industrial pertinente e unir esforços para criar uma abordagem combinada que possa ajudar a transformar um fornecedor relutante em um fornecedor mais colaborativo. Neste ínterim, comece a sondar fornecedores alternativos caso precise cortar relações e considere comunicar esse fato ao seu fornecedor como parte da sua negociação para obter o que precisa. Se o fornecedor se recusar a fornecer as informações de que necessita, a medida de último recurso seria suspender ou encerrar a negociação com o fornecedor.

É importante salvar e-mails, guardar cartas e/ou a minutagem das chamadas telefônicas documentando todos os passos acima. Essas informações podem ser valiosas durante as auditorias (fase 4 do guia da OCDE sobre o dever de diligência) e podem também permitir-lhe acompanhar os progressos realizados e identificar qualquer necessidade de melhorias na gestão do fornecedor.

Os riscos estão listados no guia da OCDE sobre o dever de diligência e resumidos abaixo.

Graves abusos associados à extração, transporte ou comércio de minerais

• Quaisquer formas de tortura, tratamento cruel, desumano e degradante
• Quaisquer formas de trabalho forçado ou obrigatório
• As piores formas de trabalho infantil
• Outras violações graves dos direitos humanos e abusos, como a violência sexual generalizada
• Crimes de guerra ou outras violações graves do direito humanitário internacional (crimes contra a humanidade ou genocídio)

Apoio direto ou indireto a grupos armados não estatais ou a forças de segurança privada/pública

• Grupos armados não estatais ou forças de segurança pública ou privada que controlam ilegalmente os áreas de mineração ou as rotas de transporte, os pontos em que os minerais são comercializados e os atores a montante na cadeia de aprovisionamento
• Grupos armados não estatais ou forças de segurança pública ou privada que tributam ilegalmente ou extorquem dinheiro ou minerais nos pontos de acesso a minas, ao longo de rotas de transporte ou em pontos onde os minerais são comercializados
• Grupos armados não estatais ou forças de segurança pública ou privada que tributam ilegalmente ou extorquem intermediários, empresas de exportação ou comerciantes internos

Suborno, fraude, lavagem de dinheiro, financiamento do terrorismo

• Suborno e deturpação fraudulenta da origem dos minerais e lavagem de dinheiro
• Não pagamento de impostos, taxas e royalties às administrações públicas
• Financiamento de grupos terroristas

Para ajudar as empresas a compreender os riscos nas suas cadeias de aprovisionamento e a dar prioridade a esses riscos a fim de permitir um processo de dever de diligência mais eficiente a OCDE desenvolveu o portal da OCDE para a informações sobre riscos da cadeia de aprovisionamento.

Comece por tentar identificar sua cadeia de aprovisionamento seguindo as orientações das perguntas anteriores. Em seguida, tente identificar a presença de qualquer um dos seguintes sinais de alerta, tais como descritos no guia da OCDE sobre o dever de diligência (que também será abordado no próximo manual da Comissão).

Locais com sinais de alerta

• Alega-se que o mineral é originário de um país que possui estoques ou reservas conhecidas limitadas, recursos prováveis, ou níveis de produção esperados do mineral (ou seja, os volumes declarados de minerais desse país estão fora de conformidade com as suas reservas conhecidas ou com os níveis de produção esperados).
• Alega-se que o mineral é originário de um país onde se sabe ou razoavelmente se suspeita que o mineral que lá transita é proveniente das zonas de conflito e de alto risco.
• Alega-se que o mineral é proveniente de fontes de reciclagem/ferro-velho ou de fontes mistas e foi refinado em um país onde se sabe ou razoavelmente se suspeita que o mineral que lá transita é proveniente das zonas de conflito e de alto risco.

Sinais de alerta do fornecedor

• Os fornecedores, ou outras empresas a montante conhecidas, operam em um dos locais de origem e trânsito de mineral marcado com os sinais de alerta mencionados acima ou têm acionistas, ou outros interesses, nos fornecedores de minerais de um dos locais de origem e trânsito de minerais com os sinais de alerta mencionados acima.
• Sabe-se que fornecedores, ou outras empresas a montante conhecidas, têm se abastecido com minerais em um local de origem e trânsito de mineral marcado com sinal de alerta nos últimos 12 meses.

Circunstâncias do sinal de alerta

• As anomalias ou circunstâncias fora do comum são identificadas através das informações colhidas na fase 1 do guia da OCDE sobre o dever de diligência, o que dá origem a uma suspeita razoável de que o mineral possa contribuir para conflitos ou para abusos graves associados à extração, transporte ou comércio de minerais.

Você identificou um sinal de alerta?

