Skip to main content
Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs

Wyjaśnienie należytej staranności

Glosariusz terminów technicznych

Wydobycie rzemieślnicze i na małą skalę (ASM)

OECD definiuje wydobycie rzemieślnicze i na małą skalę (ASM) jako „formalną lub nieformalną działalność wydobywczą, którą prowadzi się głownie za pomocą uproszczonych form eksploracji, wydobycia, przetwarzania oraz transportu. Wydobycie rzemieślnicze i na małą skalę (ASM) wymaga zazwyczaj niskich nakładów kapitałowych oraz wykorzystuje technologię opartą na intensywnej pracy własnej. Wydobycie rzemieślnicze i na małą skalę („ASM”) może obejmować mężczyzn i kobiety, którzy pracują indywidualnie lub wraz z rodziną, na zasadzie partnerstwa albo jako członkowie spółdzielni bądź innych rodzajów stowarzyszeń prawnych i przedsiębiorstw skupiających tysiące górników”.

Blockchain

Blockchain to rozproszona baza danych używana do zarządzania stale rosnącą liczbą rekordów zwanych blokami. Gdy dane zostają zarejestrowane w dowolnym bloku, nie można ich zmienić bez ingerencji w cały łańcuch. Technologia ta oferuje niezawodny sposób rejestrowania oraz śledzenia transakcji za zgodą wszystkich podmiotów łańcucha dostaw. Technologia jest coraz częściej używana w oprogramowaniu do mapowania łańcucha dostaw przez wielu sprzedawców jako metoda międzyorganizacyjnego prowadzenia dokumentacji.

Obszary konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA)

Zgodnie z wytycznymi OECD dotyczące należytej staranności (OECD DDG), obszary konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA) charakteryzuje „występowanie konfliktów zbrojnych, szerzącej się przemocy lub innych niebezpieczeństw zagrażających ludziom”. „Obszary wysokiego zagrożenia to tereny, na których występuje wysokie ryzyko konfliktu lub rozpowszechnionych bądź poważnych nadużyć, zgodnie z definicją podaną w paragrafie 1, Załącznik II do wytycznych”. Definicja obszary konfliktu i wysokiego zagrożenia zawarta w rozporządzeniu UE jest spójna z definicją podaną przez OECD DDG.

Formularz sprawozdania dot. minerałów z rejonów objętych konfliktami (CMRT)

Formularz sprawozdania dot. minerałów z rejonów objętych konfliktem (CMRT) to bezpłatny, ustandaryzowany szablon stworzony przez Inicjatywę ds. odpowiedzialnego gospodarowania minerałami (RMI) we współpracy z członkami RMI, AIAG oraz JEITA. Formularz sprawozdania dot. minerałów z rejonów objętych konfliktem (CMRT) usprawnia przepływ informacji przez łańcuch dostaw, zawiera dane na temat kraju pochodzenia minerałów oraz wykorzystywanych w procesie hut i rafinerii. Pomaga zachować zgodność z legislacją oraz stosować się do wytycznych OECD DDG. Formularz pozwala też łatwiej identyfikować nowe huty i rafinerie, aby potencjalnie uczestniczyły w niezależnych programach zapewnienia jakości, zgodnie z Etapem 4 OECD. Formularz sprawozdania dot. minerałów z rejonów objętych konfliktem (CMRT) ma przynosić korzyść dostawcom i ich klientom poprzez promocję spójności oraz wydajności w procesie wymiany danych na temat minerałów z zachowaniem należytej staranności. Formularz sprawozdania dot. minerałów z rejonów objętych konfliktem (CMRT) opracowano w sposób zgodny ze standardem IPC-1755 dotyczącym wymiany danych na temat minerałów z obszarów ogarniętych konfliktem. Dostawcy usług IT często umożliwiają firmom przesyłanie formularzy sprawozdania dot. minerałów z rejonów objętych konfliktem (CMRT) w formacie MS Excel poprzez ładowanie ich bezpośrednio do platform IT.

