Explicación de la debida diligencia

En términos simples, la debida diligencia es la forma en que una empresa entiende, gestiona y comunica el riesgo. Esto incluye los riesgos que genera para otros, y los riesgos a los que se enfrenta a través de sus decisiones y acciones estratégicas y operativas.

Una descripción técnica de la debida diligencia sería la siguiente: son los procesos mediante los cuales las empresas identifican, previenen, mitigan y explican cómo abordan sus efectos adversos reales y potenciales (Guía para empresas multinacionales de la OCDE, capítulo II - Políticas generales, párr. 10). La debida diligencia en la cadena de suministro es un proceso continuo, proactivo y reactivo mediante el cual las empresas supervisan y administran sus compras y ventas con miras a garantizar que no contribuyan a los conflictos ni a los efectos adversos conexos.

La debida diligencia puede incluirse en los sistemas más amplios de gestión del riesgo de las empresas, siempre que no se limite a identificar y gestionar riesgos materiales para la propia empresa, sino que se incluyan los riesgos de daños relacionados con las cuestiones comprendidas en las directrices de la OCDE (guía de debida diligencia de la OCDE para prácticas comerciales responsables - proyecto 2.1, pág. 8). La guía de fácil uso de la OCDE (pág. 6) proporciona una descripción completa de estos riesgos.

La aspiración de una empresa a declararse "libre de conflictos" no es ni una recomendación de la Guía de debida diligencia de la OCDE ni un requisito del reglamento de la UE.

La debida diligencia efectiva en sus cadenas de suministro le ayudará a abastecerse de manera responsable en las zonas de conflicto y de alto riesgo (CAHRAs), no excluirlas de sus cadenas de suministro. Esta inclusión de las CAHRAs fue la intención original de la Guía de debida diligencia de la OCDE y del reglamento de la UE.

Independientemente de si utiliza la debida diligencia de la cadena de suministro para permitir reclamaciones "libres de conflictos" sobre su empresa o sus productos, si sigue los pasos de la debida diligencia descritos en la Guía de la OCDE y consigue demostrar una mejora significativa de su sistema de gestión de riesgos, puede afirmar que está adquiriendo minerales de manera responsable.

Solo porque su empresa no tenga ninguna obligación legal no significa que la debida diligencia no sea relevante o útil para usted. Además, es posible que su empresa tenga obligaciones en el futuro. Asimismo, dada la tendencia mundial hacia la incorporación de la debida diligencia en las cadenas de suministro de minerales, es probable que sus clientes le pidan cada vez más que la practique. La preparación puede ahorrarle costes e inconvenientes en una etapa futura. También le ayudará a controlar los riesgos y a fomentar el valor de su negocio.

Le llevará cierto tiempo y recursos realizar la debida diligencia, aunque dependerá de su tamaño y posición en la cadena de suministro, de la complejidad y del perfil de riesgo de sus cadenas de suministro, de su experiencia en el establecimiento de sistemas de gestión y de su acceso a soluciones proporcionadas y rápidas. De hecho, hay mucha variabilidad en la forma en que una empresa puede ejercer la debida diligencia y la Guía de debida diligencia de la OCDE está diseñada para esta flexibilidad. Como pyme, es probable que tenga menos proveedores que las empresas más grandes y que tenga relaciones comerciales duraderas con ellas. Eso debería permitirle acumular progresivamente el tipo de información necesaria para establecer y realizar la debida diligencia en un plazo razonable.

Si es una empresa con muchos proveedores, considere entrar en una asociación industrial para unir fuerzas con otras empresas y aprovechar un mayor poder. Contemple también la posibilidad de introducir sistemas de gestión (que podrían incluir un sistema de gestión de datos que ayude a recopilar, agregar y comunicar datos de la debida diligencia). Puede encontrar una lista completa de soluciones de TI en las Herramientas de debida diligencia. Un sistema de administración de datos podría ahorrarle tiempo a la hora de recopilar y agregar información y podría dedicar su tiempo a mitigar los riesgos que identifique a través del sistema.

Otra forma de ahorrar tiempo y dinero es buscar soluciones integradas de cumplimiento de normas y gestión de datos basadas en software. Esto puede ayudarle a aumentar la eficiencia y, por lo tanto, a minimizar los costes al combinar el cumplimiento de diferentes leyes y la participación de los proveedores. Por ejemplo, algunas soluciones de TI pueden ayudarle a cumplir con los requisitos y las directrices sobre el abastecimiento responsable, así como con varios requisitos reglamentarios y legislativos de manera combinada y rentable.

Los términos "fases finales" y "fases iniciales" se utilizan para indicar las diferentes etapas de los procesos de producción y el uso en la cadena de suministro de minerales y en la industria. En términos sencillos, las empresas de las fases iniciales son las que participan en las etapas que van de la extracción a la fundición y el refinado. Las empresas de las fases finales son las que procesan el resultado de las fundiciones y refinerías en productos semiacabados y productos finales. Vea la cadena de suministro a continuación: todas las empresas de la izquierda, incluidas las fundiciones y las refinerías, son empresas situadas en la fase inicial, todas las empresas a la derecha de las fundiciones y refinerías son empresas situadas en la fase final. Cuanto más abajo se encuentra una empresa, más cerca está de los usuarios finales/consumidores.

Descripción de una cadena de suministro de minerales

Entre las empresas que se encuentran en las fases finales, más abajo de las refinerías y las fundiciones, figuran los comerciantes y las bolsas de metales, los bancos de lingotes de oro, otras entidades que hacen su propio almacenamiento de oro en cámaras acorazadas, fabricantes de componentes, fabricantes de productos, fabricantes de equipos originales, fabricantes de joyas y minoristas. También incluye otras empresas que utilizan metales procesados en la fabricación de productos, como fabricantes y minoristas de equipos electrónicos o dispositivos médicos. Las empresas de las fases iniciales se incluyen las que participan en la extracción (productores artesanales y de pequeña o gran escala), los comerciantes y exportadores locales del país de origen del mineral, los comerciantes internacionales de concentrados, los reprocesadores de minerales, las refinerías y las fundiciones.

La cadena de suministro ilustrada más arriba es simplificada y de alto nivel, para mostrarle los nodos o etapas típicos de la cadena de suministro. Sin embargo, en cada etapa o nodo, puede encontrar muchos actores. Por ejemplo, en la etapa de la "mina" podría haber numerosos mineros, de pequeña o gran escala. También puede tener diferentes transportistas, comerciantes y procesadores de minerales en la cadena de suministro. La etapa/nodo de "refinerías y fundiciones" se denomina comúnmente "punto de pellizco" y suministran el metal a numerosas empresas de las fases finales. Hay menos refinerías y fundiciones en comparación con el número de empresas ubicadas en las fases iniciales o finales (véase también la pregunta número 8), de ahí la idea de que constituyen el punto de pellizco de las cadenas de suministro de minerales.

Una política es un documento que establece públicamente ciertos principios y compromisos que su empresa ha contraído en relación con un asunto determinado. En este caso, la política indicaría la posición de su empresa en relación con el abastecimiento responsable y sus expectativas de cómo los proveedores le ayudarán a alcanzar los objetivos definidos en la política. En el anexo II de la Guía de debida diligencia de la OCDE figura un modelo de política de cadena de suministro para una cadena mundial de suministro de minerales procedentes de zonas de conflicto y de alto riesgo (CAHRAs) responsable.