• Não: não é necessário realizar nenhum dever de diligência adicional. No entanto, assegure uma revisão regular dos riscos e mantenha seu sistema de gestão estabelecido e atualizado. Lembre-se de fazer seu relatório público (fase 5).
• Sim: você deve fazer o seguinte
  • Fazer uma pesquisa adicional acerca dos sinais de alerta: por exemplo, ler os relatórios
  • Consultar a sociedade civil, os governos locais, os fornecedores locais e as agências das Nações Unidas e fazer perguntas para compreender melhor os riscos
  • Se você for uma empresa a montante, estabeleça uma equipe para avaliação em campo. Se você for uma pequena empresa, pode querer indicar iniciativas que contribuam para a realização de avaliações em campo e unir forças com outros membros do setor. Você também pode decidir unir forças com seus fornecedores para envolver interessados in loco ou especialistas que possam fornecer informações em primeira mão

A informação abaixo fornece apenas uma indicação de possíveis perguntas que podem ser dirigidas aos fornecedores para avaliar os riscos identificados pelo guia da OCDE sobre o dever de diligência. Note-se que essas perguntas poderão ter de ser adaptadas com base no papel da empresa na cadeia de aprovisionamento e no perfil do fornecedor.

Você pode fazer as seguintes perguntas ao seu fornecedor direto

• Quem são os principais indivíduos da organização (acionistas, quadros superiores, proprietários beneficiários, proprietários beneficiários finais)? [Peça um organograma da organização e verifique o antecedente dessas pessoas. Estão em alguma lista de sanções? Há algum registro criminal que tenha a ver com você? Existe alguma Pessoa Politicamente Exposta listada na organização?]
• Onde está registrada a empresa?
• Onde a empresa opera? Que tipo de atividades a empresa tem em cada país?
• A empresa tem licença? [Solicite uma cópia. Verifique as assinaturas: são de pessoas do organograma?]
• As zonas de operação estão dentro ou nas proximidades de um conflito e/ou na presença de grupos armados?
• Quem são os seus fornecedores e onde estão localizados? (Observação: esta é uma questão importante, uma vez que seu fornecedor pode estar situado em uma área de baixo risco, mas poderia abastecer-se de fornecedores situados em áreas de médio ou alto risco. Deve efetuar uma avaliação dos riscos no país do fornecedor e também nos países em que os seus próprios fornecedores – e, idealmente, todos os fornecedores da cadeia de aprovisionamento – estão localizados)

Compreensão das políticas do fornecedor e da abordagem de gestão de riscos

• A empresa tem políticas e procedimentos que abrangem os direitos humanos? [Solicite uma cópia quando disponível] (Observação: as políticas e os procedimentos devem combater os riscos listados na pergunta 11)
• A empresa tem políticas e procedimentos que abrangem o aprovisionamento em minerais responsável? [Solicite uma cópia quando disponível]
• A empresa mantém uma cadeia de custódia dos minerais que adquire? [Solicite o processo e o procedimento seguidos para isso]
• A empresa dispõe de políticas e procedimentos que abrangem a luta contra a lavagem de dinheiro (AML) e contra o financiamento do terrorismo de acordo com as leis e políticas locais e internacionais relacionadas com a AML?
• A empresa mantém um registro dos pagamentos de impostos? [Peça comprovantes]
• A empresa tem uma política e um procedimento de reclamação e denúncia? [Solicite uma cópia quando disponível]
• A empresa tem procedimentos de atenuação de riscos identificados na sua cadeia de aprovisionamento? [Solicite um plano de gestão do risco]
• A empresa mantém um relatório de incidentes para monitorar a ocorrência de incidentes? [Solicite uma cópia]
• A empresa opera em uma zona onde há risco de trabalho infantil nas minas? Se sim, como garantem que crianças não participam de trabalhos perigosos em torno da sua concessão?

Uma vez identificados os potenciais riscos na sua cadeia de aprovisionamento, você pode avaliar esses riscos e identificar os mais proeminentes. Para identificar os riscos mais importantes, você precisará considerar os seguintes critérios

Escala: refere-se à gravidade do risco. Qual é o impacto potencial nas pessoas? (Em oposição à pergunta habitual: qual é o impacto potencial na empresa?) Quanto maior o impacto, maior a escala.

Escopo: o risco está relacionado com o alcance do risco. Quantas pessoas poderiam ser afetadas pelo risco? Quanto maior o número, maior o escopo.

Característica irremediável: refere-se aos limites da capacidade de restaurar os indivíduos ou o ambiente afetados para uma situação equivalente à situação anterior à do impacto adverso. O impacto seria irremediável se não interviesse? Você precisa fazer algo antes que o impacto negativo de um risco se materialize e se torne irremediável. Quando um risco que se materializa é difícil de remediar, o risco relevante deve ser considerado uma prioridade.

As orientações da OCDE para um comportamento responsável das empresas incluem alguns exemplos de como aplicar os critérios de escala, âmbito e característica irremediável.

O quadro abaixo apresenta um exemplo de impacto negativo nas orientações RBC da OCDE.

