Wyjaśnienie należytej staranności

Mówiąc najprościej, należyta staranność to sposób, w jaki dana firma rozumie ryzyko, zarządza nim i przekazuje na jego temat informacje. Obejmuje to ryzyko stwarzane dla innych oraz zagrożenia, które napotyka w wyniku podejmowania decyzji i działań o charakterze strategicznym i operacyjnym.

Techniczny opis należytej staranności wyglądałby następująco: jest to proces w ramach którego przedsiębiorstwa identyfikują rzeczywiste i potencjalne negatywne wpływy, zapobiegają im, łagodzą je i ponoszą w ich zakresie odpowiedzialność (Wytyczne OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych, rozdział II – Polityka ogólna, paragraf 10). Prowadzenie należytej staranności w łańcuchu dostaw to ciągły, aktywny i reaktywny proces, za pośrednictwem którego spółki monitorują i administrują zakupami oraz sprzedażą z myślą o tym, aby nie przyczyniać się do konfliktu lub powiązanego niepożądanego wpływu.

Należytą staranność można włączyć do szerszych systemów zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie, pod warunkiem że będzie ona wykraczała poza zwykłe identyfikowanie i zarządzanie zagrożeniami istotnymi dla samego przedsiębiorstwa, ale będzie obejmowała również zagrożenia dotyczące szkód związanych ze sprawami, o których mowa w wytycznych OECD (Wytyczne OECD odnośnie należytej staranności w celu odpowiedzialnego prowadzenia biznesu, wersja 2.1, str. 8). W łatwych do stosowania wytycznych OECD (str. 6) znajduje się pełen opis tych zagrożeń.

Aspiracje spółki do ogłoszenia się „wolną od konfliktów” nie stanowią zalecenia wytycznych OECD DDG ani wymogu rozporządzenia UE.

Skuteczne stosowanie należytej staranności w łańcuchach dostaw pomaga prowadzić odpowiedzialne zaopatrzenie z obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA), bez wycofywania takich obszarów z łańcucha dostaw. Inkluzywność obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA) była pierwotną intencją wytycznych OECD DDG oraz rozporządzenia UE.

Nieważne, czy stosujemy należytą staranność w łańcuchu dostaw po to, aby zadeklarować „wolną od konfliktu” działalność, czy „wolne od konfliktów” produkty – jeśli postępujemy zgodnie z etapami należytej staranności opisanymi w wytycznych OECD DDG oraz zarządzamy tak, aby wykazać znaczną poprawę systemu zarządzania ryzykiem, możemy twierdzić, że pozyskujemy minerały w sposób odpowiedzialny.

Sam fakt, że na danej firmie nie spoczywają żadne zobowiązania prawne, nie oznacza, iż należyta staranność jest nieważna albo nieużyteczna dla takiej spółki. Jest ponadto możliwe, że w przyszłości taka spółka będzie do tego zobowiązana. Ponadto, zważywszy na globalny trend rosnącej popularności należytej staranności we wszystkich łańcuchach dostaw minerałów, jest bardzo prawdopodobne, że klienci będą coraz częściej prosili o stosowanie należytej staranności. Gdy jesteśmy do tego przygotowani, oszczędzamy pieniądze oraz unikamy przyszłych niedogodności. Jesteśmy też w stanie kontrolować zagrożenia oraz pielęgnować wartości w firmie.

Realizacja należytej staranności pochłania dużo czasu i zasobów, ale ilość potrzebnego czasu będzie zależał od rozmiaru i pozycji firmy w łańcuchu dostaw, złożoności oraz profilu ryzyka łańcuchów dostaw, doświadczenia w organizowaniu systemów zarządzania oraz dostępu do szybkich i proporcjonalnych rozwiązań. Należy wspomnieć, że istnieje wiele różnych metod, za pomocą których firma może stosować należytą staranność, a wytyczne OECD DDG zostały opracowane z myślą o takiej elastyczności. Firmy z sektora MŚP mają zazwyczaj mniej dostawców niż większe spółki, ale ich stosunki handlowe są trwalsze. Dzięki temu mogą stopniowo gromadzić informacje niezbędne do tworzenia procedur należytej staranności oraz wprowadzania ich we właściwym terminie.

Firmy posiadające wielu dostawców powinny rozważyć przystąpienie do stowarzyszenia branżowego, aby nawiązać relację z innymi spółkami oraz wykorzystać większą siłę sprawczą takiego sojuszu. Należy również pomyśleć o wprowadzeniu systemów zarządzania (z ewentualnym uwzględnieniem systemu zarządzania danymi, który będzie pomagał w gromadzeniu, agregowaniu oraz raportowaniu danych o należytej staranności). Pełna lista rozwiązań IT znajduje się w zestawie narzędzi do zarządzania danymi. System zarządzania danymi skróci czas gromadzenia i agregowania danych oraz pozwoli się skoncentrować na łagodzeniu ryzyka wykrytego za pośrednictwem systemu.

Czas i pieniądze można zaoszczędzić w jeszcze inny sposób, a mianowicie korzystając z rozwiązań zintegrowanego oprogramowania do zarządzania danymi i zapewniania zgodności. Metody te pomagają zwiększyć wydajność i w efekcie zminimalizować koszty poprzez połączenie zgodności z różnymi prawami oraz umożliwienie dotarcia do dostawców. Pewne rozwiązania IT mogą na przykład pomóc w zachowaniu zgodności z wymogami/wytycznymi dotyczącymi odpowiedzialnego zaopatrzenia, a także w wypełnieniu kilku regulacyjnych/legislacyjnych wymogów, a wszystko to w zintegrowany i oszczędny sposób.

Terminy „niższego szczebla” oraz „wyższego szczebla” są stosowane do wskazywania różnych etapów produkcji oraz wykorzystania minerałów w łańcuchu dostaw oraz przemyśle. Prostymi słowy, spółki wyższego szczebla to podmioty działające na etapach od wydobycia do (i z włączeniem) wytapiania i rafinacji. Spółki niższego szczebla to te, które przetwarzają wyroby pochodzące z hut i rafinerii do postaci półproduktów oraz artykułów końcowych. Popatrzmy na niżej opisany łańcuch dostaw: wszystkie spółki widoczne po lewej stronie od hut i rafinerii (wraz z nimi) to spółki wyższego szczebla, natomiast wszystkie spółki po prawej stronie od hut i rafinerii to spółki niższego szczebla. Im dalej na dolnym szczeblu znajduje się dana spółka, tym bliżej jej do użytkownika końcowego/ konsumenta.

Przegląd łańcucha dostawy minerałów

Spółki na niższym szczeblu niż rafinerie i huty obejmują podmioty handlujące metalami i wymieniające je, banki kruszców, inne podmioty samodzielnie składujące złoto, producentów komponentów, producentów wyrobów, producentów oryginalnego sprzętu, producentów biżuterii oraz sprzedawców. A także inne spółki wykorzystujące przetworzone metale do wyrobu produktów, są to na przykład producenci i sprzedawcy sprzętu elektronicznego i/lub wyrobów medycznych. Spółki wyższego szczebla obejmują podmioty zajmujące się wydobyciem (kopalnie rzemieślnicze i wydobywające na małą skalę oraz dużych producentów), lokalnych handlowców i eksporterów z kraju pochodzenia minerałów, międzynarodowe podmioty handlujące koncentratami minerałów, podmioty odzyskujące minerały, rafinerie i huty.

Wyżej przedstawiony łańcuch dostaw jest uproszczony i bardzo klarowny, aby dobrze ilustrować typowe punkty czy też etapy łańcucha dostaw. Ale na każdym etapie lub w każdym punkcie może występować wiele podmiotów. Przykładowo na etapie „wydobycia” może istnieć wiele firm wydobywczych, działających na małą i dużą skalę. W łańcuchu dostaw mogą też występować różne firmy transportowe oraz różni handlowcy i przetwórcy minerałów. Etap/punkt „hut i rafinerii” jest zazwyczaj nazywany „etapem konwersji surowców na produkt”, po którym metal jest dostarczany do wielu spółek niższego szczebla. Hut i rafinerii jest mniej niż podmiotów wyższego i niższego szczebla (patrz również pytanie numer 8), co jest zrozumiałe, ponieważ tworzą kluczowy etap konwersji surowców na produkt w łańcuchu dostawy minerałów.

Polityka to dokument, w którym do wiadomości publicznej podaje się pewne zasady i zobowiązania, które podjęła firma w zakresie danego tematu. W tym przypadku w polityce opisuje się stanowisko firmy względem odpowiedzialnego zaopatrzenia oraz oczekiwania dotyczące tego, jak dostawcy będą wspierać firmy w realizacji celów ujętych w polityce. W Załączniku II do wytycznych OECD DDG znajduje się szablon polityki łańcucha dostaw na rzecz odpowiedzialnego globalnego łańcucha dostawy minerałów z obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA).