Este anexo puede ser adaptado y utilizado por todas las empresas de las cadenas de suministro de minerales. Su política debe ser comunicada a sus empleados y proveedores, por ejemplo, publicándola en su sitio web y en sus oficinas y sitios, incluyéndola en los contratos o enviándola a los proveedores y clientes actuales y potenciales por correo postal o por correo electrónico.

La Iniciativa de Minerales Responsables (RMI) publica un enlace a la política de la cadena de suministro de cada fundición y refinador conforme en su programa de evaluación. El RMI también proporciona un mecanismo de reclamación que puede usar como ejemplo.

Si es una empresa de las fases finales, compruebe los ejemplos de políticas de otras compañías importantes que ya participen en el abastecimiento responsable de minerales. Si es una empresa de las fases iniciales e intermedias, puede encontrar ejemplos de políticas en la página de fundiciones y refinerías conformes de la RMI.

La forma en que se implementa una política viene determinada por el procedimiento establecido en ella. El procedimiento debe describir el sistema de gestión que ha puesto en marcha para garantizar que cumple los compromisos que ha contraído en su política. Este procedimiento debe especificar quién es responsable de supervisar su aplicación y cuándo y en qué circunstancias se revisará. Si necesita más información sobre cómo configurar su propio sistema de gestión, puede utilizar la lista de comprobación '3Ps: establecer sistemas sólidos de gestión empresarial (paso 1 de la OCDE) mediante el personal, las políticas y los procedimientos (anexo 1)".

Si es una empresa de las fases finales, el proceso de debida diligencia significa

• Identificar las fundiciones y refinerías de su cadena de suministro.

  La Iniciativa de Minerales Responsables (RMI) ha desarrollado un modelo de informe sobre minerales procedentes de zonas de conflicto (CMRT) que es una plantilla para elaborar informes gratuita y estandarizada que puede utilizar para facilitar la transferencia de información a través de su cadena de suministro sobre el país de origen del mineral y las fundiciones y refinerías empleadas. También puede utilizar esta plantilla para identificar nuevas fundiciones y refinerías que necesitan someterse a una auditoría. Algunas empresas deciden utilizar la plantilla en el formato original de Excel, compartiéndola con sus proveedores y cotejando después la información. Otras empresas pueden preferir utilizar soluciones de TI para automatizar el proceso (consulte las herramientas de debida diligencia para obtener una lista de proveedores de TI).

  Una vez que haya identificado las fundiciones y refinerías, verifique si la empresa o empresas han pasado con éxito su auditoría. En virtud del reglamento de la UE, la Comisión publicará una lista de fundiciones responsables a nivel mundial, teniendo en cuenta las cubiertas por los programas de debida diligencia de la cadena de suministro reconocidos por la Comisión. También puede encontrar una lista de fundidores y refinadores conformes (que cumplen con los protocolos de evaluación del proceso de garantía de minerales responsables (RMAP)) y activos (participantes en el RMAP y se han comprometido a someterse a una evaluación de RMAP) en el sitio web del RMI.

• Evaluar los sistemas de debida diligencia de las fundiciones y las refinerías en relación con la Guía de debida diligencia de la OCDE.

  Necesitará solicitar información a sus proveedores para entender si gestionan los riesgos y de qué manera. Si no está satisfecho con la información proporcionada, también puede solicitar que proporcionen ejemplos de cómo han gestionado los riesgos pertinentes en el pasado o cómo se proponen hacerlo en el futuro.

• Si es una empresa pequeña, es posible que le resulte difícil identificar las fundiciones y refinerías.

  En este caso, trate de cooperar con otras empresas para identificar las fundiciones y refinerías en su cadena de suministro. En particular, sus proveedores (que en teoría deberían estar más arriba que usted) estarían más cerca de las fundiciones/refinerías de su cadena de suministro, y por lo tanto, podrían tener más información. También puede unirse a las asociaciones industriales que apoyan a sus miembros en sus iniciativas de debida diligencia.

• Introducir un sistema de transparencia de la cadena de suministro para trazar un mapa de su cadena de suministro.

  Se utilizará para identificar las fundiciones y refinerías de la cadena de suministro y encontrar información sobre los lugares de origen y tránsito de minerales que tienen señal de alerta. Esta información le ayudará a identificar los países de origen, transporte y tránsito de metales en la cadena de suministro para cada fundición y refinería. La plataforma “Due diligence ready!” proporciona herramientas de debida diligencia que contiene información sobre posibles herramientas que pueden ayudarle con esto.

• Llevar un registro de su proceso de debida diligencia, comunicación, decisiones tomadas y los motivos de ciertas decisiones.

  Mantener estos registros durante un mínimo de 5 años.

• Supervisar estrechamente los riesgos cuando se identifiquen.

  Evaluar regularmente el riesgo – por ejemplo, anualmente, dependiendo del grado de flujo en sus prácticas de abastecimiento – para ver si algo ha cambiado desde que se llevó a cabo la evaluación del riesgo anterior

Si es una empresa que opera en las fases iniciales, el proceso de debida diligencia significa:

• Definir la cadena de custodia.

  La cadena de custodia es el rastro documental que registra la secuencia de individuos y empresas que se hacen cargo de los minerales a medida que avanzan por la cadena de suministro.

• Comprender las circunstancias de la extracción, el comercio, la manipulación y la exportación de minerales.

  Un mineral crudo llega al consumidor a través de múltiples participantes, que generalmente incluyen actores en los siguientes puntos: "extracción, transporte, manipulación, comercio, procesado, fundición, refinado y aleación, fabricación y venta del producto final" (Guía de debida diligencia de la OCDE). Debido a las circunstancias relacionadas con la extracción, el comercio o la manipulación de los minerales, estas etapas tienden a entrañar mayores riesgos de contribuir a los conflictos o de tener efectos negativos en los derechos humanos. Para obtener orientación sobre cómo mejorar su comprensión de estas circunstancias, consulte el apéndice de la Guía de debida diligencia de la OCDE titulado "Guía para las evaluaciones del riesgo de las empresas de las fases iniciales" (pág. 54).

• Identificar y evaluar el riesgo.

  En el apéndice "Guía para las evaluaciones del riesgo de las empresas de las fases iniciales" figuran directrices sobre el establecimiento de equipos de evaluación sobre el terreno y preguntas recomendadas para orientar la identificación y evaluación de los riesgos.

Es posible que no pueda trazar un mapa de toda su cadena de suministro durante el primer año de debida diligencia, pero es de esperar que trabaje hacia este objetivo (que podría lograrse progresivamente a lo largo de 2 o 3 años). Recuerde que el espíritu de la Guía de debida diligencia de la OCDE es la mejora continua. ¡La perfección es una meta imposible y cambiante cuando se trata de la debida diligencia!

Un enfoque basado en el riesgo podría centrarse en sus proveedores con mayor riesgo y sus proveedores "críticos".