O guia da OCDE sobre o dever de diligência está alinhado com os princípios orientadores das Nações Unidas acerca das empresas e dos direitos humanos, que solicita às empresas que se concentrem nas questões proeminentes de direitos humanos e de financiamento de riscos de conflito. Para mais informações sobre os riscos mais importantes dos direitos humanos, veja esta página e este vídeo.

O guia da OCDE sobre o dever de diligência inclui uma definição do que constitui uma zona de conflito e de alto risco. A fim de facilitar o cumprimento do regulamento da UE, a Comissão elaborou orientações não vinculativas, sob a forma de um manual destinado aos operadores econômicos, explicando a melhor forma de aplicar os critérios de identificação das zonas de conflito e de alto risco, e convidou peritos externos a fornecerem uma lista indicativa, não exaustiva e regularmente atualizada dessas áreas.

Você deve usar essa ferramenta para realizar o dever de diligência de um fornecedor ou cliente existente, potencial ou novo. A lista das zonas de conflito e de alto risco acima referida será atualizada regularmente, visto que a situação e as circunstâncias de uma determinada área geográfica podem mudar com alguma frequência e um país ou área que hoje não são de conflito ou de alto risco podem vir a ser amanhã. Lembre-se de que esta é uma lista indicativa e não exaustiva e você deve fazer sua própria pesquisa para identificar mais detalhadamente todas as zonas de conflito e de alto risco.

Em primeiro lugar, é importante lembrar que o objetivo do guia da OCDE sobre o dever de diligência não é impedir a utilização de 3TG nas zonas de conflito e de alto risco, mas sim garantir que essa utilização não leve a resultados como o financiamento de grupos armados, crimes econômicos graves e violações dos direitos humanos. A fim de prevenir ou atenuar um risco identificado, as empresas podem continuar a comercializar e a desenvolver esforços de redução dos riscos, suspender o comércio enquanto prosseguem esses esforços ou desvincular-se de um fornecedor após tentativas frustradas de atenuação dos riscos.

Aqui estão alguns benefícios de se abastecer em zonas de conflito e de alto risco

• O regulamento da UE e o guia da OCDE sobre o dever de diligência não recomendam a exclusão de um fornecedor de uma zona de conflito e de alto risco como principal estratégia de atenuação. O objetivo dessas duas estruturas de conformidade é ajudar a evitar sanções políticas ou comerciais à exportação de minerais das zonas de conflito e de alto risco.
• O negócio dos minerais é uma tábua da salvação vital para muitos indivíduos, famílias e comunidades em tempos de conflito ou de convulsões políticas e econômicas. Se estas pessoas perderem o mercado dos seus minerais, podem perder rendimentos ou serem forçadas a baixar os preços ou vender para outros compradores sob condições menos favoráveis. Isso pode torná-las ainda mais vulneráveis a violações dos direitos humanos e reduzir a sua capacidade de lidar com eventos de risco.
• O fato de manter compromissos com as zonas de conflito e de alto risco, em combinação com medidas adequadas de dever de diligência, é uma oportunidade para se conseguir um impacto econômico positivo em uma sociedade frágil. Isso pode resultar para você e seus clientes em oportunidades de contar histórias positivas como parte de estratégias de comunicação pró-ativas ou reativas. Permanecer fiel aos fornecedores que enfrentam uma situação política em deterioração pode gerar lealdade recíproca e outros benefícios a longo prazo.
• Em certas condições, a manutenção da atividade dos produtores de zonas de conflito e de alto risco está em conformidade com as orientações da OCDE para as empresas multinacionais.

Se a sua empresa descobrir que um ou mais dos seus fornecedores adquirem minerais de uma zona de conflito e de alto risco, você não deve parar de negociar com eles como primeira resposta. Caso pretenda continuar a abastecer-se em zona de conflito e de alto risco, deve fazer todos os esforços razoáveis para gerir riscos e fornecer provas (por exemplo, auditorias, documentos de dever de diligência) aos seus clientes de que o seu dever de diligência (e, portanto, o do seu fornecedor) é confiável e que não há virtualmente nenhum risco de se financiar conflitos ou violar direitos humanos. Tal ato deve aumentar, entre os clientes, a aceitação dos minerais das zonas de conflito e de alto risco nas suas cadeias de aprovisionamento. Se pedirem para você parar de se abastecer nas zonas de conflito e de alto risco, converse com eles para explicar o quão rígida é essa visão. A mudança de fornecedores ou de proveniências pode ser desafiadora e dispendiosa, portanto você deve ter certeza de que ela é necessária para o negócio deles e para o seu.

Lembre-se! O dever de diligência é um processo! Você não será capaz de consertar tudo de uma só vez e não será perfeito desde o início. Você precisa provar que está melhorando progressivamente a maneira como conduz o dever de diligência e que pode melhorá-lo com o tempo. Se seguir as fases do dever de diligência e conseguir provar que houve uma melhora significativa no seu sistema de gestão de riscos, então poderá declarar que fornece minerais de forma responsável.