Załącznik może być używany i dostosowywany dla wszystkich spółek w łańcuchu dostawy minerałów. Polityka powinna być komunikowana pracownikom i dostawcom, na przykład poprzez publikowanie jej w witrynie internetowej oraz w biurach i zakładach, a także poprzez umieszczanie jej w umowach czy przesłanie do potencjalnych oraz obecnych dostawców i klientów za pośrednictwem poczty tradycyjnej bądź elektronicznej.

Inicjatywa ds. odpowiedzialnego gospodarowania minerałami (RMI) publikuje w swoim programie oceny powiązanie z polityką łańcucha dostaw każdej zgodnej huty i rafinerii. RMI zapewnia również mechanizm skargi, który można wykorzystać jako przykład.

Jeżeli reprezentują Państwo spółkę niższego szczebla, mogą Państwo sprawdzić przykładowe polityki innych dużych firm, które już teraz aktywnie stosują się do zasad odpowiedzialnego pozyskiwania minerałów. Jeżeli reprezentują Państwo spółkę ze środkowego obszaru wyższego szczebla, przykłady polityk znajdą Państwo w witrynie inicjatywy RMI z listą zatwierdzonych hut i rafinerii.

Sposób wprowadzania polityki jest określany w jej procedurze. W procedurze należy opisać funkcjonujący system zarządzania, aby dopilnować realizacji zobowiązań określonych w polityce. W procedurze powinna znajdować się informacja o osobach odpowiedzialnych za nadzorowanie jej wdrożenia, a także o tym kiedy i w jakich okolicznościach procedura zostanie poddana przeglądowi. Jeżeli potrzebują Państwo dalszych informacji na temat sposobu tworzenia systemu zarządzania, prosimy zapoznać się z „listą kontrolną elementów 3P: ustanowienie sprawnych systemów zarządzania firmą (Etap 1 OECD) za pomocą ludzi, polityk i procedur (Załącznik 1)”.

W wypadku pracowników spółki niższego szczebla, stosowanie procedur należytej staranności oznacza:

• Identyfikowanie hut i rafinerii w łańcuchu dostaw.

  Inicjatywa ds. odpowiedzialnego gospodarowania minerałami (RMI) opracowała Formularz sprawozdania dot. minerałów z rejonów objętych konfliktem (CMRT) – bezpłatny, ustandaryzowany szablon sprawozdawczy, którego można użyć do usprawnienia przepływu informacji przez łańcuch dostaw; zawiera on dane na temat kraju pochodzenia minerałów oraz wykorzystywanych w procesie hut i rafinerii. Szablonu tego można również użyć do zidentyfikowania nowych hut i rafinerii, które powinny przejść audyt. Niektóre spółki decydują się stosować szablon w oryginalnym formacie Excel i udostępniają go dostawcom, aby następnie gromadzić potrzebne informacje. Inne firmy wolą korzystać z rozwiązań IT, aby automatyzować proces (lista dostawców usług IT znajduje się w zestawie narzędzi należytej staranności).

  Po zidentyfikowaniu hut i rafinerii sprawdź, czy firma(-y) skutecznie przeszły audyt. Na mocy rozporządzenia UE Komisja sporządzi globalną listę odpowiedzialnych hut, uwzględniając te, w których funkcjonują systemy należytej staranności uznawane przez Komisję. Listę zatwierdzonych (które są zgodne z protokołami Procedury Kontroli Odpowiedzialnego Pozyskiwania Minerałów (RMAP)) i aktywnch (uczestnicy RMAP i zobowiązali się do poddania ocenie RMAP) hut i rafinerii można również znaleźć w witrynie Inicjatywy ds. odpowiedzialnego gospodarowania minerałami (RMI).

• Ocena systemów należytej staranności funkcjonujących w hutach i rafineriach względem wytycznych OECD DDG.

  Aby zrozumieć, czy i jak dostawcy zarządzają ryzykiem, należy poprosić ich o informacje. Jeżeli przekazane informacje nie są satysfakcjonujące, można dodatkowo poprosić o przekazanie przykładów zarządzania istotnymi zagrożeniami w przeszłości oraz tego, jak będzie to realizowane w przyszłości.

• Trudności małych firm w identyfikowaniu hut i rafinerii.

  Dlatego powinny one współpracować z innymi spółkami nad identyfikacją hut i rafinerii w łańcuchu dostaw. Zwłaszcza dostawcy (którzy powinni być teoretycznie na wyższych szczeblach) znajdujący się bliżej hut/rafinerii w łańcuchu dostaw mogą dysponować większą ilością informacji. Można ponadto dołączyć do stowarzyszeń branżowych i wspólnie z innymi członkami promować wysiłki na rzecz należytej staranności.

• >Wprowadzanie systemu transparentności do łańcucha dostaw w celu mapowania łańcucha dostaw.

  Metody te będą używane do identyfikowania hut i rafinerii w łańcuchu dostaw oraz pozyskiwania informacji o oznaczonych czerwoną flagą lokalizacjach związanych z pochodzeniem i transportem minerałów. Informacje tego rodzaju pomagają identyfikować kraje pochodzenia, transportu i przesyłu metali w łańcuchu dostaw odnośnie każdej huty i rafinerii. W ramach platformy „Due Due Diligence Ready!” udostępniany jest zestaw narzędzi do należytej staranności, w którym znajdują się informację na temat potencjalnych narzędzi, które mogą okazać się pomocne w jej zapewnianiu.

• Rejestrowanie procesu należytej staranności, komunikacji, podjętych decyzji oraz powodów, dla których podjęto konkretne decyzje.

  Rejestry tego typu należy przechowywać przez minimum 5 lat.

• Uważne identyfikowanie zdiagnozowanego zagrożenia.

  Należy regularnie oceniać ryzyko – na przykład raz w roku, zależnie od częstotliwości zmian praktyk zaopatrzeniowych – aby sprawdzić, czy coś uległo zmianie od czasu przeprowadzenia ostatniej oceny ryzyka.

W wypadku spółek wyższego szczebla realizacja procedur należytej staranności oznacza:

• Zapewnianie przejrzystości łańcucha dowodowego.

  Łańcuch dowodowy oznacza dokumentację z zarejestrowaną kolejnością osób i firm, które były w posiadaniu minerałów przechodzących przez łańcuch dostaw.

• Rozumienie okoliczności wydobycia, handlu, przetwórstwa oraz eksportu odnośnie minerałów.

  Surowiec jest dostarczany do klienta za pośrednictwem wielu podmiotów, które to podmioty działają zazwyczaj na następujących etapach: „wydobycia, transportu, przetwórstwa, handlu, przetwarzania, wytapiania, rafinacji oraz wytwarzania stopów, produkcji i sprzedaży produktów końcowych” (wytyczne OECD DDG). Z powodu okoliczności związanych z wydobyciem, handlem i przetwarzaniem odnośnie minerałów, etapy te stwarzają wyższe ryzyko przyczyniania się do konfliktów lub wywierania negatywnego wpływu na prawa człowieka. Aby dowiedzieć się, jak można lepiej rozumieć te okoliczności, należy zapoznać się z załącznikiem do OECD DDG „Przewodnie zasady oceny ryzyka w spółkach wyższego szczebla (Guiding Note for Upstream Company Risk Assessments)” (str. 54).

• Identyfikowanie oraz ocenę ryzyka.

  Załącznik „Przewodnie zasady oceny ryzyka w spółkach wyższego szczebla” zawiera wytyczne dotyczące terenowej oceny zespołów oraz zalecanych pytań, dzięki którym dzięki którym można przeprowadzić skuteczną identyfikację oraz ocenę ryzyka.

Zamapowanie całego łańcucha dostaw w pierwszym roku stosowania należytej staranności może być niemożliwe, ale od firm oczekuje się, że będą do tego dążyć (cel ten można zrealizować stopniowo przez 2 lub 3 lata). Pamiętajmy, że ciągłe doskonalenie jest zgodne z duchem wytycznych OECD DDG. W wypadku należytej staranności perfekcja to tylko idea, niemożliwa do zrealizowania i niedoprecyzowana!

Oparte na ryzyku podejście pozwala się skoncentrować na dostawcach stanowiących największe zagrożenie bądź na „kluczowych” dostawcach.

• Dostawcy stanowiący największe zagrożenie to ci, którzy wedle naszej wiedzy na pewno lub prawdopodobnie zaopatrują się w obszarach konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA) i/lub którzy mogliby zostać oznaczeni za pomocą czerwonych flag.
• Kluczowy dostawca niekoniecznie jest największym dostawcą pod względem wolumenu czy wartości sprzedaży, ale tym, który ma najbardziej złożone powiązania z odległymi oraz bezpośrednimi dostawcami w ramach łańcucha dostaw. Kluczowy dostawca dysponuje największą liczbą różnorodnych dostawców i/lub ma z nimi najbardziej złożone powiązania oraz największą zdolność do wywierania potencjalnego wpływu na innych i/lub jest najbardziej narażony na ewentualne problemy w łańcuchu dostaw. Bliska współpraca z kluczowym dostawcą może przełożyć się na lepsze relacje z innymi firmami w łańcuchu dostaw. Umożliwi również wydajniejsze wykorzystywanie zasobów oraz zwiększy szansę na realizację wyznaczonego celu.