Więcej informacji na temat Formularzy sprawozdania dot. minerałów z rejonów objętych konfliktem (CMRT)

Plan działań naprawczych

Plan działań naprawczych to opracowany etap po etapie plan działania na wypadek wystąpienia problemów w łańcuchu dostaw, jest najczęściej wykorzystywany podczas audytów. Powinien zakładać egzekwowanie w ustalonym czasie konkretnych zobowiązań i działań zapobiegawczych, łagodzących oraz zmierzających do poprawy jakości.

Udostępnianie informacji

Zgodnie z wytycznymi OECD „przedsiębiorstwa powinny zadbać, aby terminowo przekazywać precyzyjne informacje na temat wszystkich istotnych spraw dotyczących ich działalności, struktury, sytuacji finansowej, działalności, udziałów oraz ładu korporacyjnego. Informacje tego rodzaju należy udostępniać na temat przedsiębiorstwa jako całości, a w stosownych przypadkach również na temat poszczególnych segmentów działalności czy obszarów geograficznych. Obowiązujące w przedsiębiorstwach polityki udostępniania informacji powinny być dostosowane do charakteru i rozmiaru firmy oraz miejsca prowadzenia działalności, a szczególną uwagę należy poświęcić kosztom, poufności biznesowej oraz innym aspektom konkurencyjności”.

Więcej informacji znajduje się w dokumencie Wytyczne OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych

Ustawa Dodda-Franka, część 1502

Akt ustawodawczy, zgodnie z którym amerykańskie spółki raportujące do Amerykańskiej Komisji Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) (zgodnie z częściami 13[a] lub 15[d] ustawy o papierach wartościowych i giełdach) powinny informować, czy w ich łańcuchach dostaw obecne są minerały pochodzące z DRK oraz 9 sąsiadujących z republiką krajów. Ustawa ta, która podlega obecnie przeglądowi, nie zabrania wykorzystywania „minerałów z obszarów ogarniętych konfliktem”.

Spółki niższego szczebla

Wszystkie spółki na etapach dalszych niż rafinerie i huty (patrz FAQ 5 – Często zadawane pytania). Spółki niższego szczebla obejmują „podmioty handlujące metalami i wymieniające je, banki kruszców, inne spółki samodzielnie składujące złoto, producentów komponentów, wytwórców produktów, producentów oryginalnego sprzętu, producentów biżuterii, sprzedawców oraz inne spółki wykorzystujące metale do wyrobu produktów, takie jak producenci i sprzedawcy sprzętu elektronicznego i/lub wyrobów medycznych”. (Aby dowiedzieć się więcej, można zapoznać się z wytycznymi dotyczącymi należytej staranności: z myślą o wolnym od konfliktów łańcuchu dostaw minerałów. Zwłaszcza z łatwymi do stosowania wytycznymi OECD.

Należyta staranność

Należyta staranność to proces, za pośrednictwem którego przedsiębiorstwa identyfikują, zapobiegają, łagodzą i ponoszą odpowiedzialność w zakresie rzeczywistych i potencjalnych wpływów (Wytyczne OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych, część II – Polityka ogólna, paragraf 10). Procedury należytej staranności można wprowadzić w ramach szerszych systemów zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie, pod warunkiem, że będą one wykraczały ponad standardową identyfikację i zarządzanie zagrożeniami istotnymi dla samych przedsiębiorstw, a będą obejmowały również zagrożenia dotyczące szkód związanych ze sprawami, o których mowa w wytycznych (Wytyczne OECD odnośnie należytej staranności w celu odpowiedzialnego prowadzenia biznesu (OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct – wersja 2.1, str. 8). Pełny opis zagrożeń znajduje się na stronie 6 łatwych do stosowania wytycznych OECD.

Systemy należytej staranności

Systemy należytej staranności to inicjatywy, które pomagają zrealizować cele rozporządzenia UE i „mające na celu zerwanie powiązania między konfliktami a pozyskiwaniem cyny, tantalu, wolframu i złota [...] Systemy takie wykorzystują audyty prowadzone przez niezależne podmioty zewnętrzne do certyfikowania hut i rafinerii stosujących systemy zapewniające odpowiedzialne pozyskiwanie minerałów. [...] Aby umożliwić przestrzeganie niniejszego rozporządzenia przez poszczególne podmioty gospodarcze należące do systemów należytej staranności i uniknięcie podwójnych audytów, należy ustalić w akcie delegowanym metodykę i kryteria uznawania takich systemów za równoważne z wymogami niniejszego rozporządzenia” (Rozporządzenie UE w sprawie minerałów z regionów ogarniętych konfliktami).