Você pode fazer o seguinte para ajudar:

Apoiar o seu fornecedor, oferecendo-se para redigir uma carta que o fornecedor pode utilizar para melhor explicar e reforçar as razões pelas quais solicita essa informação aos seus fornecedores. Se um de seus fornecedores estiver sendo particularmente difícil, você poderá se oferecer para participar de uma chamada com ambas as entidades para ajudar seu fornecedor a comunicar a importância e o benefício de fornecer as informações solicitadas.

Sugerir que o seu fornecedor comece a incluir requisitos de divulgação em novos contratos de fornecedor.

Discutir com o seu fornecedor se soluções conjuntas podem ser identificadas. Juntos, vocês pode se aproximar de associações do setor industrial e perguntar a elas se podem dar suporte.

Contratar especialistas no campo da sustentabilidade e do abastecimento responsável para realizar as tarefas mais críticas, como a realização de uma análise da situação da cadeia de aprovisionamento ou a realização de uma avaliação em terreno dos fornecedores de risco muito alto no segmento a montante. Essa empreitada pode ser muito dispendiosa, a depender dos locais dos seus fornecedores. Talvez seja possível solicitar aos seus fornecedores que compartilhem o custo desse serviço para que seja administrável.

Compartilhar suas políticas e procedimentos de dever de diligência com seus fornecedores. Isso não só os ajudará a colocar o sistema deles em funcionamento mais rapidamente, como também significará que tal sistema estará mais propenso a estar alinhado com o seu, o que aumentará a sua confiança no que o seu fornecedor faz em como dever de diligência. Outro benefício é que o fornecedor pode lhe dar feedback ou ideias para simplificar ou melhorar as suas políticas, por exemplo, a maneira como atingir os padrões que você persegue para si e, ao mesmo tempo, aumentar a viabilidade para os fornecedores. Isso é inestimável quando se fala de melhoria contínua e de busca de eficiência e desempenho ideal.

Introduza o seu fornecedor aos sistemas do setor industrial, às iniciativas conjuntas ou aos prestadores de serviços especializados (por exemplo, empresas de TI) que possam ajudá-lo a instalar os sistemas necessários de forma economicamente eficiente.

Compartilhar essa orientação com seu fornecedor para ajudá-lo a entender como se relacionar melhor com seus próprios fornecedores.

Em primeiro lugar, peça aos seus fornecedores que compartilhem as medidas de dever de diligência e atenuação que eles implementaram relativas à extração e/ou ao fornecimento responsáveis. Solicite as seguintes informações

• A política de cadeias de aprovisionamento deles para o aprovisionamento em minerais responsável. A OCDE apresenta um modelo para essa política no anexo II do guia da OCDE sobre o dever de diligência
• O sistema de gestão (por exemplo, procedimento, fluxograma) que eles têm em vigor para avaliar os riscos e chegar a um acordo sobre as estratégias de atenuação
• O sistema de recolha de dados e de gestão de dados que utilizam para gerir as informações da cadeia de aprovisionamento

Dessa forma, você pode verificar se eles dispõem de sistemas de dever de diligência adequados e em conformidade com o seu, ou seja, se são bons o suficiente a ponto de lhe transmitir segurança no sentido de que consigam gerir riscos que, por ventura, surjam.

Você deve então definir com o seu fornecedor de que forma ele lhe comunicará os incidentes que venham a ocorrer, de que maneira são ou foram tratados, e o tempo passado entre o momento do incidente e o momento de que se tomou conhecimento do incidente.

Se seu fornecedor estiver frustrado com suas solicitações, tente o seguinte

Se forem agressivos, não responda de forma irritada e tente evitar qualquer escalada emocional. Tente ouvir as preocupações deles e explique que enfrentou desafios semelhantes e será um enorme prazer compartilhar a maneira como os tratou. Certifique-se de que o seu fornecedor compreenda que o dever de diligência é um processo que pode não ser perfeito desde o início, mas que é importante demonstrar uma melhoria progressiva da maneira como uma empresa faz o dever de diligência e que isso pode ajudá-los a trazer valor para o negócio deles.

Esclareça que muitos países têm adotado uma estrutura regulamentar em relação às cadeias de aprovisionamento responsáveis. Explique que você provavelmente está entre os primeiros clientes a fazer perguntas sobre o dever de diligência deles, mas que muitos outros farão em breve, devido a um número cada vez maior de leis obrigando o fornecimento responsável.

Ofereça apoio e certifique-se de ter o mesmo entendimento sobre o dever de diligência. Explique que está contente em conversar com eles sobre como podem montar o sistema de gestão de riscos e todas as políticas e como provar que estão implementados. Dê exemplos de políticas, como identificar sinais de alerta e como atenuar riscos, e compartilhe com eles informações disponíveis online.

Prepare seus fornecedores informando-os antecipadamente sobre suas futuras solicitações. Não espere até o último minuto para pedir aos seus fornecedores informações sobre o sistema de dever de diligência deles. Uma vez que o dever de diligência é um processo, você terá que dar aos seus fornecedores um alerta precoce e tempo suficiente para estabelecer seus sistemas em vigor.