Spółki niższego szczebla, zgodnie z wytycznymi OECD DDG, powinny identyfikować wszystkie huty i rafinerie obecne w ich łańcuchu dostaw. Wiele spółek niższego szczebla korzysta z Formularza sprawozdania dot. minerałów z rejonów objętych konfliktami (CMRT) do identyfikacji hut i rafinerii w swoich łańcuchach dostaw. Formularz sprawozdania dot. minerałów z rejonów objętych konfliktami (CMRT) stanowi ustandaryzowany szablon sprawozdawczy, został opracowany przez Inicjatywę ds. odpowiedzialnego gospodarowania minerałami (RMI) jako narzędzie „ułatwiające przepływ informacji przez łańcuch dostaw odnośnie kraju pochodzenia minerałów oraz współpracujących hut i rafinerii. Szablon ułatwia ponadto identyfikację nowych hut i rafinerii, które potencjalnie zostaną poddane audytowi za pomocą Procedury Kontroli Odpowiedzialnego Pozyskiwania Minerałów (RMAP), która została opracowana przez Inicjatywę ds. odpowiedzialnego gospodarowania minerałami (RMI)”. Procedura RMAP „jest oparta na niezależnym audycie systemów zarządzania oraz praktyk zaopatrzenia w rafineriach/hutach, przeprowadzanego w celu oceny zgodności z protokołami Procedury Kontroli Odpowiedzialnego Pozyskiwania Minerałów (RMAP) oraz aktualnymi standardami globalnymi. Podczas audytu stosowana jest oparta na ocenie ryzyka metoda pozwalająca zatwierdzać procesy zarządzania w hutach w kontekście odpowiedzialnego pozyskiwania minerałów. Firmy mogą wykorzystać te informacje do podejmowania decyzji zaopatrzeniowych”.

Od hut i rafinerii oczekuje się przekazywania informacji na temat procesów i metod stosowanych na potrzeby łańcucha dowodowego. Oczekuje się od nich również, że będą udostępniały informacje na temat okoliczności wydobycia, przetwórstwa, handlu i eksportu odnośnie minerałów, a także na temat procesu oceny ryzyka w stwierdzonych okolicznościach. Oznacza to, że podmioty te muszą wyjaśniać i opisywać, skąd wiedzą, który podmiot przetwarzał i/lub posiadał minerały w danym punkcie łańcucha dostaw (łańcuch dowodowy). Ponadto powinny one potrafić wyjaśnić, jak przebiegało wydobycie, przetwarzanie, handel i eksport odnośnie minerałów (powinny umieć odpowiedzieć na pytanie „kto”, „gdzie”, „w jakim czasie” i tak dalej). Posiadanie wiedzy w tym zakresie jest niezbędne do identyfikacji oraz oceny zagrożeń.

W Etapie 2, II.B wytycznych OECD DDG określono, że: „spółki niższego szczebla... mogą nawiązywać relacje i bezpośrednio współpracować z innymi członkami przemysłu... aby realizować zalecenia zawarte w tej części w celu identyfikowania hut/rafinerii w łańcuchu dostaw oraz przeprowadzania oceny ich praktyk należytej staranności”. Niekoniecznie zatem dana firma powinna to robić we własnym zakresie. Istnieje wiele wspólnych inicjatyw branżowych, które oferują wsparcie (np. Międzynarodowe Centrum Badawcze na rzecz Tantalu i Niobu (T.I.C.), Inicjatywa ds. odpowiedzialnego gospodarowania minerałami (RMI) (patrz pytanie 7), Europejskie Partnerstwo na rzecz Odpowiedzialnego Pozyskiwania Minerałów (EPRM), Międzynarodowa Inicjatywa na rzecz Łańcucha Dostaw Cyny (iTSCi) itp.). W tym kontekście należy zauważyć, że OECD prowadzi pilotowy projekt oceny stopnia zgodności programów branżowych z wytycznymi OECD DDG. Tego rodzaju programy branżowe (albo „systemy należytej staranności”, jak nazywa się je w kontekście UE) można przedstawić do zatwierdzenia przez KE; uznane już systemy są umieszczane na liście w witrynie KE.

Chociaż firmy mogą korzystać z pomocy stron trzecich do realizacji zadań należytej staranności, ostateczna odpowiedzialność za skuteczność należytej staranności spoczywa na Państwa firmie. Jest ważne, aby pozostać odpowiedzialnym za należytą staranność oraz pracować nad mapowaniem łańcucha dostaw, etap po etapie.

Jeżeli składali Państwo zapytania lub użyli formularza sprawozdawczego, aby pozyskać informacje na temat łańcucha dostaw od dostawców, ale nie dostali Państwo żadnej odpowiedzi zwrotnej, należy poprosić o pomoc za pomocą e-maila lub telefonicznie; jeśli to konieczne, należy to robić do skutku. Powinno to pomóc w przekazaniu informacji na temat wagi zapytania oraz powodu żądania.

Jeśli pomimo tego nie otrzymają Państwo odpowiedzi, radzimy zgłosić problem na wyższy szczebel oraz zadzwonić do kadry kierowniczej wyższego szczebla i spytać, dlaczego nie udzielono odpowiedzi, oraz w jaki sposób i w jakim czasie taka odpowiedź udzielona zostanie.

Chcą Państwo dowiedzieć się, dlaczego dostawca nie odpowiada. Istnieje możliwość, że:

• formularz nie został wysłany do właściwej osoby, co łatwo jest naprawić;
• dostawca nie rozumie powodu zapytania ani jego wagi (należy to zakomunikować, również w warunkach współpracy handlowej);
• dostawca nie wie, jak gromadzić informacje;
• dostawca ma trudności z uzyskaniem odpowiedzi od własnych dostawców.

Gdy dowiedzą się Państwo, dlaczego dostawca nie odpowiada, proszę się zastanowić, jak można mu pomóc w uzyskaniu takich informacji. Jeżeli dostawca nie potrafi podać informacji z powodu braku możliwości lub jeśli ma trudności w uzyskaniu odpowiedzi od swoich dostawców, mogą Państwo zasugerować podjęcie bardziej zdecydowanych działań i wyraźniej zakomunikować dostawcom konieczność udzielenia odpowiedzi na pytania. Mogą też Państwo napisać list do dostawców, aby pomóc im uzasadnić swoje prośby.

Jeżeli problem dotyczy braku dobrej woli ze strony dostawcy, można skontaktować się z głównym klientem i/lub zainteresować się stosownymi stowarzyszeniami/systemami branżowymi oraz połączyć siły z innymi podmiotami, aby przekonać opornego dostawcę do współpracy. Jednocześnie radzimy rozpocząć poszukiwania alternatywnych dostawców na wypadek konieczności zerwania współpracy oraz pomyśleć o zakomunikowaniu tego dostawcy w ramach negocjacji zmierzających do uzyskania korzyści. Jeżeli dostawca odmówi przekazania potrzebnych informacji, ostatecznym sposobem naprawy sytuacji będzie zawieszenie bądź zerwanie z nim relacji handlowych.

Jest ważne, aby zapisywać wiadomości e-mail, listy i/lub rejestry rozmów telefonicznych, które dokumentują wszystkie powyższe etapy. Mogą się okazać cennymi źródłami informacji podczas audytów (Etap 4 wytycznych OECD DDG) oraz ułatwić monitorowanie postępów i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy w ramach zarządzania dostawcami.

Zagrożenia są ujęte na liście w wytycznych OECD DDG, podsumowanie przedstawiamy poniżej.

Poważne nadużycia związane z wydobyciem, transportem i handlem odnośnie minerałów

• Wszelkie formy tortur, okrucieństwa, nieludzkiego oraz upokarzającego traktowania.
• Wszelkie formy pracy przymusowej lub obowiązkowej.
• Najgorsze formy przymusowej pracy dzieci.
• Inne poważne zagrożenia i nadużycia związane z prawami człowieka, na przykład rozpowszechniona przemoc na tle seksualnym.
• Zbrodnie wojenne lub inne poważne pogwałcenia międzynarodowych praw człowieka (zbrodnie przeciwko ludzkości lub ludobójstwa).