• Los proveedores con mayor riesgo son aquellos que ya sabe que están o que es más probable que estén abasteciéndose en CAHRAs o que podrían ponerse de manifiesto con las señales de alerta que identifique.
• Su proveedor crítico no es necesariamente su mayor proveedor en términos de volumen o valor, sino el que está más interconectado con otros proveedores distantes o inmediatos de su cadena de suministro. El proveedor crítico tiene el mayor número, diversidad o conectividad de proveedores y, por lo tanto, tiene más posibilidades de influir en otros o está más expuesto a los posibles problemas de la cadena de suministro. Al trabajar estrechamente con el proveedor crítico, puede tener un efecto dominó sobre las otras empresas de la cadena de suministro. También utilizará sus recursos de manera más eficiente y tendrá mayores posibilidades de lograr su objetivo.

Si es una empresa de las fases finales, conforme a la Guía de debida diligencia de la OCDE se espera que identifique todas las fundiciones y refinerías de su cadena de suministro. Un gran número de empresas de las fases finales utilizan el modelo de informe sobre minerales procedentes de conflictos (CMRT) para identificar refinerías y fundiciones en su cadena de suministro. El formulario CMRT es un modelo normalizado de presentación de informes elaborado por la Iniciativa de Iniciativa de Minerales Responsables (RMI) "que facilita la transferencia de información a través de la cadena de suministro en relación con el país de origen del mineral y las fundiciones y refinerías que se utilizan. La plantilla también facilita la identificación de nuevas fundiciones y refinerías para que puedan someterse a una auditoría mediante el proceso de garantía de minerales responsables (RMAP)”. El RMAP utiliza una auditoría de terceros independientes de los sistemas de gestión de fundiciones/refinerías y las prácticas de abastecimiento para validar la conformidad con los protocolos de RMAP y las normas mundiales vigentes. La auditoría utiliza un enfoque basado en el riesgo para validar los procesos de gestión de las fundiciones a nivel de las empresas para la compra responsable de minerales. Las empresas pueden utilizar esta información para tomar sus decisiones de abastecimiento.

Se espera que las refinerías y fundiciones proporcionen información sobre el proceso o la metodología utilizados para su cadena de custodia. También se espera que proporcionen información sobre las circunstancias de la extracción, manipulación, comercio y exportación de minerales y el proceso de evaluación del riesgo en esas circunstancias. Esto significa que deben describir y explicar cómo saben qué entidad gestionó o poseyó el mineral en cada punto de la cadena de suministro (cadena de custodia). Además, deberían poder explicar cómo se extrajo, manipuló, comercializó y exportó el mineral (por quién, dónde, en qué plazo, etc.). Conocer estos aspectos es la base para poder identificar y luego evaluar los riesgos.

En el paso 2, II. B de la Guía de debida diligencia de la OCDE se estipula que: "en las fases finales, las empresas... podrán participar y cooperar directamente con otros miembros del sector ... para llevar a cabo la recomendación contenida en esta sección con el fin de identificar las fundiciones/refinerías de su cadena de suministro y evaluar sus prácticas de debida diligencia". Por lo tanto, no se espera que usted haga esto por su cuenta. Existen varias iniciativas conjuntas de la industria que proporcionan apoyo (por ejemplo, el Centro Internacional de Estudios Tantalio-Niobio, la Iniciativa de Minerales Responsables (véase la pregunta 7), la asociación europea para minerales responsables, el Programa sobre responsabilidades en las cadenas de suministro de minerales (iTSCi), etc.). En este contexto, cabe señalar que la OCDE ha llevado a cabo un proyecto piloto para evaluar el grado de armonización de los programas industriales con la Guía de debida diligencia de la OCDE. Los programas industriales (o los "programas de debida diligencia" a que se refieren en el contexto de la UE) podrán solicitar el reconocimiento por parte de la CE, y los programas reconocidos figurarán en el sitio web de la CE.

Si bien las empresas pueden utilizar a terceros para llevar a cabo tareas de debida diligencia, la responsabilidad última de su idoneidad recae en su empresa. Es importante ser responsable de su propia debida diligencia y trabajar en la elaboración de mapas de la cadena de suministro, paso a paso.

Si ha realizado consultas o ha utilizado un formulario de elaboración de informes para recopilar información sobre la cadena de suministro de sus proveedores y no ha recibido ninguna respuesta, haga un seguimiento por correo electrónico o por teléfono, repetidamente si es necesario. Debería ayudar a comunicar la importancia de la consulta y el motivo de su solicitud.

Si sigue sin recibir una respuesta, traslade la situación a un nivel superior y llame a la dirección de su proveedor para preguntar por qué no ha tenido una respuesta, qué pueden hacer para obtenerla y en qué plazo.

Desea averiguar por qué el proveedor no responde. Es posible que

• el formulario no se enviará a la persona correcta, lo que es fácil de rectificar
• el proveedor no entienda la razón de la consulta o su importancia (asegúrese de comunicarlo, incluso en términos comerciales)
• el proveedor no sepa cómo recopilar la información
• el proveedor tenga dificultades para obtener respuestas de sus propios proveedores

Cuando descubra por qué el proveedor no responde, considere cómo puede ayudarle a obtener esta información. Si el proveedor no puede proporcionar la información debido a la falta de capacidad o tiene dificultades para obtener respuestas de sus proveedores, puede sugerirle que traslade la situación a un nivel superior para comunicar eficazmente a sus proveedores la necesidad de responder a las solicitudes. También puede ofrecerse para escribir una carta a sus proveedores para ayudarle a justificar sus solicitudes.

Si se trata de una cuestión de falta de voluntad de su proveedor, considere la posibilidad de llegar a su cliente principal o a las asociaciones industriales relevantes y unir fuerzas para crear un enfoque combinado que pueda ayudar a convertir a un proveedor reacio en uno más colaborativo. Mientras tanto, comience a buscar proveedores alternativos en caso de que necesite desvincularse y considere comunicarlo a su proveedor como parte de su negociación para obtener lo que necesita. Si el proveedor se niega a proporcionar la información que necesita, el último recurso sería suspender o dejar de trabajar con el proveedor.

Es importante que guarde correos electrónicos, cartas y/o registros de llamadas documentando todos los pasos anteriores. Estas fuentes de información podrían ser valiosas durante las auditorías (paso 4 de la Guía de debida diligencia de la OCDE) y también podrían permitirle supervisar los progresos realizados e identificar cualquier necesidad de mejorar la gestión de los proveedores.

Los riesgos se enumeran en la Guía de debida diligencia de la OCDE y se resumen a continuación.

Abusos graves relacionados con la extracción, el transporte o el comercio de minerales

• Cualquier forma de tortura y trato cruel, inhumano o degradante
• Cualquier forma de trabajo forzoso u obligatorio
• Las peores formas de trabajo infantil
• Otras violaciones y abusos graves de los derechos humanos, como la violencia sexual generalizada
• Crímenes de guerra u otras violaciones graves del derecho internacional humanitario (crímenes contra la humanidad o genocidio)

Apoyo directo o indirecto a grupos armados no estatales o a fuerzas de seguridad privadas o públicas

• Grupos armados no estatales o fuerzas de seguridad públicas o privadas que controlan ilegalmente los yacimientos mineros o las rutas de transporte, los puntos en los que se comercian minerales y las empresas de las fases iniciales de la cadena de suministro
• Grupos armados no estatales o fuerzas de seguridad públicas o privadas que aplican impuestos ilegales o extorsionan dinero o minerales en los puntos de acceso a las minas, a lo largo de las rutas de transporte o en puntos donde se comercian minerales
• Grupos armados no estatales o fuerzas de seguridad públicas o privadas que aplican impuestos ilegales o extorsionan a intermediarios, empresas de exportación o comerciantes internos

Soborno, fraude, blanqueo de dinero, financiación del terrorismo

• El soborno y la declaración fraudulenta sobre el origen de los minerales y el blanqueo de dinero
• Impago de impuestos, derechos y cánones al gobierno
• Financiación de grupos terroristas

Este portal de la OCDE de información sobre el riesgo de la cadena de suministro ayudará a las empresas a comprender los riesgos en sus cadenas de suministro y a priorizar esos riesgos para permitir un proceso de debida diligencia más eficiente y eficaz.