Encoraje seus fornecedores a se unir a iniciativas existentes no setor industrial. Explique que essas iniciativas dão oportunidades para aprender com os pares sobre o dever de diligência, para ter acesso a informações e ferramentas de avaliação de riscos, e também para trabalhar em rede com novos clientes potenciais.

Compartilhe a plataforma ‘due diligence ready!’ com eles. A plataforma ‘due diligence ready! ’é uma introdução para o guia da OCDE sobre o dever de diligência. se compreenderem melhor o "porquê" e o "como" do dever de diligência, podem ser mais receptivos com suas perguntas.

Se um fornecedor precisar estabelecer uma estratégia confiável de avaliação e atenuação dos riscos, peça-lhe que estabeleça uma estratégia dentro de um prazo estabelecido. Você pode decidir suspender a sua relação com ele até a resolução do problema ou pode informar que a suspensão da relação acontecerá dentro de um prazo máximo determinado, podendo variar de acordo com a sensação do nível de risco assumido ao manter a relação sem ter implementado os procedimentos. Também é possível optar por aconselhá-lo sobre a criação desses sistemas ou indicar-lhe o caminho para as informações que possam ajudá-lo.

"Atenuação" de um risco ou potencial impacto adverso refere-se às medidas tomadas para reduzir a probabilidade de que certos impactos adversos ocorram. Você pode, por exemplo, pedir aos seus fornecedores para compartilhar suas políticas com você e explicar como eles identificam e gerem os riscos. Se seus fornecedores não tiverem esse sistema em vigor, você pode lhes pedir para criar um dentro de um prazo determinado e depois pedir que lhe enviem atualizações. Você também pode oferecer formação básica aos seus fornecedores, seja compartilhando suas políticas e procedimentos como forma de exemplo, seja fornecendo algumas orientações e explicações adicionais por telefone. Além disso, faça uma lista de todos os recursos online úteis e compartilhe-a com seus fornecedores.

A atenuação dos efeitos adversos reais refere-se a medidas tomadas para reduzir a extensão de um impacto. Se um incidente estiver ocorrendo ou já tiver ocorrido, pergunte aos fornecedores quais medidas tomaram para evitar outro incidente do tipo ou um impacto ainda maior. Consulte também o anexo III do guia da OCDE sobre o dever de diligência: "Medidas sugeridas para a atenuação dos riscos e indicadores para medir a melhoria".

As orientações da OCDE para as empresas multinacionais (Diretrizes da OCDE para Empresas Multinacionais) indicam as seguintes opções em relação às medidas de atenuação em uma relação comercial

• Continuação da relação com um fornecedor durante os esforços de atenuação dos riscos
• Suspensão temporária da relação durante a busca da atenuação do risco
• Ou, como último recurso, o corte de relações com o fornecedor, seja após tentativas frustradas de atenuação, seja quando a empresa considere inviável uma atenuação, seja devido à gravidade do impacto adverso

Certifique-se de manter um registro de todas as trocas de e-mails, da minutagem das chamadas telefônicas, de quaisquer conversas com fornecedores ou partes interessadas e de quaisquer decisões tomadas, pois tudo isso servirá de prova sólida dos seus esforços de dever de diligência.

Qualquer impacto real requer remediação (veja a pergunta 22).

A remediação, de acordo com os "princípios orientadores das Nações Unidas sobre as empresas e os direitos humanos", é o processo ou o ato que proporciona uma solução, ou seja, o processo através do qual uma empresa restaura pessoas ou grupos negativamente afetados pela concretização de um risco para um estado anterior à ocorrência do incidente.

Quando um risco se materializa e é relatado por um de seus fornecedores ou por outras partes, você deve perguntar aos seus fornecedores quais medidas de correção eles implementaram. O fornecedor ou outra parte deve determinar as formas de remediação adequadas através da

• Análise de normas existentes que já devem existir no plano internacional e local para determinar as formas de remediação adequadas
• Pesquisa de precedências e das medidas tomadas em casos semelhantes
• Consideração da preferência das partes interessadas, ou seja deve-se consultar as pessoas afetadas que deverão indicar o melhor para elas

Isto é particularmente desafiador quando exemplos das piores formas de trabalho infantil ou de trabalho forçado estão ligados aos seus fornecedores. Nesses casos, você pode exigir o encaminhamento das vítimas para as autoridades locais adequadas ou para iniciativas locais protetoras de crianças vulneráveis.

Além disso, estabeleça contatos com as associações pertinentes do setor e solicite orientação e apoio, incluindo informações sobre como podem ajudar na atenuação dos riscos e como impedir a sua concretização.