Bezpośrednie lub pośrednie wspieranie niepaństwowych grup zbrojnych lub prywatnych/publicznych służb bezpieczeństwa

• Niepaństwowe grupy zbrojone bądź publiczne albo prywatne służby bezpieczeństwa nielegalnie kontrolujące kopalnie lub w inny sposób kontrolujące szlaki transportowe, miejsca handlu minerałami oraz podmioty wyższego szczebla w łańcuchu dostaw.
• Niepaństwowe grupy zbrojone albo publicznie lub prywatne służby bezpieczeństwa, stosujące nielegalne opodatkowanie lub wymuszające pieniądze bądź minerały w punktach dostępu do kopalni, wraz ze szlakami transportowymi albo punktami handlu minerałami.
• Niepaństwowe grupy zbrojone albo publiczne bądź prywatne służby bezpieczeństwa nakładające nielegalne podatki albo wykorzystujące pośredników, firmy eksportowe lub podmioty handlujące wewnętrznie.

Łapownictwo, oszustwo, pranie brudnych pieniędzy, finansowanie terroryzmu

• Łapownictwo i podawanie fałszywych informacji na temat źródła pochodzenia minerałów oraz prania brudnych pieniędzy.
• Niewywiązywanie się z obowiązku uiszczania podatków, opłat i należności licencyjnych.
• Finansowanie grup terrorystycznych.

Aby pomóc firmom zrozumieć ryzyko obecne w ich łańcuchach dostaw, ustalić priorytety odnośnie zagrożeń oraz umożliwić wydajniejsze i skuteczniejsze stosowanie procesu należytej staranności, organizacja OECD stworzyła Portal OECD do zarządzania ryzykiem w łańcuchu dostaw.

Należy rozpocząć od zamapowania łańcucha dostaw, stosując się do wytycznych podanych w poprzednich pytaniach. Następnie należy spróbować ustalić obecność następujących czerwonych flag w sposób opisany w wytycznych OECD DDG (co będzie również opisane w podręczniku Komisji, który wkrótce zostanie opublikowany).

Lokalizacje oznaczone czerwonymi flagami

• Minerał uważa się za pochodzący z kraju o ograniczonych rezerwach lub zapasach albo źle oszacowanych zasobach lub spodziewanych poziomach wydobycia minerału (tzn. gdy deklarowana ilość minerału z tego kraju nie koresponduje ze znanymi rezerwami lub spodziewanymi poziomami produkcji).
• Minerał uważa się za pochodzący z kraju, przez który transportowany, albo prawdopodobnie transportowany, jest minerał pochodzący z obszaru konfliktu lub wysokiego zagrożenia (CAHRA).
• Minerał uważa się za pozyskany z recyklingu/ ze złomowania lub źródeł zmieszanych oraz za uszlachetniony w kraju, przez który transportowany, albo prawdopodobnie transportowany, jest minerał pochodzący z obszaru konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA).

Dostawcy oznaczeni czerwoną flagą

• Dostawcy albo inne znane spółki wyższego szczebla działający w jednym z wyżej wymienionych, oznaczonych czerwoną flagą miejsc pochodzenia albo transportu minerału; ewentualnie podmioty będące wspólnikami lub mające udziały w firmie dostawcy minerałów pochodzącej z jednego z wyżej wymienionych i oznaczonych czerwoną flagą miejsc pochodzenia albo transportu minerału.
• Dostawcy albo inne znane spółki wyższego szczebla, o których wiadomo, że w ciągu ostatnich 12 miesięcy pozyskiwały minerały z oznaczonego czerwoną flagą miejsca pochodzenia i transportu minerału.

Okoliczności oznaczone czerwoną flagą

• Anomalie lub nietypowe okoliczności są identyfikowane na podstawie informacji gromadzonych w ramach Etapu 1 wytycznych OECD DDG, co pozwala mieć uzasadnione podejrzenie, że minerał może przyczyniać się do konfliktów lub poważnych nadużyć związanych z wydobyciem, transportem lub handlem minerałami.

Czy zidentyfikowano czerwoną flagę?

• Nie: nie należy dodatkowo przeprowadzać procedury należytej staranności. Należy jednak regularnie weryfikować ryzyka oraz zapewnić aktualność systemu zarządzania. Należy pamiętać, aby wywiązywać się z obowiązku publicznego udostępniania sprawozdań (Etap 5).
• Tak: należy wykonać niżej opisane czynności:
  • Należy przeprowadzić dodatkową analizę czerwonych flag: tj. czytać raporty.
  • Prowadzić konsultacje z organizacjami obywatelskimi, samorządami, lokalnymi dostawcami oraz agencjami ONZ, a także zadawać pytania, aby lepiej zrozumieć ryzyka.
  • W spółkach wyższego szczebla należy ustanowić zespół ds. bieżącej oceny w terenie. W mniejszych firmach może zaistnieć potrzeba identyfikowania inicjatyw, które przyczynią się do przeprowadzenia ocen w terenie oraz pozwolą nawiązać współpracę z innymi podmiotami w branży. Można również zdecydować się na połączenie sił z dostawcami, aby zaangażować interesariuszy w terenie lub ekspertów, którzy mogą przekazywać informacje z pierwszej ręki.

Poniżej podajemy jedynie sugestie dotyczące ewentualnych pytań, które można zadać dostawcom w celu oceny zagrożeń identyfikowanych w wytycznych OECD DDG. Należy pamiętać, że pytania te można dostosować do pozycji firmy w łańcuchu dostaw oraz profilu dostawcy.

Bezpośredniemu dostawcy można zadać następujące pytania:

• Kim są kluczowe osoby w organizacji (udziałowcy, kierownicy starszego szczebla, beneficjenci rzeczywiści, ostateczni beneficjenci rzeczywiści)? [Można poprosić o schemat organizacyjny oraz przeprowadzić weryfikację tych osób. Czy znajdują się oni na dowolnej liście osób objętych sankcjami? Czy istnieją dowolne rejestry karne, które budzą obawę? Czy w przedsiębiorstwie pracuje dowolna osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne?]
• Gdzie spółka jest zarejestrowana?
• Gdzie spółka prowadzi działalność? Jakiego rodzaju działalność prowadzi spółka w poszczególnych krajach?
• Czy spółka ma zezwolenie na prowadzenie działalności? [Można zażądać jego kopii. Sprawdzić podpisy – czy pochodzą od osób obecnych w schemacie organizacyjnym?]
• Czy obszar prowadzonej działalności znajduje się w pobliżu obszaru konfliktu i/lub aktywności grup zbrojnych?
• Kim są dostawcy oraz gdzie prowadzą działalność? (Uwaga: to pytanie jest ważne, ponieważ dostawca może prowadzić działalność w obszarze o niewielkim zagrożeniu, ale zaopatrywać się u dostawców z obszarów o średnim lub wysokim zagrożeniu. Należy przeprowadzić ocenę ryzyka dotyczącą kraju dostawcy oraz krajów, w których działają jego dostawcy – a najlepiej wszyscy dostawcy z łańcucha dostaw).

Rozumienie polityk dostawców oraz metod zarządzania ryzykiem.

• Czy w polityce obowiązują polityki i procedury regulujące prawa człowieka? [Należy zażądać kopii, o ile jest dostępna] (Uwaga: polityki i procedury powinny się odnosić do zagrożeń ujętych na liście w pytaniu numer 11).
• Czy w polityce obowiązują polityki i procedury regulujące kwestię odpowiedzialnego pozyskiwania minerałów? [Należy poprosić o kopię, o ile jest dostępna].
• Czy firma prowadzi łańcuch dowodowy odnośnie pozyskiwanych minerałów? [Należy poprosić o wgląd w odpowiednie procesy i procedury].
• Czy w firmie obowiązują polityki i procedury obejmujące przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy (AML) stworzone w celu walki z praniem pieniędzy i terroryzmem w sposób zgodny z lokalnymi i międzynarodowymi prawami i politykami regulującymi kwestię przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy (AML)?
• Czy w firmie prowadzony jest rejestr płatności podatków? [Należy poprosić o dowód].
• Czy w firmie obowiązują polityki i procedury rozpatrywania skarg i zgłaszania przypadków naruszeń? [Należy poprosić o kopię, o ile jest dostępna].
• Czy w firmie obowiązują procedury łagodzenia ryzyka zdiagnozowanego w łańcuchu dostaw? [Należy poprosić o plan zarządzania ryzykiem].
• Czy firma prowadzi raporty zdarzeń w celu monitorowania przypadków wystąpienia zdarzenia? [Należy poprosić o kopię].
• Czy firma działa na obszarze, w którym występuje zagrożenie pracą dzieci w kopalniach? Jeżeli tak, to w jaki sposób pilnuje się, aby dzieci nie były wykorzystywane do niebezpiecznej pracy w ramach oraz na rzecz ich działalności?

Po zidentyfikowaniu potencjalnych zagrożeń w łańcuchu dostaw można je ocenić oraz zdiagnozować te, które są najistotniejsze. Aby zidentyfikować najistotniejsze zagrożenia, należy wziąć pod uwagę niżej opisane kryteria:

Skala: odnosi się do stopnia powagi ryzyka. Jaki jest potencjalny wpływ na ludzi? (W opozycji do standardowego pytania: jaki jest potencjalny wpływ na spółkę?) Im wyższy wpływ, tym wyższa skala.