Comience por tratar de elaborar un mapa de su cadena de suministro siguiendo las indicaciones de las preguntas anteriores. A continuación, intente identificar la presencia de cualquiera de las siguientes señales de alerta, como se describe en la Guía de debida diligencia de la OCDE (que también se abordarán en el próximo manual de la Comisión).

Zonas con señal de alerta

• Se afirma que el mineral procede de un país que tiene unas reservas o existencias conocidas, recursos probables o niveles de producción previstos del mineral limitados (es decir, los volúmenes declarados de minerales de ese país no se ajustan a sus reservas conocidas o a los niveles de producción previstos).
• Se alega que el mineral procede de un país por el que se sabe o se sospecha razonablemente que transita el mineral procedente de las CAHRAs.
• Se afirma que el mineral procede de fuentes reciclables/de desecho o mixtas y se ha refinado en un país por el que se sabe o se sospecha razonablemente que transita el mineral procedente de las CAHRAs.

Señales de alerta del proveedor

• Los proveedores u otras empresas conocidas de las fases iniciales operan en algunas de las zonas de origen y tránsito de los minerales con señal de alerta mencionadas anteriormente o tienen intereses de accionistas u otros intereses en los proveedores de minerales de uno de los lugares de origen y tránsito de los minerales con señal de alerta mencionados anteriormente.
• Se sabe que en los últimos 12 meses, los proveedores u otras empresas conocidas de las fases iniciales han comprado minerales en una zona de origen y tránsito de los minerales con señal de alerta.

Circunstancias de una señal de alerta

• Las anomalías o las circunstancias inusuales se identifican mediante la información recogida en el paso 1 de la Guía de debida diligencia de la OCDE, que da lugar a una sospecha razonable de que el mineral puede contribuir a conflictos o abusos graves relacionados con la extracción, el transporte o el comercio de minerales.

¿Identificó una señal de alerta?

• No: no es necesario que realice ninguna debida diligencia adicional. Sin embargo, proceda a una revisión periódica de los riesgos y asegúrese de que su sistema de gestión funcione y esté actualizado. Recuerde hacer sus informes públicos (paso 5).
• Sí: debe hacer lo siguiente
  • Realizar investigaciones adicionales sobre las señales de alerta: por ejemplo, leer informes
  • Consultar a la sociedad civil, los gobiernos locales, los proveedores locales y las agencias de la ONU, y hacer preguntas para entender mejor los riesgos
  • Si es una empresa de las fases iniciales, cree un equipo de evaluación sobre el terreno. Si es una empresa pequeña, puede que le interese identificar iniciativas que contribuyan a realizar evaluaciones sobre el terreno y unir fuerzas con otros miembros de la industria. También puede decidir unir fuerzas con sus proveedores para involucrar a los interesados en el terreno o a expertos que puedan proporcionar información de primera mano.

A continuación, y a título indicativo, se encuentran algunas de las posibles preguntas que pueden plantearse a los proveedores para evaluar los riesgos identificados por la Guía de debida diligencia de la OCDE. Tenga en cuenta que estas preguntas podrían tener que adaptarse en función del papel de la empresa en la cadena de suministro y del perfil del proveedor.

Puede hacer las siguientes preguntas a su proveedor directo

• ¿Quiénes son las personas clave en la organización (accionista, altos directivos, propietarios beneficiarios, propietarios finales beneficiarios)? [Pida un organigrama de la organización y verifique sus antecedentes. ¿Están en alguna lista de sanciones? ¿Hay algún antecedente penal que le afecte? ¿Hay alguna persona políticamente expuesta en la organización?]
• ¿Dónde está registrada la empresa?
• ¿Dónde opera la empresa? ¿Qué tipo de actividades tiene la empresa en cada país?
• ¿Tiene la empresa una licencia? [Solicite una copia. Comprobar las firmas - ¿son de personas en el organigrama?]
• ¿Están las áreas de operaciones en zonas de conflicto o de presencia de grupos armados o cerca de ellas?
• ¿Quiénes son sus proveedores y dónde están ubicados? (Nota: esta pregunta es importante, ya que su proveedor puede estar ubicado en una zona de bajo riesgo, pero podría comprar a proveedores situados en áreas de riesgo medio o alto. Debe realizar una evaluación del riesgo en el país del proveedor y también en los países en los que se encuentran sus propios proveedores (e idealmente todos los proveedores de la cadena de suministro)

Comprensión de las políticas del proveedor y del enfoque de gestión del riesgo

• ¿Tiene la empresa políticas y procedimientos que cubran los derechos humanos? [Si es así, solicite una copia] (Nota: las políticas y los procedimientos deberán abordar los riesgos enumerados en la pregunta 11.)
• ¿Cuenta la empresa con políticas y procedimientos que cubran el abastecimiento responsable de minerales? [Si es así, solicite una copia]
• ¿Mantiene la empresa una cadena de custodia sobre los minerales que compra? [Solicite el proceso y el procedimiento seguidos para ello]
• ¿Cuenta la empresa con políticas y procedimientos de lucha contra el blanqueo de dinero destinados a combatir el blanqueo de dinero y la financiación del terrorismo, de conformidad con las leyes y políticas locales e internacionales relacionadas con el blanqueo de dinero?
• ¿Mantiene la empresa un registro de los pagos de impuestos? [Solicite pruebas]
• ¿Tiene la empresa una política y procedimiento de reclamación y denuncia? [Si es así, solicite una copia]
• ¿Tiene la empresa procedimientos de mitigación del riesgo para los riesgos identificados en su cadena de suministro? [Solicite el plan de gestión de riesgos]
• ¿Mantiene la empresa un informe de incidentes para supervisar los incidentes ocurridos? [Solicite una copia]
• ¿Funciona la empresa en una zona donde existe el riesgo de que haya niños trabajando en las minas? En caso afirmativo, ¿cómo se aseguran de que los niños no realicen trabajos peligrosos en su concesión y en sus alrededores?

Una vez que haya identificado los riesgos potenciales en su cadena de suministro, puede evaluar estos riesgos e identificar los que son más importantes. Para identificar los riesgos más importantes, deberá considerar los siguientes criterios

Escala: se refiere a la gravedad del riesgo. ¿Cuál es el impacto potencial en las personas? (A diferencia de la pregunta habitual: ¿Cuál es el impacto potencial en la empresa?) Cuanto mayor sea el impacto, mayor será la escala.

Alcance: se refiere a la magnitud del riesgo. ¿Cuántas personas podrían verse afectadas por este riesgo? Cuanto mayor sea el número, mayor será el alcance.