Veja algumas observações sobre riscos específicos abaixo

Piores formas de trabalho infantil: as crianças devem ser protegidas das piores formas de trabalho infantil. No entanto, a remediação deve também avaliar os impactos da demissão imediata de trabalhadores infantis tendo em conta questões como a substituição do rendimento perdido para as suas famílias ou os riscos de crianças serem forçadas a outras atividades ilícitas, como o uso de crianças em conflitos armados, prostituição infantil, etc.

Trabalho forçado: a indenização e o acesso à justiça são ações comuns de remediação em relação ao trabalho forçado. A empresa pode querer se envolver para ajudar as vítimas, pois obstáculos ao acesso a soluções são muito comuns.

Não entre em pânico! Mas trate a questão com seriedade tomando, por exemplo, as seguintes medidas

• Reportar as conclusões ao gerente sênior
• Cortar relações com fornecedores que cometem graves violações dos direitos humanos ou dão apoio direto ou indireto a grupos armados não estatais
• Continuar a fornecer, mas atenuar, todos os outros riscos do anexo II (como a lavagem de dinheiro, etc.), com um cronograma mensurável para melhorias especificadas
• Fazer atenuação do risco através da
  • Criação de um plano sobre como eliminar os riscos identificados
  • Monitoração dos riscos na cadeia de aprovisionamento com o apoio das partes interessadas

O guia da OCDE sobre o dever de diligência estabelece: "Conforme especificado na fase 3(D) do anexo I, as empresas devem realizar uma avaliação de risco adicional sobre os riscos que requerem atenuação após a adoção do plano de gestão de riscos. Se, no prazo de seis meses a partir da adoção do plano de gestão de riscos, não se verificar qualquer melhoria significativa mensurável para prevenir ou atenuar o risco de apoio direto ou indireto às forças de segurança públicas ou privadas, as empresas deverão suspender ou descontinuar o contrato com o fornecedor por um período mínimo de três meses. A suspensão pode ser acompanhada de um plano revisto de gestão do risco, que indique os objetivos de desempenho para uma melhoria progressiva que devem ser alcançados antes de retomar a relação comercial."

Consulte também o anexo III do guia da OCDE sobre o dever de diligência (veja a pergunta 21): "Medidas sugeridas para a atenuação dos riscos e indicadores para medir a melhoria".

Tal como definida na norma ISO 19011:2011 (diretivas para a auditoria dos sistemas de gestão), uma auditoria é um "processo sistemático, independente e documentado para a obtenção de registros de provas de auditoria, declarações de fatos ou outras informações relevantes e verificáveis e para a sua avaliação objetiva, a fim de determinar em que medida os critérios de auditoria definidos para as políticas, procedimentos ou requisitos são cumpridos".

As fundições e refinarias de 3T e as refinarias de ouro que pretendam cumprir o guia da OCDE sobre o dever de diligência (ou o regulamento da UE, o qual inclui um requisito de auditoria - com exceções limitadas - a todos os importadores de 3TG, independentemente de a empresa ser uma fundição/refinaria), estão sujeitas a auditorias conduzidas por terceiros.

O objetivo das auditorias de terceiros é fornecer evidências de que as medidas adotadas são suficientes para cumprir o guia da OCDE sobre o dever de diligência (ou o regulamento da UE, o qual é consistente com ele). As auditorias podem também ser úteis para verificar se quaisquer problemas no sistema de gestão detectados no passado foram resolvidos e para identificar quaisquer melhorias que possam ser introduzidas no sistema.

Em primeiro lugar, certifique-se de que conhece e compreende os requisitos da norma que pretende cumprir, especialmente se as suas políticas, processos e procedimentos de dever de diligência na cadeia de aprovisionamento estão alinhados com o modelo de política da cadeia de aprovisionamento constante do anexo II do guia da OCDE sobre o dever de diligência (3ª edição, 2016).

Se você não sabe ou está tendo problemas para entendê-los, procure uma consultoria o quanto antes em vez de depois!

Para se preparar para a auditoria, pode utilizar a "preparação geral para uma auditoria – um guia de boas práticas".

Você deve também visitar a lista do site da Comissão Europeia de todos os sistemas de dever de diligência reconhecidos pela Comissão (a seguir). Esses sistemas oferecem normalmente auditorias independentes a terceiros para verificar se uma empresa dispõe de sistemas para garantir o abastecimento responsável de minerais (consulte também a pergunta 28).

Auditorias

1. Qual é o processo de auditoria?

   Após a escolha do auditor, ele fornecerá à sua empresa um plano de auditoria e uma lista de verificação.

   O plano de auditoria e a lista de verificação de auditoria fornecerão as informações e provas que o auditor deve verificar para garantir que a sua empresa esteja em conformidade com o regulamento da UE.

   Os acordos logísticos serão então organizados e acordados entre a sua empresa e os auditores. Dê à sua empresa o máximo de tempo possível para se preparar para a auditoria.

2. Quem conduzirá a auditoria?

   Você deve usar um auditor independente da sua empresa e com conhecimento de políticas, procedimentos e técnicas de diligência na cadeia de aprovisionamento, bem como do contexto social, cultural e histórico das zonas de conflito e de alto risco.