Zakres: odnosi się do zasięgu ryzyka. Na ile osób może wpłynąć takie ryzyko? Im wyższa liczba osób, tym większy zakres oddziaływania.

Nienaprawialny charakter: dotyczy ograniczeń w przywróceniu wcześniejszego stanu dla osób lub w odbudowaniu środowiska w stopniu równoważnym z sytuacją sprzed wystąpienia negatywnego wpływu. Czy taki wpływ stanie się nienaprawialny, jeśli powstrzymamy się od interwencji? Należy coś zrobić, zanim negatywny wpływ zaistniałego ryzyka stanie się nienaprawialny. Gdy zaistniałe ryzyko staje się trudne do naprawy, wtedy to istotne zagrożenie powinno być uznane za priorytetowe.

Wytyczne OECD odnośnie należytej staranności w celu odpowiedzialnego prowadzenia biznesu zawierają przykłady stosowania kryteriów skali, zakresu oraz nienaprawialnego charakteru.

W tabeli poniżej znajdują się przykłady negatywnych wpływów, zaczerpniętych z Wytycznych OECD odnośnie odpowiedzialnego prowadzenia biznesu.

Wytyczne OECD DDG są powiązane z przewodnimi zasadami Organizacji Narodów Zjednoczonych dotyczącymi biznesu i praw człowieka, według których firmy powinny się skoncentrować na najistotniejszych prawach człowieka oraz zagrożeniu finansowania konfliktów. Aby uzyskać więcej informacji na temat najistotniejszych zagrożeń dla praw człowieka, proszę zapoznać się z tą stroną i filmem wideo.

W wytycznych OECD DDG podano definicję obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA). Aby ułatwić zachowanie zgodności z rozporządzeniem UE, Komisja przygotowała niewiążące wytyczne w formie podręcznika dla podmiotów gospodarczych, wyjaśniając, jak najskuteczniej stosować kryteria identyfikacji obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA), oraz poprosiła niezależnych ekspertów o przekazanie zalecanej, niewyczerpującej, regularnie uaktualnianej listy takich obszarów.

Należy używać tego narzędzia podczas poddawania procedurze należytej staranności potencjalnych lub nowych dostawców bądź klientów. Wspomniana powyżej lista obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA) będzie regularnie aktualizowana, ponieważ okoliczności na danym terytorium geograficznym mogą się często zmieniać, a kraj lub obszar, który nie jest ogarnięty konfliktem ani wysokim ryzykiem w danym momencie, może się takim stać w przyszłości. Prosimy pamiętać, że jest to lista o charakterze orientacyjnym i niewyczerpującym, dlatego obszary konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA) należy też identyfikować we własnym zakresie.

Najpierw należy przypomnieć, że wytycznych OECD DDG nie stworzono po to, by zapobiegać pozyskiwaniu minerałów 3TG z obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA), lecz po to, aby takie pozyskiwanie nie prowadziło do finansowania grup zbrojnych, zaistnienia poważnych przestępstw gospodarczych czy naruszania praw człowieka. Aby zapobiegać zidentyfikowanym zagrożeniom lub je łagodzić, firmy mogą: kontynuować handel albo podjąć wysiłki zmierzające do złagodzenia ryzyka; zawiesić handel, podejmując jednocześnie takie wysiłki; albo zerwać relacje z dostawcą po nieudanych próbach złagodzenia ryzyka.

Oto niektóre korzyści związane z prowadzeniem zaopatrzenia na obszarach konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA):

• Rezygnowanie z usług dostawcy pochodzącego z obszaru konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA) nie jest zalecaną strategią pierwszego wyboru zgodnie z rozporządzeniem UE oraz wytycznymi OECD DDG. Celem tych 2 programów zgodności jest pomoc w uniknięciu politycznych i handlowych sankcji w związku z eksportem minerałów z obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA).
• Handel minerałami jest podstawowym źródłem utrzymania dla wielu osób, rodzin i społeczności w czasach konfliktów czy politycznych i gospodarczych niepokojów. Jeżeli rynek zbytu tych minerałów znika, tacy ludzie tracą dochody oraz mogą być zmuszeni do obniżania cen albo sprzedawania produktów innym kupcom na gorszych warunkach. Przez to mogą być jeszcze bardzie narażeni na naruszenia praw człowieka oraz mniej skutecznie radzić sobie z niebezpiecznymi zdarzeniami.
• Utrzymanie zaangażowania w obszarach konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA), w połączeniu ze stosowaniem odpowiednich i właściwych środków należytej staranności, to szansa, aby korzystnie oddziaływać gospodarczo na niestabilne społeczeństwo. Sytuacja taka pozwoli firmie i jej klientom formułować pozytywny przekaz w ramach aktywnych i reaktywnych strategii komunikacyjnych. Zachowywanie lojalności wobec dostawców w trudnej sytuacji politycznej może skutkować wzajemną lojalnością oraz innymi korzyściami o charakterze długoterminowym.
• W pewnych warunkach utrzymanie zaangażowanych relacji z producentami z obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA) jest zgodne z Wytycznymi OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych.

Jeżeli firma odkryje, że co najmniej jeden z dostawców pozyskuje minerały z obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA), nie powinna reagować zerwaniem współpracy handlowej. Jeżeli planują Państwo kontynuować pozyskiwanie minerałów z obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA), muszą Państwo podjąć wszelkie uzasadnione wysiłki, aby zarządzać ryzykiem, oraz przedstawić klientom dowody (np. wyniki audytu, dokumenty o należytej staranności), że stosowane w Państwa firmie procedury należytej staranności (a w związku z tym również u Państwa dostawców) są niezawodne i że praktycznie nie występuje ryzyko finansowania konfliktów czy naruszania praw człowieka. W efekcie wzrosnąć powinna akceptacja klientów odnośnie obecności w ich łańcuchach dostawy minerałów pochodzących z obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA). Jeżeli poproszą o przerwanie pozyskiwania z obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA), należy nawiązać rozmowę, by dowiedzieć się, jak bardzo kategoryczna jest ich opinia. Zmiana dostawców lub źródła zaopatrzenia bywa wyzwaniem i może być kosztowna, dlatego należy zyskać pewność, że jest to nieodzowne dla naszej firmy oraz działalności klientów.

Warto pamiętać! Należyta staranność to proces! Nie można od razu wszystkiego naprawić i nie można być doskonałym od samego początku. Należy wykazać, że stopniowo udoskonalane są metody stosowania należytej staranności i że będą one poprawiane w przyszłości. Jeśli realizujemy kolejne etapy należytej staranności oraz zarządzamy w sposób przekładający się na znaczną poprawę systemu zarządzania ryzykiem, możemy twierdzić, że pozyskujemy minerały w sposób odpowiedzialny.

Pomóc można w niżej opisane sposoby.

Wspieramy dostawcę, przekazując mu wzór listu, którego może użyć, aby lepiej wyjaśnić i uzasadnić powody, dla których prosi własnych dostawców o konkretne informacje. Jeżeli jeden z jego dostawców jest wyjątkowo trudny we współpracy, zaoferujmy wspólną rozmowę z oboma podmiotami, dzięki temu dostawca skuteczniej zakomunikuje kontrahentowi, dlaczego tak ważne i korzystne będzie udostępnienie żądanej informacji.

Zasugerujmy, aby dostawca zaczął umieszczać wymogi o udostępnianiu informacji w nowych umowach z dostawcami.

Porozmawiajmy z dostawcą, być może uda się znaleźć wspólne rozwiązania. Wspólnie można zgłosić się do stowarzyszeń branżowych oraz poprosić o wsparcie.

Zamawiamy usługi specjalistów w dziedzinie zrównoważenia i odpowiedzialnego zaopatrzenia, aby zrealizowali najbardziej kluczowe zadania, takie jak analiza sytuacji w łańcuchu dostaw lub przeprowadzenie oceny terenowej dostawców o wysokim profilu ryzyka w segmencie wyższego szczebla. W zależności od lokalizacji dostawców może to być kosztowna usługa. Można poprosić dostawców o podział jej kosztów, aby rozwiązanie tego typu okazało się wykonalne.

Przekazujemy dostawcom polityki i procedury należytej staranności. Nie tylko pomoże im to szybciej stworzyć własne systemy, ale pozwoli również skuteczniej powiązać ich procedury z naszymi, co podniesie nasze zaufanie do aktywności dostawcy w dziedzinie należytej staranności. Kolejna korzyść polega na tym, że dostawca może przekazać opinię lub pomysły dotyczące usprawnienia albo udoskonalenia własnych polityk, tj. tego jak osiągnąć standardy, a jednocześnie podnieść wykonalność dla dostawców. Jest to bezcenne z uwagi na ducha ciągłego udoskonalania w podążaniu za skutecznością i optymalną działalnością.