Rozporządzenie UE

Począwszy od 1 stycznia 2021 roku spółki będą musiały przestrzegać Rozporządzenia UE 2017/821, w którym określono zobowiązania dotyczące zapewniania należytej staranności przez unijnych importerów cyny, tantalu i wolframu, ich rud oraz złota pochodzących z obszarów konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA), jeżeli roczna skala importu takich importerów przekracza wartości podane w Załączniku 1 do rozporządzenia.

Kontrole ex-post

Na mocy rozporządzenia UE właściwe organy w kraju UE będą przeprowadzały kontrole ex-post, aby zapewnić stosowanie się importerów metali i minerałów do rozporządzenia. Komisja przedstawiła właściwym organom w krajach UE jasne wytyczne dotyczące tego, jak przeprowadzać kontrole ex-post. Właściwe organy będą badały, w jakim stopniu firmy przestrzegają zapisów rozporządzenia.

Skargi

Skargi to formalne i poważne obawy oraz zarzuty formułowane przez dowolną zainteresowaną stronę (zaangażowane strony albo osoby zgłaszające przypadek naruszenia), która zgłasza domniemane uszkodzenie lub informuje o obawie lub niezadowoleniu z powodu działań spółki bądź jej dostawców oraz wpływu takich działań na łańcuch dostaw. W skargę wpisane jest oczekiwanie, że firma udzieli odpowiedzi albo przeprowadzi działanie naprawcze. W procedurach składania skarg opisano czynności, które osoby zgłaszające przypadek naruszenia, powinny podjąć, aby zaraportować problem (opisano również dostępne do tego narzędzia, takie jak dedykowane infolinie itd.), oraz to, jak wyznaczony personel powinien reagować na takie zgłoszenia.

Skargi i mechanizmy zgłaszania przypadków naruszenia

Wzajemnie powiązane procesy, które pomagają w realizacji procedury składania skarg, obejmują otrzymywanie i badanie skarg lub zażaleń oraz odpowiadanie na nie.

System zarządzania

System zarządzania to reżim organizacyjny pozwalający realizować zobowiązania zawarte w polityce. Obejmuje zazwyczaj polityki, procedury, zasoby, stanowiska, zakres obowiązków, zobowiązania i metody związane z raportowaniem, zarządzanie danymi oraz infrastrukturę niezbędną do realizacji polityki. Więcej szczegółów zawarto w części FAQ – Często zadawane pytania.

Łagodzenie

Procedura łagodzenia jest stosowana w sytuacjach, w których istnieje ryzyko stworzenia lub powielenia szkody za pośrednictwem działalności biznesowej. Działania takie obejmują przyczynianie się do poważnych nadużyć, pośrednie i bezpośrednie wspieranie uzbrojonych grup niepaństwowych albo państwowych lub prywatnych służb bezpieczeństwa, a także niewystarczające, nieprecyzyjne i nielegalne metody stosowania łańcucha dowodowego i/lub identyfikowalności. Dzięki objęciu planem zarządzania ryzykiem dostawców i interesariuszy, można zaopatrywać się w danych obszarach i u tych dostawców, minimalizując negatywne wpływy pochodzące z ewentualnych zagrożeń. Łagodzenie ryzyka jest stosowane po zidentyfikowaniu lub zaistnieniu zagrożeń, a procedura łagodzenia ma na celu złagodzenie negatywnego wpływu takiej sytuacji. W momencie urzeczywistnienia się negatywnego zagrożenia należy również podjąć działania naprawcze.