Carácter irremediable: se refiere a los límites en la capacidad para que las personas o el medio ambiente afectados vuelvan a una situación similar a su situación antes del impacto adverso. ¿Sería el impacto irremediable si no interviniera? Tiene que hacer algo antes de que el impacto negativo de que se materialice un riesgo sea irremediable. Cuando un riesgo que se materializa sea difícil de remediar, dicho riesgo debe considerarse como una prioridad.

La guía de la OCDE para prácticas comerciales responsables incluye algunos ejemplos de cómo aplicar los criterios de escala, alcance y carácter irremediable.

En la tabla siguiente se presenta un ejemplo de un impacto adverso que recoge la guía de la OCDE para prácticas comerciales responsables.

La Guía de debida diligencia de la OCDE está en consonancia con los principios rectores de las Naciones Unidas sobre los negocios y los derechos humanos, en los que se pide a las empresas que se centren en los derechos humanos y los riesgos importantes asociados a la financiación de conflictos. Para más información sobre los riesgos importantes para los derechos humanos, vea esta página y el vídeo.

La Guía de debida diligencia de la OCDE incluye una definición de lo que constituye una CAHRA. Para facilitar el cumplimiento del reglamento de la UE, la Comisión preparó unas directrices no vinculantes en forma de manual para los operadores económicos, en el que se explica la mejor manera de aplicar los criterios para la identificación de las CAHRAs, y ha recurrido a expertos externos para que proporcionen una lista indicativa, no exhaustiva y actualizada periódicamente de dichas zonas.

Debe utilizar esta herramienta para realizar la debida diligencia de un proveedor o cliente existente, potencial o nuevo. La lista de CAHRAs antes mencionada se actualizará periódicamente, ya que la situación y las circunstancias de una zona geográfica determinada pueden cambiar con frecuencia y un país o zona que no se vea afectado por conflictos o que no se considere de alto riesgo actualmente podría llegar a serlo más adelante. Recuerde que se trata de una lista indicativa, no exhaustiva, y debe realizar su propia investigación para identificar más a fondo todas las CAHRAs.

En primer lugar, es importante recordar que el objetivo de la Guía de debida diligencia de la OCDE no es impedir el abastecimiento de estaño, wolframio, tantalio y oro en CAHRAs, sino garantizar que ese abastecimiento no desemboque en resultados como la financiación de grupos armados, delitos económicos graves y violaciones de los derechos humanos. A fin de prevenir o mitigar un riesgo determinado, las empresas pueden seguir comerciando y adoptando medidas de mitigación del riesgo, suspender el comercio mientras se materializan dichas medidas o desvincularse de un proveedor después de intentar sin éxito mitigar el riesgo.

A continuación se presentan algunos beneficios del abastecimiento en CAHRAs

• El reglamento de la UE o la Guía de debida diligencia de la OCDE no recomiendan la exclusión de un proveedor procedente de una CAHRA como estrategia de mitigación principal. El propósito de estos dos marcos de cumplimiento es ayudar a evitar sanciones políticas o comerciales a la exportación de minerales de las CAHRAs.
• El negocio de los minerales es un sustento vital para muchas personas, familias y comunidades en tiempos de conflicto o agitación política y económica. Si estas personas pierden el mercado para sus minerales, pueden perder ingresos o verse obligadas a bajar los precios o a vender a otros compradores en condiciones menos favorables. Esto puede hacerlos todavía más vulnerables a las violaciones de los derechos humanos y reducir su capacidad para hacer frente a los riesgos.
• Seguir trabajando con las CAHRAs, en combinación con medidas adecuadas y apropiadas de debida diligencia, es una oportunidad para que usted ejerza un impacto económico positivo en una sociedad frágil. Esto puede proporcionarle a usted y a sus clientes oportunidades para contar historias positivas como parte de sus estrategias de comunicación proactivas o reactivas. Seguir siendo fieles a los proveedores que se enfrentan a un deterioro de la situación política puede generar lealtad recíproca y otros beneficios a largo plazo.
• En determinadas condiciones, seguir trabajando con los productores en las CAHRAs es conforme con la Guía para empresas multinacionales de la OCDE.

Si su empresa descubre que uno o más proveedores compran minerales a una CAHRA, no debe dejar de hacer negocios con ellos como primera respuesta. Si tiene la intención de seguir abasteciéndose en la CAHRA, debe hacer todos los esfuerzos razonables para gestionar los riesgos y proporcionar pruebas (por ejemplo, auditorías, documentos de debida diligencia) a sus clientes de que su debida diligencia (y, por lo tanto, la de su proveedor) es fiable y de que prácticamente no existe riesgo alguno de financiar conflictos o violar los derechos humanos. Al hacerlo debería aumentar su aceptación de los minerales procedentes de las CAHRAs en sus cadenas de suministro. Si le piden que deje de abastecerse en las CAHRAs, inicie un diálogo para ver lo rígida que es esta posición. Cambiar de proveedores o de procedencias puede ser difícil y costoso, por lo que debe estar seguro de que es necesario para su negocio y para el suyo.

¡Recuerde! ¡La debida diligencia es un proceso! No podrá solucionarlo todo a la vez y no será perfecto desde el principio. Debe demostrar que está progresando poco a poco en su proceso de debida diligencia y que puede mejorarlo con el tiempo. Si sigue los pasos de la debida diligencia y logra demostrar una mejora significativa en su sistema de gestión de riesgos, entonces puede afirmar que está adquiriendo minerales de manera responsable.

Apoye a su proveedor ofreciéndole redactar una carta que el proveedor pueda utilizar para explicar mejor y reforzar las razones por las que solicita dicha información a sus proveedores. Si uno de sus proveedores está siendo especialmente difícil, podría ofrecerse para participar en una llamada con ambas entidades para ayudar a su proveedor a transmitir la importancia y el beneficio que supone proporcionar la información solicitada.

Sugiera a su proveedor que empiece a incluir requisitos de divulgación en los nuevos contratos de proveedor.

Comentecon su proveedor si se pueden identificar soluciones conjuntas. Juntos, puede dirigirse a las asociaciones industriales y preguntarles si les pueden proporcionar apoyo.

Contrate a especialistas en el ámbito de la sostenibilidad y el abastecimiento responsable para realizar las tareas más importantes, como realizar un análisis de la situación de la cadena de suministro o proceder a una evaluación sobre el terreno de los proveedores de alto riesgo en las fases iniciales. Esta puede ser una tarea costosa, dependiendo de la ubicación de sus proveedores. Puede pedir a sus proveedores que compartan el coste de este servicio para que resulte viable.

Comparta sus políticas y procedimientos de debida diligencia con sus proveedores. Esto no solo les ayudará a poner sus sistemas en funcionamiento más rápidamente, sino que también aumentará las probabilidades de que sus sistemas estén en consonancia con los suyos, lo que incrementará su confianza en el proceso de debida diligencia de su proveedor. Otra ventaja es que el proveedor puede proporcionarle comentarios o ideas para racionalizar o mejorar sus propias políticas, por ejemplo, cómo lograr los estándares que usted busca y aumentar la viabilidad para los proveedores. Esto es inestimable en el espíritu de mejora continua y búsqueda de eficiencias y de un desempeño óptimo.

Presente a su proveedor los programas industriales, iniciativas conjuntas o proveedores de servicios especializados (por ejemplo, empresas de TI) que puedan ayudarle a establecer los sistemas necesarios de manera rentable.