Wprowadzamy dostawcę w tematykę systemów branżowych, wspólnych inicjatyw oraz specjalistycznych usługodawców (np. firm IT), które pomogą im stworzyć niezbędne systemy w oszczędny sposób.

Przekazujemy te wytyczne dostawcy, aby pomóc mu zrozumieć, jak utrzymywać lepsze relacje z własnymi dostawcami.

W pierwszej kolejności należy poprosić dostawców o przekazanie ich własnych procedur należytej staranności i łagodzenia ryzyka w zakresie odpowiedzialnego wydobycia i/lub pozyskiwania. Należy poprosić o informacje na temat:

• Polityki łańcucha dostaw w zakresie odpowiedzialnego pozyskiwania minerałów. Organizacja OECD dostarcza wzór takiej polityki w Załączniku II do wytycznych OECD DDG.
• Funkcjonującego systemu zarządzania (np. procedury, schemat blokowy) pozwalającego ocenić ryzyka oraz opracować strategie łagodzenia.
• Systemu gromadzenia danych i zarządzania, który jest używany do zarządzania informacjami w łańcuchu dostaw.

W taki sposób można ocenić, czy stosowane przez dostawców systemy należytej staranności są adekwatne i dobrze powiązane z naszymi procedurami, gdyż dzięki temu będzie się można dowiedzieć, czy są wystarczająco skuteczne do zarządzania na wypadek ewentualnych zagrożeń.

Następnie należy ustalić z dostawcą, w jaki sposób będzie komunikował nam zdarzenia, w jaki sposób są one rozwiązywane lub zostały rozwiązane, a także w jakim czasie to nastąpiło od momentu, w którym dostawca dowiedział się o zdarzeniu.

Gdy dostawca jest sfrustrowany z powodu takich próśb, można spróbować zastosować następujące metody:

Jeżeli dostawca jest agresywny, nie należy odpowiadać mu agresją i lepiej unikać napięć emocjonalnych. Powinniśmy wysłuchać jego obaw i wyjaśnić, że mierzyliśmy się z podobnymi wyzwaniami, a następnie oznajmić, że chętnie opowiemy, jak sobie z nimi poradziliśmy. Należy się postarać, aby dostawca zrozumiał, że należyta staranność to proces, który nie może być idealny od samego początku, ale że ważne jest wykazywanie stopniowej poprawy w zakresie przeprowadzania przez firmę należytej staranności, gdyż może jej to pomóc we wprowadzeniu wartości dodanej do firmy.

Należy wyjaśnić, że wiele krajów przyjmuje modele regulacyjne dotyczące odpowiedzialnego łańcucha dostaw. Powinniśmy wyjaśnić, że jesteśmy zapewne jednymi z pierwszych klientów, którzy pytają o należytą staranność, ale niebawem pojawią się kolejne zapytania, zważywszy na coraz większą liczbę obowiązujących aktów ustawodawczych regulujących kwestię odpowiedzialnego zaopatrzenia.

Zaoferujmy wsparcie i upewnijmy się, że tak samo rozumiemy należytą staranność. Wyjaśnijmy, że chętnie omówimy z nimi sposoby wprowadzania systemów zarządzania ryzykiem i polityk oraz sprawdźmy, czy one funkcjonują. Przedstawmy przykłady polityk, informacje o tym, jak identyfikować czerwone flagi, łagodzić ryzyka oraz udostępniać informacje, które są dostępne online.

Przygotujmy dostawców, z wyprzedzeniem informując ich o przyszłych prośbach. Nie należy czekać do ostatniej chwili, żeby prosić dostawców o informacje na temat systemów należytej staranności. Ponieważ należyta staranność jest procesem, należy przekazać dostawcom wczesne ostrzeżenie oraz wystarczająco dużo czasu na uporządkowanie systemu.

Zachęcajmy dostawców do przystąpienia do istniejących inicjatyw branżowych. Wyjaśnijmy, że inicjatywy te dają możliwość nauki od kolegów na temat należytej staranności, umożliwiają dostęp do informacji oraz narzędzi oceny ryzyka, ale również pozwalają nawiązywać relacje z nowymi, potencjalnymi klientami.

Przekażmy im portal „due diligence ready!”. Portal „due diligence ready!” stanowi swoisty podręcznik dla początkujących w temacie wytycznych OECD DDG. Kiedy dostawcy lepiej rozumieją „w jakim celu” i „jak” realizuje się należytą staranność, wówczas chętniej formułują zapytania.

Jeżeli dostawca musi zorganizować niezawodną strategię oceny oraz łagodzenia ryzyka, możemy poprosić go o stworzenie jej w wyznaczonym czasie. Można zdecydować o zawieszeniu relacji z takim dostawcą, aż do momentu wypełnienia tego zalecenia, można też dać do zrozumienia, że będziemy zmuszeni zawiesić relacje na pewien wyznaczony czas, w zależności od stopnia ryzyka, które według naszej oceny wiązałoby się z kontynuowaniem handlu bez ustanowienia tych procedur. Można również poradzić dostawcy, aby stworzył te systemy, albo skierować go do źródeł informacji, które mogłyby mu pomóc.

„Łagodzenie” ryzyka lub potencjalnych negatywnych wpływów dotyczy działań podejmowanych w celu zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia pewnych negatywnych wpływów. Można przykładowo poprosić dostawców o udostępnienie polityk oraz opisanie stosowanych metod identyfikowania ryzyka i zarządzania nim. Jeżeli u danego dostawcy nie funkcjonuje taki system, można poprosić go o stworzenie tego typu procedur w wyznaczonym czasie, a następnie o przekazanie informacji na ten temat. Można również zaproponować dostawcom podstawowe szkolenie. Może ono polegać na przybliżaniu przykładowych polityk i procedur albo na przekazywaniu przez telefon dodatkowych wytycznych i wskazówek. Ponadto należy sporządzić listę wszystkich internetowych zasobów, które uważamy za pomocne, oraz przekazać je dostawcom.

Łagodzenie rzeczywistych negatywnych wpływów dotyczy działań podejmowanych w celu ograniczenia zakresu oddziaływania. Jeżeli dzieje się lub już wydarzyło się coś niepokojącego, można zapytać dostawców, jakie działania podejmują, aby uniknąć powtórnego zaistnienia takiego wydarzenia lub ograniczyć zakres jego oddziaływania. Należy również zapoznać się z informacjami obecnymi w Załączniku III do wytycznych OECD DDG: „Sugerowane metody łagodzenia ryzyka oraz wskaźniki pomiaru udoskonalenia”.

Wytyczne OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych (OECD MNEs) zalecają następujące formy metod łagodzenia w relacjach biznesowych:

• kontynuowanie relacji z dostawcą przy podejmowaniu wysiłków zmierzających do złagodzenia ryzyka,
• czasowe zawieszenie relacji oraz jednoczesne stosowanie metod łagodzenia ryzyka,
• albo, ostatecznie, zerwanie relacji z dostawcą po nieudanych próbach złagodzenia lub jeśli przedsiębiorstwo uważa, że próby łagodzenia są niewykonalne, bądź ze względu na powagę negatywnego wpływu.

Należy pamiętać o rejestrowaniu wszystkich przesyłanych wiadomości e-mail, zapisów rozmów telefonicznych czy innych form komunikacji z dostawcami i interesariuszami, ponieważ będą one stanowiły twarde dowody podejmowanych wysiłków na rzecz należytej staranności.

Wszelkie rzeczywiste wpływy będą następnie wymagały naprawy (patrz: pytanie 22).

Zadośćuczynienie, zgodnie z „Przewodnimi zasadami Organizacji Narodów Zjednoczonych dotyczącymi biznesu i praw człowieka” (Guiding Principles on Business and Human Rights), to proces lub działanie oferujące zadośćuczynienie, oznacza to proces, za pośrednictwem którego firma poprawia sytuację ludzi lub grup, na które negatywnie wpłynęło zaistniałe zagrożenie, tak, aby ich kondycja wyglądała jakby zdarzenie w ogóle nie zaistniało.

Kiedy ryzyko zaistnieje i zostanie zgłoszone przez jednego z dostawców lub inną stronę, należy zapytać dostawców, jakie środki związane z zadośćuczynieniem zdążyli wprowadzić. Dostawca lub inna strona będą musieli ustalić właściwe formy zadośćuczynienia poprzez:

• analizę istniejących standardów, które są już dostępne w ujęciu międzynarodowym i lokalnym, aby ustalić prawidłowe formy zadośćuczynienia;
• analizę precedensów oraz czynności podejmowanych w podobnych sprawach;
• uwzględnianie preferencji interesariuszy w tym sensie, że osoby, których to dotyczy, powinny zostać zapytane o to, jakie rozwiązanie będzie w ich przypadku najlepsze.