Wytyczne OECD dotyczące należytej staranności na rzecz odpowiedzialnych łańcuchów dostawy minerałów z obszarów objętych konfliktem oraz wysokim zagrożeniem

Program należytej staranności opracowany, aby pomóc firmom w identyfikowaniu oraz zarządzaniu zagrożeniami w łańcuchu dostawy minerałów z obszarów ogarniętych konfliktem i wysokim zagrożeniem. Program ten składa się z 5 etapów. (1) Ustanowienie silnych systemów zarządzania spółką. (2) Identyfikowanie i ocena ryzyka w łańcuchu dostaw. (3) Opisanie i wprowadzenie strategii, aby odpowiadać na zidentyfikowane ryzyka. (4) Przeprowadzanie niezależnych audytów badających stosowanie należytej staranności w rafineriach. (5) Składanie rocznych raportów na temat należytej staranności w łańcuchach dostaw. W wytycznych OECD DDG zawarto oddzielne dodatki dotyczące minerałów 3T (cyny, tantalu i wolframu) oraz złota. OECD zaleca MŚP przyjmować wytyczne OECD DDG w sposób dostosowany do skali działalności i profilu ryzyka.

Zadośćuczynienie

W Wytycznych OECD odnośnie należytej staranności w celu odpowiedzialnego prowadzenia biznesu określono, że zadośćuczynienie to jednocześnie „procesy naprawy negatywnego wpływu oraz konkretnych skutków realizowane w sposób umożliwiający zażegnanie negatywnego wpływu albo przeciwdziałanie mu, w tym: przeprosiny, restytucja lub rehabilitacja, odszkodowanie finansowe lub niefinansowe (w tym ustanowienie funduszu zadośćuczynienia dla ofiar albo zorganizowanie przyszłego programu pomocy potrzebującym bądź programu edukacyjnego), sankcje karne (kryminalne lub administracyjne, na przykład grzywny), a także zapobieganie szkodom, na przykład poprzez nakazy sądowe lub gwarancje, że dany proceder się nie powtórzy” (Wytyczne OECD odnośnie należytej staranności w celu odpowiedzialnego prowadzenia biznesu, wersja 2.1, str. 7).

Procedura dochodzenia w sprawie pochodzenia minerałów (RCOI)

Dochodzenie przeprowadzane w celu ustalenia, czy dowolny minerał 3TG (cyna, tantal, wolfram i złoto) w łańcuchu dostaw pochodzi z obszaru ogarniętego konfliktem lub wysokim zagrożeniem albo z recyklingu bądź ze złomowania. Znaczenie „uzasadnionego dochodzenia” zależy od kilku czynników, w tym rozmiaru firmy, produkowanych przez nią artykułów, transparentności łańcucha dostaw oraz relacji z dostawcami. W ramach Inicjatywy ds. odpowiedzialnego gospodarowania minerałami (RMI) udostępniana jest członkom lista informacji na temat kraju oraz źródła pochodzenia minerałów z obszarów ogarniętych konfliktem w łańcuchach dostawy minerałów 3TG, aby pomóc firmom w zachowaniu zgodności z wytycznymi OECD DDG. Sprawdź listę RCOI (pełna lista jest dostępna wyłącznie dla członków).

Ryzyko i ocena ryzyka

Ryzyko dotyczy potencjalnie niekorzystnego wpływu na działalność firmy wywieranego przez praktyki biznesowe, związki z dostawcami oraz relacje z innymi podmiotami w łańcuchu dostaw. Za pomocą procesu należytej staranności spółka identyfikuje potencjalne zagrożenia związane z faktem bezpośredniego lub pośredniego (na przykład za pośrednictwem łańcucha dostaw) powiązania z nieodpowiedzialnym wydobyciem i przetwarzaniem minerałów w obszarach konfliktu i wysokiego zagrożenia (CAHRA). Dana firma przeprowadza ocenę ryzyka, analizując rzeczywiste okoliczności działalności biznesowej oraz szacując poziom ryzyka poprzez ocenę tych okoliczności pod względem zgodności z krajowymi i międzynarodowymi prawami i standardami.

Oprogramowanie jako usługa (Software as a Service, SaaS)

SaaS to model licencjonowania i dostarczania oprogramowania, które jest udostępniane na podstawie subskrypcji oraz centralnie zarządzane. Użytkownicy uzyskują do niego zazwyczaj dostęp za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

Małe i średnie przedsiębiorstwa

W UE „kategoria mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) obejmuje przedsiębiorstwa, które zatrudniają mniej niż 250 osób i których roczny obrót nie przekracza 50 milionów euro i/lub których całkowity bilans roczny nie przekracza 43 milionów euro”.