3. O que acontece se algum problema for detectado durante o processo de auditoria?

   Se você pertence a um programa do setor industrial que promove o dever de diligência, esse programa normalmente vai aguardar, e ajudar, você resolver os problemas encontrados. Caso tenha obrigações legais ao abrigo, por exemplo, do regulamento da UE, pode estar sujeito a uma verificação ex-post por parte da autoridade competente do seu país da UE, a qual analisará os resultados em pormenor no âmbito de atividades mais amplas para determinar se você está de acordo com as obrigações.

4. Por que razão planos de melhoria são necessários?

   Um dos objetivos fundamentais da auditoria é fornecer às partes interessadas evidências de que as empresas seguem um processo de melhoria contínua da sua gestão da cadeia de aprovisionamento.

Caso precise passar por uma auditoria e não sabe onde encontrar um auditor, entre em contato com um programa do setor industrial criado para promover um dever de diligência responsável. A avaliação do alinhamento dos programas do setor industrial efetuada pela OCDE inclui uma série de programas desse tipo, centrados em metais ou minerais específicos.

Esses programas do setor industrial (ou "sistemas do dever de diligência", tais como são referidos no contexto da UE) podem solicitar o reconhecimento da CE e os sistemas reconhecidos serão listados no site da CE.

Os modelos de relatórios e os sistemas de TI estão disponíveis para ajudá-lo a colher todas as informações relevantes de seus fornecedores e/ou a se comunicar com seus clientes. Você pode saber mais na "caixa de ferramentas do dever de diligência".

Se seus clientes lhe pedirem para completar relatórios diferentes uns dos outros, encoraje-os a usar ferramentas de relatórios que estejam de acordo com os padrões de intercâmbio de dados.

Se seu cliente não seguir seu conselho, você terá de preencher o modelo de relatório da escolha dele ou arriscar comprometer a relação de vocês. No entanto, comunique as suas preocupações para as iniciativas pertinentes do setor industrial e da UE, pois as suas sugestões ajudarão a garantir que essas associações possam reunir-se para identificar soluções para problemas como esses para beneficiar o setor industrial como um todo.

Caso não fale o respectivo idioma, escreva o seu relatório no seu próprio idioma e encomende uma tradução profissional ou utilize ferramentas de tradução gratuitas online. Caso seus fornecedores não falem o seu idioma, traduza as políticas e as comunicações importantes para idioma deles, pois é importante que sejam claramente compreendidas por seus fornecedores. Pode também dirigir-se às associações do setor industrial e às autoridades competentes dos países da UE para procurar obter mais apoio.

Não (Última verifica: 12/2022).

No que diz respeito à simplificação de acordo com o art. 6(2) do Regulamento, uma simplificação é já possível. A isenção de acordo com o art.6(2) do Regulamento não depende de sistemas reconhecidos nos termos do artigo 6(2) do Regulamento ou da lista de fundições e refinarias responsáveis a nível mundial, como definidos no art.-9 do Regulamento. Contudo, como estes últimos ainda não estão disponíveis, devem ser fornecidas provas substantivas, incluindo relatórios de auditoria de auditorias de terceiros, que demonstrem que todas as fundições e refinarias da cadeia de abastecimento cumprem as disposições do Regulamento.

No que diz respeito à simplificação de acordo com o Art. 7(1) do Regulamento, a simplificação não é actualmente possível, uma vez que não existem sistemas reconhecidos pela Comissão da UE de acordo com o artigo. 8. Isto não é possível sem o reconhecimento pela Comissão da UE.

Em geral, aplica-se a ambas as simplificações que a utilização de um sistema reconhecido por si só não constitui prova do cumprimento das obrigações de diligência devida, mas apenas deve ser entendida como prova relacionada com a obrigação de auditoria. As empresas têm a responsabilidade pelo cumprimento das obrigações de diligência devida e isto não pode ser delegado nos sistemas externos. Os sistemas servem apenas de apoio.

Sim, os requisitos de diligência devida são obrigatórios e as provas necessárias devem ser fornecidas, mesmo que nenhum sistema de diligência devida da cadeia de abastecimento tenha sido reconhecido como conforme com o  Regulamento (UE) 2017/821 até agora. O Regulamento pode ser cumprido sem sistemas ou sem uma lista de fundições e refinarias responsáveis. Mesmo que os sistemas fossem reconhecidos, o aArt. 6(2) do Regulamento apenas isentaria os importadores da União da sua própria obrigação de auditoria nos termos do art. 6(1) do Regulamento. As outras obrigações de diligência continuarão a existir e as provas correspondentes deverão ser fornecidas.

Não, se os sistemas de diligência devida na cadeia de abastecimento forem reconhecidos como equivalentes ao Regulamento (UE) 2017/821, este reconhecimento só se aplica a partir da data do reconhecimento. Os sistemas só podem, portanto, contribuir para alcançar os objectivos do Regulamento no futuro e não são considerados como prova de medidas de diligência do passado.