Jest to szczególnie trudne, gdy z dostawcami wiązane są najgorsze przypadki pracy dzieci lub pracy przymusowej. W takich wypadkach można zażądać, aby ofiary były kierowane do lokalnych i właściwych organów bądź lokalnych inicjatyw, które pozwalają chronić bezbronne dzieci.

Ponadto należy nawiązać współpracę z odpowiednimi stowarzyszeniami branżowymi oraz poprosić je o radę i wsparcie, w tym o wyjaśnienie, jak mogą pomóc w łagodzeniu ryzyka i zapobieganiu jego wystąpieniu.

Poniżej znajdują się informacje na temat konkretnych zagrożeń.

Najgorsze formy pracy dzieci: dzieci powinny być chronione przed najgorszymi formami pracy. Niemniej, w ramach oceny zadośćuczynienia należy również przeanalizować efekty natychmiastowego zerwania stosunków z podmiotami wykorzystującymi pracę dzieci, uwzględniając takie kwestie jak zastąpienie utraty wpływów finansowych przez rodziny czy zagrożenia, że dzieci zostaną wykorzystane do innych nielegalnych działań, takich jak wykorzystanie w konfliktach zbrojnych, prostytucja dziecięca itp.

Praca przymusowa: zapewnianie odszkodowań i dostępu do wymiaru sprawiedliwości to powszechne działania związane z zadośćuczynieniem z powodu pracy przymusowej. Firma może postanowić zaangażować się w pomoc ofiarom, ponieważ często spotyka się przeszkody na drodze do uzyskania zadośćuczynienia.

Nie wolno panikować! Należy potraktować to poważnie, podejmując przykładowo następujące czynności:

• zgłosić problem przełożonemu;
• zerwać relację z dostawcami, którzy przyczyniają się do poważnych nadużyć praw człowieka albo bezpośrednio lub pośrednio wspierają niepaństwowe grupy zbrojne;
• kontynuować zaopatrzenie, ale łagodzić wszystkie pozostałe zagrożenia wymienione w Załączniku II (takie jak pranie brudnych pieniędzy itp.) i wyznaczyć czas na wprowadzenie konkretnych udoskonaleń.
• Ryzyko należy łagodzić poprzez:
  • stworzenie planu eliminacji zidentyfikowanych ryzyk;
  • monitorowanie ryzyk w łańcuchu dostaw wraz ze wsparciem interesariuszy.

Według wytycznych OECD DDG: „Jak podano w Etapie 3(D) Załącznika I, firmy powinny przeprowadzać dodatkową ocenę ryzyka pod względem zagrożeń wymagających łagodzenia po przyjęciu planu zarządzania ryzykiem. Jeżeli w okresie 6 miesięcy od przyjęcia planu zarządzania ryzykiem nie zostanie odnotowana żadna mierzalna poprawa zmierzająca do zapobiegnięcia ryzyku lub złagodzenia ryzyka bezpośredniego bądź pośredniego wspierania publicznych albo prywatnych służb bezpieczeństwa, firma powinna zawiesić lub zerwać relację z dostawcą na co najmniej 3 miesiące. Zawieszeniu relacji może towarzyszyć rewizja planu zarządzania ryzykiem, z uwzględnieniem celów wydajności odnośnie stopniowej poprawy, które należy zrealizować przed wznowieniem relacji handlowych”.

Należy również sprawdzić informacje podane w Załączniku III do wytycznych OECD DDG (patrz pytanie 21): „Sugerowane metody łagodzenia ryzyka i wskaźniki pomiaru udoskonalenia”.

Zgodnie z definicją podaną w ISO 19011:2011 (wytyczne dotyczące audytów systemów zarządzania), audyt to „systematyczny, niezależny i udokumentowany proces pozwalający uzyskać dostęp do dokumentacji zawierającej dowody z audytu, oświadczeń o stanie faktycznym lub innych informacji, które są istotne oraz weryfikowalne, a także pozwalający ocenić stopień, w jakim realizowany jest zestaw kryteriów audytowych obecnych w politykach, procedurach lub wymogach”.

Niezależnym audytom poddawane są huty/rafinerie minerałów 3T oraz rafinerie złota, które pragną przestrzegać wytycznych OECD DDG (albo rozporządzenia UE, zgodnie z którym wymogiem audytu – z ograniczonymi wyjątkami – objęci są wszyscy importerzy minerałów 3TG, bez względu na to, czy firma jest hutą/rafinerią).

Celem niezależnych audytów jest skompilowanie dowodów, że wprowadzone metody wystarczają do zapewnienia zgodności z wytycznymi OECD DDG (albo z rozporządzaniem UE, które jest z nimi spójne). Audyty mogą również pomagać w weryfikacji, czy dowolne problemy z systemem zarządzania, wykryte w przeszłości, zostały rozwiązane, a także w zidentyfikowaniu wszelkich udoskonaleń, które można wprowadzić do systemu.

W pierwszej kolejności powinniśmy się upewnić, że znamy i rozumiemy wymogi standardu, którego chcemy przestrzegać, a zwłaszcza, że polityki, procesy i procedury należytej staranności w łańcuchu dostaw będą powiązane z modelową polityką łańcucha dostaw z Załącznika II do wytycznych OECD DDG (3 edycja 2016).

Jeżeli ich Państwo nie znają lub mają problemy z ich zrozumieniem, proszę zasięgnąć porady, pamiętając, że lepiej to zrobić szybciej niż później!

Aby przygotować się do audytu, można użyć poradnika „Generalne przygotowanie do audytu – przewodnik dobrych praktyk” (General preparation for an audit – a good practice guide).

Należy również zapoznać się z dostępną w witrynie Komisji Europejskiej listą wszystkich systemów należytej staranności zatwierdzonych przez Komisję (pojawi się niebawem). W ramach takich systemów oferowane są zazwyczaj niezależne audyty zewnętrzne, które pozwalają stwierdzić, czy w firmie funkcjonują systemy na rzecz odpowiedzialnego pozyskiwania minerałów (patrz również pytanie 28).

Audyty

1. Czym jest proces audytu?

   Wybrany audytor przekazuje firmie plan audytu oraz listę kontrolną.

   Plan audytu oraz lista kontrolna audytu zawierają wyszczególnienie informacji oraz dowodów, które audytor musi sprawdzić, aby potwierdzić, że firma przestrzega rozporządzenia UE.

   Następnie zorganizowane i ustalone pomiędzy firmą a audytorami zostaną porozumienia logistyczne. Należy dać firmie odpowiednio dużo czasu, aby przygotowała się do audytu.

2. Kto przeprowadzi audyt?

   Należy korzystać z usług audytora, który jest autonomiczny względem spółki oraz posiada wiedzę na temat polityk, procedur oraz technik należytej staranności w łańcuchu dostaw, a także zna społeczny, kulturalny i historyczny kontekst obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA).

3. Co się wydarzy w wypadu wykrycia dowolnych elementów podczas procesu audytu?

   Jeżeli są Państwo członkami porozumienia branżowego promującego należytą staranność, to zgodnie z zasadami tego porozumienia otrzymają Państwo pomoc w rozwiązaniu doświadczanych problemów. Jeżeli na mocy rozporządzenia UE spoczywa na Państwu taki obowiązek prawny, mogą Państwo zostać poddani kontroli ex-post realizowanej przez właściwy w danym kraju UE organ, który szczegółowo przeanalizuje wyniki w ramach szerszego spektrum działań w celu ustalenia, czy wypełniają Państwo zobowiązania.

4. Dlaczego plany udoskonaleń są niezbędne?

   Jednym z podstawowych celów audytu jest przekazanie zainteresowanym stronom dowodów, że firmy stosują proces ciągłych udoskonaleń podczas zarządzania łańcuchem dostaw.

Jeżeli muszą Państwo przejść audyt, ale nie wiedzą Państwo, gdzie znaleźć audytora, radzimy nawiązać kontakt z programem branżowym na rzecz promowania odpowiedzialnego łańcucha dostaw. W ocenie OECD dotyczącej powiązania programów branżowych zawarto wiele programów poświęconych konkretnym metalom i minerałom.

Takie programy branżowe (lub „systemy należytej staranności”, jak się o nich mówi w kontekście UE) mogą ubiegać się o zatwierdzenie przez KE, natomiast uznane już systemy są ujmowane na liście w witrynie KE.

Dostępne są szablony sprawozdań oraz systemy IT, które pomagają zbierać wszelkie istotne informacje od dostawców i/lub komunikować je klientom. Więcej informacji znajduje się w „Zestawie narzędzi do należytej staranności”.

Jeżeli klient prosi o uzupełnienie różnych raportów, należy go zachęcić do używania narzędzi do raportowania, które są zgodne ze standardami wymiany danych.

Jeżeli klient nie zastosuje się do takiej rady, trzeba wypełnić wskazany przez niego szablon raportu, w przeciwnym wypadku ryzykujemy pogorszenie relacji z takim klientem. Należy jednak przekazać obawy różnym inicjatywom branżowym oraz UE, takie sugestie pomagają tym stowarzyszeniom wspólnie znajdować rozwiązania podobnych problemów, aby mogła na tym skorzystać cała branża.