Comparta esta guía con su proveedor, para ayudarle a entender cómo relacionarse mejor con sus propios proveedores.

En primer lugar, pida a sus proveedores que compartan sus propios procedimientos de debida diligencia y mitigación en la extracción o el abastecimiento responsables. Solicite la siguiente información

• Su política de la cadena de suministro para el abastecimiento responsable de minerales. En el anexo II de la Guía de debida diligencia de la OCDE figura un modelo para esa política.
• El sistema de gestión (por ejemplo, procedimiento, diagrama de flujo) que tienen establecido para evaluar los riesgos y acordar estrategias de mitigación.
• El sistema de recopilación y gestión de datos que utilizan para administrar la información de la cadena de suministro.

De esta manera, puede evaluar si tienen sistemas de debida diligencia que sean adecuados y estén alineados con los suyos, es decir, que sean suficientemente buenos para que pueda confiar en que pueden gestionar los riesgos si surgen.

A continuación, debe establecer con su proveedor cómo le comunicará los incidentes que surjan, cómo se están gestionando o se han gestionado, y en qué plazo después de que el proveedor haya tomado conocimiento del incidente.

Si su proveedor se muestra decepcionado por sus solicitudes, pruebe lo siguient

Si son agresivos, no se enfade y trate de evitar cualquier escalada emocional. Intente escuchar sus inquietudes y explíqueles que se enfrentó a retos similares y que estará encantado de compartir con ellos cómo los abordó. Asegúrese de que su proveedor entiende que la debida diligencia es un proceso que puede no ser perfecto desde el principio, pero que es importante demostrar una mejora progresiva en la forma en que una empresa realiza la debida diligencia y que esto puede ayudarle a crear valor para su negocio.

Aclare que muchos países están adoptando un marco normativo sobre cadenas de suministro responsables. Explique que probablemente es usted uno de los primeros clientes en hacerles preguntas sobre su debida diligencia, pero que muchos otros pronto harán lo mismo dadas las crecientes legislaciones obligatorias sobre el abastecimiento responsable.

Ofrezca apoyo y asegúrese de que comparten la misma idea de la debida diligencia. Explique que está encantado de comentar con ellos cómo pueden establecer su sistema de gestión de riesgos y todas sus políticas y demostrar que están funcionando. Proporcione ejemplos de políticas, cómo identificar las señales de alerta y cómo mitigar los riesgos y compartir con ellos información disponible online.

Prepare a sus proveedores informándoles con antelación sobre sus futuras solicitudes. No espere hasta el último minuto para pedir a sus proveedores información sobre su sistema de debida diligencia. Dado que la debida diligencia es un proceso, tendrá que avisar a sus proveedores con suficiente tiempo para establecer sus sistemas.

Anime a sus proveedores a unirse a las iniciativas existentes en el sector. Explique que estas iniciativas ofrecen la oportunidad de aprender de sus pares sobre la debida diligencia, tener acceso a información y herramientas de evaluación del riesgo y también establecer redes con nuevos clientes potenciales.

Comparta el portal “due diligence ready!” con ellos. El portal “due diligence ready!” es un manual básico de la Guía de debida diligencia de la OCDE. Si entienden mejor el "por qué" y el "cómo" de la debida diligencia, pueden ser más receptivos a sus consultas.

Si un proveedor necesita establecer una estrategia fiable de evaluación y mitigación del riesgo, pídale que lo haga en un plazo determinado. Usted puede decidir suspender su relación con ellos hasta que se haya solucionado este problema, o indicarles que tendrá que suspenderla dentro de un plazo determinado, dependiendo del grado de riesgo que sienta que estaría asumiendo si continuara comerciando sin estos procedimientos. También puede optar por brindarles asesoramiento sobre la configuración de estos sistemas o remitirles a información que les pueda ayudar.

La "mitigación" de un riesgo o posible impacto adverso se refiere a las medidas adoptadas para reducir la probabilidad de que se produzcan determinados efectos adversos. Por ejemplo, puede pedir a sus proveedores que compartan sus políticas con usted y le expliquen cómo identifican y gestionan los riesgos. Si sus proveedores no tienen implantado este sistema, puede pedirles que creen uno dentro de un calendario definido y le vayan poniendo al día. También puede ofrecer formación básica a sus proveedores. Para ello, puede compartir sus políticas y procedimientos a modo de ejemplo o proporcionar algunas pautas y explicaciones adicionales por teléfono. Además, haga una lista de todos los recursos online que encontró útiles y compártalos con sus proveedores.

La mitigación de los impactos adversos reales se refiere a las medidas adoptadas para reducir el alcance de un impacto. Si se produce o se ha producido un incidente, pregunte a sus proveedores qué están haciendo para evitar que se repita el mismo incidente o que tenga un mayor impacto. Consulte también el anexo III de la Guía de debida diligencia de la OCDE: "Medidas sugeridas para la mitigación del riesgo e indicadores para medir la mejora".

En la Guía para empresas multinacionales de la OCDE se indican las siguientes opciones respecto a las medidas de mitigación en una relación comercial:

• continuación de la relación con un proveedor durante las iniciativas de mitigación del riesgo
• suspensión temporal de la relación mientras se aplican las medidas de mitigación del riesgo
• o, como último recurso, la desvinculación del proveedor después de que fracasen los intentos de mitigación, o cuando la empresa considere que la mitigación no es factible, o debido a la gravedad del impacto adverso

Asegúrese de guardar todos los intercambios de correos electrónicos, los registros de llamadas, cualquier intercambio con proveedores o partes interesadas, y cualquier decisión que se tome, ya que servirán como pruebas sólidas de sus esfuerzos de debida diligencia.

Cualquier impacto real requiere una reparación (véase la pregunta 22).

La reparación con arreglo a los "principios rectores de las Naciones Unidas sobre los negocios y los derechos humanos" es el proceso o acto que proporciona remedio, es decir, el proceso mediante el cual una empresa devuelve a las personas o grupos afectados negativamente por la materialización de un riesgo a la situación en que se habrían encontrado si no se hubiera producido el incidente.

Cuando se materialice un riesgo y uno de sus proveedores u otras partes le informe, deberá preguntar a sus proveedores qué medidas de reparación han adoptado. Se espera que el proveedor u otra parte determine las formas apropiadas de reparación

• examinando las normas que puedan existir ya a nivel internacional y local para determinar las formas adecuadas de reparación
• buscando precedentes y qué se hizo en casos similares
• teniendo en cuenta la preferencia de las partes interesadas, en el sentido de que se debe consultar a los afectados sobre lo que es mejor para ellos

Esto es particularmente difícil cuando sus proveedores se ven implicados en casos de peores formas de trabajo infantil o trabajo forzoso En estos casos, se podría exigir que las víctimas sean remitidas a las autoridades locales competentes o a iniciativas locales que protejan a los niños vulnerables.

Asimismo, póngase en contacto con las asociaciones industriales pertinentes y solicite orientación y apoyo, incluida la forma en que pueden ayudarle a facilitar la mitigación del riesgo e impedir que se materialice.

Véanse a continuación algunas notas sobre los riesgos específicos.