Oprogramowanie do mapowania łańcucha dostaw

Oprogramowanie do mapowania łańcucha dostaw pomaga firmom rozumieć, komunikować i gromadzić dane z łańcucha dostaw, zazwyczaj za pośrednictwem platformy internetowej. Narzędzia te pozwalają firmom centralnie gromadzić dane na temat łańcucha dostaw, a następnie analizować i przetwarzać informacje w wydajny sposób. Oprogramowanie to pomaga też firmom zapewniać, aby zgromadzone przez nie dane pochodzące od dostawców były zgodne z wszelkimi niezbędnymi ustawami lub wytycznymi, z którymi taka zgodność jest wymagana lub pożądana.

Niezależny audyt

Niezależny audyt w kontekście wytycznych OECD DDG to proces, zgodnie z którym niezależna strona trzecia weryfikuje zgodność z 5 etapami procedury zapewniania należytej staranności. Audytor bada działalność, procesy oraz systemy wykorzystywane przez firmę do przeprowadzania należytej staranności w łańcuchu dostaw. Zgodnie z rozporządzeniem UE na temat minerałów z obszarów objętych konfliktem (artykuł 6), audytor ocenia zgodność z obowiązującymi u importerów systemami zarządzania, zarządzania ryzykiem oraz udostępniania informacji. Audytor przedstawia audytowanym podmiotom zalecenia dotyczące tego poprawy procedury należytej staranności. Importerzy mogą zostać zwolnieni z niezależnych audytów, jeżeli mogą przedstawić dowody, które wykazują, że ich huty i rafinerie stosują się do wymogów rozporządzenia UE. Wśród takich dowodów powinny się znajdować sprawozdania o audytach zewnętrznych.

Identyfikowalność oraz łańcuch dowodowy

Identyfikowalność, według wytycznych OECD DDG, to zdolność do identyfikowania pochodzenia metalu lub minerału oraz tożsamości osób uczestniczących w ich obrocie, aby dowiedzieć się skąd pochodzi taki surowiec i w jakich okolicznościach został pozyskany. Identyfikowalność jest oparta na procedurach śledzenia minerałów na przestrzeni łańcucha dostaw (od punktu pochodzenia do huty lub rafinerii). Dokumentacja z zarejestrowaną kolejnością osób i firm, które były w posiadaniu minerałów przechodzących przez łańcuch dostaw jest nazywana łańcuchem dowodowym. Należy pamiętać, że cały czas opracowywane są technologie pozwalające monitorować i identyfikować minerały.

Spółki wyższego szczebla

Firmy tego rodzaju obejmują „kopalnie (rzemieślnicze i wydobywające na małą skalę oraz dużych producentów), lokalnych handlowców i eksporterów z kraju pochodzenia minerałów, międzynarodowe podmioty handlujące koncentratami minerałów, podmioty odzyskujące minerały, rafinerie i huty”.

Osoba zgłaszająca przypadek naruszenia

Każdy współpracownik, wykonawca, klient i/lub strona trzecia, która składa zażalenie i/lub skargę w związku z aktywnością i oddziaływaniem wywieranym przez spółkę lub jej wykonawców.

FAQ – Często zadawane pytania na temat wytycznych OECD w sprawie należytej staranności

W tej części znajdziemy odpowiedzi na najistotniejsze pytania, które MŚP zadają sobie na temat należytej staranności.

Często zadawane przez MŚP pytania na temat należytej staranności

Etap 1: Systemy zarządzania firmą

Etap 2: Identyfikacja i ocena ryzyka

Etap 3: Opisywanie i wprowadzanie strategii reagowania na zidentyfikowane zagrożenia

Etap 4: Niezależny audyt

Etap 5: Raportowanie

Organy do kontaktu w krajach UE

Ta sekcja zawiera łącze do oficjalnego wykazu właściwych organów państw UE, edytowaną wersję tego wykazu zawierającą dalsze dane kontaktowe ważne wyłącznie dla tego portalu oraz inne organy krajowe odpowiedzialne za zapewnienie jednolitego przestrzegania rozporządzenia UE.

Wykaz właściwych organów państw członkowskich

List of EU country competent authorities uzupełniony dodatkowymi informacjami kontaktowymi ważnymi wyłącznie dla tego portalu

Inne krajowe organy do kontaktu