Jeżeli nie posługują się Państwo właściwym językiem, zalecamy napisać raport we własnym języku oraz zlecić tłumaczenie profesjonalnemu tłumaczowi albo skorzystać z bezpłatnych narzędzi do tłumaczenia. Jeżeli dostawcy nie posługują się Państwa językiem, proszę przetłumaczyć kluczowe polityki oraz materiały informacyjne na ich język, ponieważ jest ważne, aby dostawcy dobrze je zrozumieli. Mogą Państwo ponadto skontaktować się ze stowarzyszeniami branżowymi oraz właściwymi organami w krajach UE, aby zasięgnąć dalszej porady.

Nie (od 12/2022 r.).

W odniesieniu do Art. 6 ust. 2 rozporządzenia, uproszczenie jest obecnie możliwe. Zwolnienie zgodnie z art. 6 ust. 2 rozporządzenia nie zależy od uznanych systemów zgodnie z art. 8 rozporządzenia lub wykazu globalnie odpowiedzialnych hut i rafinerii zgodnie z art. 9 rozporządzenia. Ponieważ jednak te ostatnie nie są jeszcze dostępne, należy przedstawić dowody rzeczowe, w tym sprawozdania z audytów przeprowadzonych przez strony trzecie, wykazujące, że wszystkie huty i rafinerie w łańcuchu dostaw przestrzegają przepisów rozporządzenia.

W odniesieniu do uproszczenia zgodnie z art. 7 ust. 1 rozporządzenia, uproszczenie nie jest obecnie możliwe, ponieważ nie istnieje system uznawany przez Komisję UE zgodnie z art. 8. Nie jest to możliwe bez uznania przez Komisję UE.

Generalnie do obu uproszczeń ma zastosowanie to, że samo korzystanie z uznanego systemu nie stanowi dowodu na spełnienie obowiązków w zakresie należytej staranności, a jedynie ma być rozumiane jako dowód w związku z obowiązkiem audytu. Przedsiębiorstwa ponoszą odpowiedzialność za zgodność z obowiązkami należytej staranności i nie można jej delegować na systemy. Systemy służą jedynie jako wsparcie.

Tak, wymogi dotyczące należytej staranności są obowiązkowe i należy przedstawić niezbędne dowody, nawet jeśli do tej pory żaden system należytej staranności w łańcuchu dostaw nie został uznany za równoważny z rozporządzeniem (UE) 2017/821. Rozporządzenie może być przestrzegane bez systemów lub bez wykazu odpowiedzialnych hut i rafinerii. Nawet gdyby systemy zostały uznane, art. 6 ust. 2 rozporządzenia zwolniłby importerów unijnych jedynie z obowiązku przeprowadzenia własnego audytu na podstawie art. 6 ust. 1 rozporządzenia. Pozostałe obowiązki w zakresie należytej staranności będą nadal istniały i konieczne będzie przedstawienie odpowiednich dowodów.

Nie, jeśli systemy należytej staranności w łańcuchu dostaw są uznane za równoważne z rozporządzeniem (UE) 2017/821, uznanie to ma zastosowanie dopiero od daty uznania. Systemy mogą zatem przyczynić się do osiągnięcia celów rozporządzenia jedynie w przyszłości i nie są uznawane za dowód stosowania środków należytej staranności w przeszłości.

Do dnia 30 czerwca 2023 r. kraje UE są zobligowane do składania rocznych sprawozdań z wdrażania do Komisji Europejskiej, ktόra przeprowadzi ich analizę. Będą to pierwsze sprawozdania odzwierciedlające kontrole zgodności ex-post przeprowadzone przez właściwe organy państw członkowskich, obejmujące rok 2022. W związku z tym żadne dane nie są jeszcze dostępne.

Za skuteczne i jednolite wdrożenie rozporządzenia odpowiedzialne są właściwe organy państw członkowskich (art. 10 ust. 3 Rozporządzenia). Komisja wspiera wdrażanie tego artykułu, zapewniając możliwości wymiany i koordynacji między właściwymi organami państw członkowskich za pośrednictwem grupy ekspertów ds. odpowiedzialnego pozyskiwania 3TG. Szczegółowe informacje na temat praktyk w zakresie egzekwowania przepisów stosowanych przez właściwe organy państw członkowskich są znane przede wszystkim krajom UE i mogą, według uznania kraju UE, zostać przekazane Komisji do lata 2023 r. za pośrednictwem rocznych sprawozdań z wdrażania, które zostaną poddane przeglądowi i analizie.

Ponieważ ustalenia z pierwszego roku kontroli ex-post (rok referencyjny 2022) zostaną uwzględnione w tegorocznych rocznych sprawozdaniach z wdrażania przez właściwe organy państw członkowskich, informacje te nie są jeszcze dostępne.

Rozporządzenie w sprawie minerałów z regionów ogarniętych konfliktami jest uważane za lex specialis, obejmujące określone łańcuchy dostaw 3TG i szczególne ryzyko związane z konfliktem, zgodnie z wytycznymi OECD. Trwający przegląd rozporządzenia obejmie również kwestię interakcji tego rozporządzenia z innymi powiązanymi aktami prawnymi, takimi jak CSDD, rozporządzenie w sprawie baterii lub ustawa o surowcach krytycznych.

Z perspektywy praktyki należytej staranności, firmy nie powinny „zakładać” wyników oceny ryzyka. Obowiązkiem każdego podmiotu jest przeprowadzenie należytej staranności w odniesieniu do swojego łańcucha dostaw. Zgodnie z wiodącymi praktykami i wytycznymi dotyczącymi należytej staranności, takimi jak Wytyczne ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka oraz Wytyczne OECD dotyczące należytej staranności, spółki zachowują indywidualną odpowiedzialność za swoje działania w zakresie należytej staranności. To, czy konkretny materiał może być powiązany z finansowaniem konfliktów i związanym z tym ryzykiem, będzie również zależeć od faktycznego pochodzenia minerałów, ponieważ firmy w Europie mogą przetwarzać 3TG, ale najprawdopodobniej pozyskują surowiec z innego miejsca.

Z punktu widzenia praktyki należytej staranności, chociaż metale mogą być przetwarzane / produkowane w UE, surowce mogą mieć inne pochodzenie. Warto zatem zweryfikować z dostawcą z UE, jakiego rodzaju procesy stosuje on w celu przeprowadzania kontroli należytej staranności w odniesieniu do własnych dostawców surowców.

Z perspektywy Rozporządzenia w sprawie minerałów z regionów ogarniętych konfliktami obowiązkowe wymogi należytej staranności mają zastosowanie wyłącznie do przywozu (importu) do UE 3TG, zgodnie z kodami Nomenklatury scalonej (CN) Rozporządzenia UE w sprawie minerałów z regionów ogarniętych konfliktami (UE) 2017/821 (zob. definicja unijnego importera w art. 2 lit. l) – „osobę fizyczną lub prawną zgłaszającą minerały lub metale w celu dopuszczenia do swobodnego obrotu w rozumieniu art. 201 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 (1 ) lub każdą osobę fizyczną lub prawną, na rzecz której dokonuje się takiego zgłoszenia)”.

Zgodnie z ogólną zasadą, z perspektywy praktyki należytej staranności, działania i czynności monitorujące będą zależeć od zidentyfikowanego ryzyka (lokalizacja jest jednym z czynników, ale nie jedynym). Dostawca z siedzibą w Europie może nadal być powiązany z istotnym ryzykiem i/lub niekorzystnym wpływem w odniesieniu do jego własnej działalności lub łańcucha dostaw. W rezultacie, jeśli proces należytej staranności (tj. identyfikacja ryzyka związanego z tym dostawcą) zidentyfikuje istotne ryzyko, które może wymagać monitorowania poprzez audyty stron trzecich, należy rozważyć przeprowadzenie audytów. Ważne jest jednak, aby uznać, że audyty nie są jedynym narzędziem monitorowania wyników dostawców, a od firm oczekuje się zaangażowania dostawców na podstawie zidentyfikowanego ryzyka i negatywnego wpływu oraz uzgodnienia strategii łagodzenia, rozwiązywania i zarządzania tym ryzykiem i negatywnym wpływem.

W przypadku, gdy spółka dąży do zapewnienia zgodności lub przestrzegania dobrowolnego standardu branżowego, należy wziąć pod uwagę wymogi tego standardu w odniesieniu do audytów zewnętrznych.

Członkowie RMI są powiadamiani o każdej zmianie CMRT za pośrednictwem poczty elektronicznej. Niestety, RMI nie dysponuje kanałem umożliwiającym informowanie osób niebędących członkami o tych zmianach. Ponieważ istnieje regularny proces rewizji, istotne zmiany są publikowane tylko raz w roku.