Peores formas de trabajo infantil: se debe proteger a los niños de las peores formas de trabajo infantil. Sin embargo, las medidas de reparación también deberían evaluar los efectos del despido inmediato de los niños trabajadores teniendo en cuenta cuestiones tales como la sustitución de los ingresos perdidos para sus familias o el riesgo de que los niños sean obligados a participar en otras actividades ilícitas, como la utilización de niños en conflictos armados, la prostitución infantil, etc.

Trabajo forzoso: la indemnización y el acceso a la justicia son medidas de reparación comunes con respecto al trabajo forzoso. Es posible que la empresa desee participar para ayudar a las víctimas, ya que a menudo surgen obstáculos para acceder a los recursos.

¡No se asuste! Pero tómeselo en serio, por ejemplo, adoptando las siguientes medidas

• informe de lo que ha averiguado a su dirección superior
• desvincúlese de los proveedores que cometan graves violaciones de los derechos humanos o presten apoyo directo o indirecto a grupos armados no estatales
• continúe con el abastecimiento, pero mitigue los demás riesgos del anexo II (como el blanqueo de dinero, etc.) en un plazo cuantificable para mejoras concretas
• Proceda a mitigar el riesgo mediante
  • la elaboración de un plan para eliminar los riesgos que ha identificado
  • el seguimiento de los riesgos en la cadena de suministro con el apoyo de las partes interesadas

La Guía de debida diligencia de la OCDE establece: "Como se detalla en el paso 3(D) del anexo I, las empresas deberían realizar una evaluación adicional de los riesgos que requieren mitigación después de la aprobación del plan de gestión de riesgos. Si, en un plazo de seis meses desde la adopción del plan de gestión de riesgos, no se produce una mejora significativa y cuantificable para prevenir o mitigar el riesgo de apoyo directo o indirecto a las fuerzas de seguridad públicas o privadas, las empresas deben suspender la relación comercial o desvincularse del proveedor durante un mínimo de tres meses. La suspensión podrá ir acompañada de un plan revisado de gestión del riesgo, en el que se definan los objetivos de desempeño para la mejora progresiva que deben cumplirse antes de reanudar la relación comercial”.

Véase también el anexo III de la Guía de debida diligencia de la OCDE (pregunta 21): "Medidas sugeridas para la mitigación del riesgo e indicadores para medir la mejora".

Tal como se define en la norma ISO 19011:2011 (directrices para los sistemas de gestión de auditorías), una auditoría es un "proceso sistemático, independiente y documentado para obtener registros de pruebas de auditoría, declaraciones de hecho u otra información pertinente y verificable y evaluarla objetivamente a fin de determinar en qué medida se cumplen los criterios de auditoría establecidos en las políticas, procedimientos o requisitos".

Las fundiciones/refinerías de estaño, wolframio y tantalio y las refinerías de oro que deseen cumplir con la Guía de debida diligencia de la OCDE (o con el reglamento de la UE, que incluye un requisito de auditoría – con excepciones limitadas – para todos los importadores de estaño, wolframio, tantalio y oro independientemente de que la empresa sea una fundición/refinería) están sujetas a auditorías de terceros.

La finalidad de las auditorías de terceros es demostrar que las medidas adoptadas son suficientes para cumplir con la Guía de debida diligencia de la OCDE (o con el reglamento de la UE, que es coherente con él). Las auditorías también pueden ser útiles para verificar que se han abordado todos los problemas del sistema de gestión detectados en el pasado y para determinar las mejoras que se pueden introducir en el sistema.

En primer lugar, asegúrese de conocer y comprender los requisitos de la norma que desea cumplir, concretamente que las políticas, los procesos y los procedimientos de debida diligencia de su cadena de suministro se ajusten a la política modelo de cadena de suministro del anexo II de la Guía de debida diligencia de la OCDE (tercera edición, 2016).

Si no sabe o tiene problemas para entenderlos, ¡busque consejo lo antes posible!

Para prepararse para la auditoría, puede utilizar la "preparación general para una auditoría - una guía de buenas prácticas".

También debe visitar la lista de todos los programas de debida diligencia reconocidos por la Comisión en el sitio web de la Comisión Europea (próxima publicación). Tales programas suelen ofrecer auditorías independientes de terceros para comprobar que una empresa disponga de sistemas que garanticen el abastecimiento responsable de minerales (véase también la pregunta 28).

Sobre las auditorías

1. ¿Cuál es el proceso de auditoría?

   Una vez elegido el auditor, éste proporcionará a su empresa un plan de auditoría y una lista de comprobación.

   El plan de auditoría y la lista de comprobación de auditoría le facilitarán la información y las pruebas que el auditor debe comprobar para asegurarse de que su empresa cumple con la normativa de la UE.

   Entonces se organizarán y acordarán las disposiciones logísticas entre su empresa y los auditores. Dé a su empresa el mayor tiempo posible para prepararse para la auditoría.

2. ¿Quién llevará a cabo la auditoría?

   Debe utilizar un auditor independiente de su empresa y que tenga conocimiento de las políticas, procedimientos y técnicas de debida diligencia de la cadena de suministro, así como del contexto social, cultural e histórico de las CAHRAs.

3. ¿Qué sucede si se detectan problemas durante el proceso de auditoría?

   Si usted pertenece a un programa industrial que promueve la debida diligencia, ese programa normalmente espera que usted aborde los problemas detectados, y puede ayudarle en ello. Si tiene obligaciones legales, por ejemplo, conforme al reglamento de la UE, puede estar sujeto a un control posterior por parte de la autoridad competente de su país de la UE, que examinará los resultados en detalle como parte de actividades más amplias para determinar si cumple las obligaciones.

4. ¿Por qué son necesarios los planes de mejora?

   Uno de los objetivos fundamentales de la auditoría es proporcionar a las partes interesadas pruebas de que las empresas están siguiendo un proceso de mejora continua en su gestión de la cadena de suministro.

Si necesita someterse a una auditoría y no sabe dónde encontrar un auditor, póngase en contacto con un programa industrial creado para fomentar la debida diligencia responsable. La evaluación de la alineación de los programas industriales de la OCDE incluye varios de esos programas, centrados en metales o minerales específicos.

Los programas industriales (o los "programas de debida diligencia" a que se refieren en el contexto de la UE) podrán solicitar el reconocimiento por parte de la CE, y los programas reconocidos figurarán en el sitio web de la CE.

Existen plantillas de elaboración de informes y sistemas de TI que pueden ayudarle a recopilar toda la información relevante de sus proveedores o a comunicarse con sus clientes. Puede encontrar más información en las Herramientas de debida diligencia.

Si sus clientes solicitan que complete informes diferentes entre sí, anímelos a utilizar herramientas de elaboración de informes que estén en línea con los estándares de intercambio de datos.

Si su cliente no acepta su consejo, deberá completar la plantilla de informe que él elija o correrá el riesgo de poner en peligro su relación. Sin embargo, traslade sus preocupaciones a las iniciativas pertinentes de la industria y de la UE, ya que sus sugerencias ayudarán a garantizar que estas asociaciones puedan reunirse para identificar soluciones a problemas como estos que beneficien al sector en su conjunto.

Si no habla el idioma correspondiente, escriba su informe en su propio idioma y encargue una traducción profesional o utilice las herramientas de traducción online gratuitas. Si sus proveedores no hablan su idioma, traduzca las principales políticas y comunicaciones a su idioma, ya que es importante que sus proveedores las entiendan bien. También puede dirigirse a las asociaciones industriales y a las autoridades competentes de los países de la UE para solicitar más apoyo.