A Comissão Europeia recebeu até 30 de junho de 2023 e começará a analisar os relatórios anuais de execução dos países da UE. Estes serão os primeiros relatórios que refletem os controlos de conformidade ex post realizados pelas autoridades competentes dos Estados-Membros (MSCAs) da UE, abrangendo o ano 2022. Por conseguinte, ainda não estão disponíveis quaisquer dados.

A implementação efectiva e uniforme do Regulamento é da responsabilidade das MSCAs (Autoridades Competentes dos Estados-Membros) da UE (artigo 10.º, n.º 3, do Regulamento). A Comissão apoia a aplicação deste artigo, proporcionando oportunidades de intercâmbio e coordenação entre as MSCA através do grupo de expertos sobre o fornecimento responsável de 3TG. Os pormenores das práticas de execução das MSCA são conhecidos principalmente pelo país da UE e podem, ao critério do país da UE, ser partilhados com a Comissão Europeia até ao verão de 2023 através dos relatórios anuais de implementação que serão revistos e analisados.

Dado que as conclusões do primeiro ano sobre os controlos ex post (ano de referência 2022) serão abrangidas pelos relatórios anuais de implementação, esta informação ainda não está disponível.

O Regulamento ‘Minerais provenientes de zonas de conflicto e de alto risco’ é considerado uma lex specialis, abrangendo as cadeias de abastecimento específicas de 3TG e os riscos específicos associados aos conflictos, de acordo com as orientações do guia da OCDE. A revisão em curso do regulamento analisará igualmente a questão da interação deste regulamento com outros actos legislativos conexos, como a CSDDD, o regulamento relativo às baterias ou a lei relativa às matérias-primas críticas.

Do ponto de vista da prática do dever de diligência, as empresas não devem ‘assumir’ os resultados das avaliações de risco. É da responsabilidade de cada entidade efetuar as devidas diligências na sua cadeia de abastecimento. De acordo com as principais práticas e orientações em matéria de dever de diligência, como os Princípios Orientadores das Nações Unidas sobre Empresas e Direitos Humanos e o Guia sobre o dever de diligência da OCDE, as empresas são individualmente responsáveis pelos seus exercícios de diligência. O facto de um material específico poder estar ligado ao financiamento de conflitos e aos riscos conexos dependerá também da origem dos minerais, uma vez que as empresas na Europa podem estar a transformar 3TG, mas é muito provável que tenham obtido a matéria-prima de países fora da UE.

Do ponto de vista da prática de diligência devida, embora os metais possam ser processados/fabricados na UE, as matérias-primas podem ter uma origem diferente. Por conseguinte, vale a pena verificar com o fornecedor da UE que tipo de processos tem em vigor para efetuar controlos aos seus próprios fornecedores de matérias-primas.

Na perspetiva do Regulamento Minerais de Conflito, os requisitos obrigatórios de diligência devida apenas se aplicam às importações para a UE de 3TG, de acordo com os códigos da Nomenclatura Combinada (NC) do Regulamento Minerais de Conflito da UE (UE) 2017/821 (ver definição de importador da União no artigo 2.º, alínea l) - " uma pessoa singular ou coletiva que declara minerais ou metais para efeitos de introdução em livre prática, na aceção do artigo 201.o do Regulamento (UE) n.o 952/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, ou uma pessoa singular ou coletiva em cujo nome essa declaração é feita, tal como indicado nos elementos informativos 3/15 e 3/16, em conformidade com o anexo B do Regulamento Delegado (UE) 2015/2446 da Comissão ".

Como princípio geral, do ponto de vista da prática de diligência, as acções e actividades de controlo dependerão dos riscos identificados (sendo a localização um fator, mas não o único). Um fornecedor sediado na Europa pode ainda estar ligado a riscos e/ou impactos adversos importantes em relação às suas próprias operações ou à sua cadeia de abastecimento. Consequentemente, se o processo de diligência (ou seja, a identificação dos riscos associados a esse fornecedor) identificar riscos importantes que possam exigir o controlo através de auditorias de terceiros, deve ser considerada a realização de auditorias. No entanto, é importante reconhecer que as auditorias não são a única ferramenta para monitorizar o desempenho dos fornecedores, e espera-se que as empresas envolvam os fornecedores com base nos riscos e impactos adversos identificados e acordem uma estratégia para mitigar, abordar e gerir esses riscos e impactos adversos.

No caso de a empresa procurar cumprir ou aderir a uma norma voluntária do sector, devem ser considerados os requisitos dessa norma no que respeita as auditorias efectuadas por terceiros.

Os membros da RMI são notificados de cada revisão do CMRT por correio eletrónico. Infelizmente, a RMI não dispõe de um canal para informar os não-membros sobre essas revisões. Como existe um processo de revisão regular, as revisões substanciais são publicadas apenas uma vez por ano.