No (a partir del 12/2022).

Con respecto a la simplificación según el art. 6(2) del Reglamento, actualmente ya es posible una simplificación. La exención con arreglo al art. 6(2) del Reglamento no depende de los sistemas reconocidos según el Art. 8 del Reglamento ni de la lista de fundiciones y refinerías responsables a escala mundial con arreglo al Art. 9 del Reglamento. Sin embargo, dado que estas últimas aún no están disponibles, deben aportarse pruebas sustantivas, incluidos informes de auditoría de terceros sobre auditorías, que demuestren que todas las fundiciones y refinerías de la cadena de suministro cumplen las disposiciones del Reglamento.

En cuanto a la simplificación con arreglo al art. 7(1) del Reglamento, no es posible actualmente, ya que no existe ningún sistema reconocido por la Comisión de la UE con arreglo al Art. 8. No es posible sin el reconocimiento de la Comisión de la UE.

En general, se aplica a ambas simplificaciones que el uso de un sistema reconocido por sí solo no constituye prueba del cumplimiento de las obligaciones de diligencia debida, sino que sólo debe entenderse como prueba en relación con la obligación de auditoría. La responsabilidad del cumplimiento de las obligaciones de diligencia debida recae en las empresas y no puede delegarse en los sistemas. Los sistemas sólo sirven de apoyo.

Sí. Los requisitos de diligencia debida son obligatorios y deben aportarse las pruebas necesarias, aunque hasta la fecha no se haya reconocido ningún sistema de diligencia debida en la cadena de suministro como equivalente al Reglamento (UE) 2017/821. El Reglamento puede cumplirse sin sistemas o sin una lista de fundiciones y refinerías responsables. Incluso si se reconocieran los sistemas, el art. 6, apartado 2, del Reglamento solo eximiría a los importadores de la Unión de su propia obligación de auditoría en virtud del art. 6(1) del Reglamento. Las demás obligaciones de diligencia debida seguirán existiendo y deberán aportarse las pruebas correspondientes.

No, si los sistemas de diligencia debida en la cadena de suministro se reconocen como equivalentes al Reglamento (UE) 2017/821, este reconocimiento solo se aplica a partir de la fecha de reconocimiento. Por lo tanto, los sistemas solo pueden contribuir a alcanzar los objetivos del Reglamento en el futuro y no se consideran pruebas de medidas de diligencia debida anteriores.

La Comisión ha recibido y empezará a analizar los informes anuales de aplicación de los países de la UE el 30 de junio de 2023. Estos serán los primeros informes que reflejarán los controles de cumplimiento ex-post realizados por las Autoridades Competentes de los Estados miembros (ACEM), que abarcarán el año 2022. Por lo tanto, todavía no se dispone de datos.

La aplicación efectiva y uniforme del Reglamento es responsabilidad de las ACEM (Autoridades Competentes de los Estados Miembro) (artículo 10 (3) del Reglamento). La Comisión apoya la aplicación de este artículo ofreciendo oportunidades de intercambio y coordinación entre las Autoridades Competentes de los Estados Miembro a través del Grupo de expertos sobre abastecimiento responsable de 3TG. Los detalles de las prácticas de aplicación de las ACEM son conocidos principalmente por el país de la UE y pueden, a discreción del país de la UE, ser compartidos con la Comisión antes del verano de 2023 a través de los informes anuales de aplicación que serán revisados y analizados.

Dado que los resultados del primer año de controles ex-post (año de referencia 2022) se incluirán en los informes anuales de aplicación de este año de las ACEM, esta información no está disponible aún.

El Reglamento sobre minerales de conflicto se considera lex specialis, ya que cubre las cadenas de suministro específicas de 3TG y los riesgos específicos asociados con el conflicto, de acuerdo con la Guía de la OCDE. La revisión en curso del Reglamento también examinará la cuestión de la interacción de este Reglamento con otros actos legislativos conexos, como la Directiva sobre los minerales de zonas en conflicto, el Reglamento sobre baterías o la Ley sobre materias primas esenciales.

Desde el punto de vista de las prácticas de debida diligencia, las empresas no deben ‘asumir’ los resultados de las evaluaciones de riesgos. Es responsabilidad de cada entidad llevar a cabo la debida diligencia en su cadena de suministro. De acuerdo con las prácticas y orientaciones más avanzadas en materia de debida diligencia, como los Principios Básicos de las Naciones Unidas sobre las Empresas y los Derechos Humanos y las Orientaciones de la OCDE sobre la Debida Diligencia, las empresas conservan la responsabilidad individual de sus ejercicios de debida diligencia. El hecho de que un material específico pueda estar vinculado a la financiación de conflictos y riesgo relacionado también dependerá del origen real de los minerales, ya que las empresas en Europa pueden estar procesando 3TG, pero lo más probable es que hayan obtenido la materia prima en otro lugar.

Desde el punto de vista de las prácticas de debida diligencia, aunque los metales se procesen o fabriquen en la UE, las materias primas pueden tener un origen diferente. Por lo tanto, merece la pena verificar con el proveedor de la UE qué tipo de procesos tiene en marcha para realizar comprobaciones de debida diligencia sobre sus propios proveedores de materias primas.

Desde la perspectiva del Reglamento sobre minerales de conflicto, los requisitos obligatorios de debida diligencia solo se aplican a las importaciones en la UE de 3TG, según los códigos de la nomenclatura combinada (NC) del Reglamento sobre minerales de conflicto de la UE (UE) 2017/821 (véase la definición de importador de la Unión en el artículo 2, letra l) - "cualquier persona física o jurídica que declare minerales o metales para su puesta en libre circulación en el sentido del artículo 201 del Reglamento (UE) n.º 952/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo o cualquier persona física o jurídica en cuyo nombre se haga dicha declaración)".

Como principio general, desde la perspectiva de las prácticas de debida diligencia, las acciones y actividades de supervisión dependerán de los riesgos que se hayan identificado (la ubicación es un factor, pero no el único). Un proveedor con sede en Europa podría aún estar relacionado con riesgos destacados y/o impactos adversos en relación con sus propias operaciones o su cadena de suministro. En consecuencia, si el proceso de debida diligencia (es decir, la identificación de los riesgos relacionados con ese proveedor) identificara riesgos destacados que pudieran requerir un seguimiento mediante auditorías de terceros, debería considerarse la posibilidad de realizar auditorías. Sin embargo, es importante señalar que las auditorías no son la única herramienta para supervisar el rendimiento de los proveedores, y se espera que las empresas se comprometan con los proveedores en base a los riesgos e impactos adversos identificados, y acuerden una estrategia para mitigar, abordar y gestionar dichos riesgos e impactos adversos.

En caso de que la empresa busque el cumplimiento o la adhesión a una norma voluntaria del sector, deberán tenerse en cuenta los requisitos de dicha norma con respecto a las auditorías de terceros.

A los miembros de la RMI se les notifica cada revisión del CMRT por correo electrónico. Lamentablemente, la RMI no dispone de un canal para informar de dichas revisiones a los no miembros. Dado que existe un proceso de revisión regular, las revisiones sustanciales sólo se publican una vez al año.